همه‌ی انواع کنفرانس، از قبیل کنفرانس‌های تجاری و دانشگاهی، آنلاین و یا غیرآنلاین یک پای ثابت دارند: ارائه‌ی یک موضوع. در نتیجه اگر به کنفرانس‌ها به مثابه فرصتی برای پیشرفت و یا شبکه‌سازی می‌اندیشید، بهتر است فکری به حال مهارت‌هایتان برای ارائه‌ی یک موضوع جذاب بکنید. شما باید مطمئن شوید برای یک کنفرانس موفق به خوبی آماده‌اید و می‌توانید دیگران را پای میز و بحث بنشانید. در این مقاله از مجموعه مقالات بیزآپس نکاتی را برای یک ارائه‌ی موفق عرضه کرده‌ایم تا به بهترین نتایج ممکن از یک کنفرانس موفق دست یابید.
در اسلایدها غرق نشوید!
همه‌چیز از یک ایمیل ساده شروع می‌شود، پیام کوتاهی که به شما می‌گوید درخواست‌تان برای ارائه‌ی کنفرانس در یک گردهمایی تجاری و یا علمی پذیرفته شده است. دریافت چنین ابلاغیه‌ای شما را سر ذوق می‌آورد و پای کار می‌نشاند تا مجموعه‌ای پر و پیمان از اسلایدهای جذاب بسازید. درست در چنین نقطه‌ای از شوق و هیجان اولین لغزش‌ها رخ می‌دهد و شما به اشتباه یکی دوجین اسلاید برای ۱۵ دقیقه کنفرانس مهیا می‌کنید.
وقتی خوب به حجم این اسلایدها نگاه بیندازید می‌بینید حتی ورق زدن همه‌ی آن‌ها بیش از ۱۵ دقیقه زمان می‌برد، چه برسد که بخواهید برای هر صفحه چند دقیقه مکث کنید و توضیحاتی را پیرامون موضوع مورد نظر انتقال بدهید. این یک اشتباه بزرگ است.
مهم نیست که برای کدامیک از انواع کنفرانس حاضر می‌شوید: اسلایدهای‌تان را بریزید دور و از نو پیرامون موضوع بحث طرح بریزید. بعد در بحث چند ایستگاه محدود- مانند چند نقطه عزیمتگاه- در نظر بگیرید- پنج تا ده تا. حالا برای هر یک از این نقاط اسلایدی بسازید. جزییات را در چرک‌نویس پیاده کنید و هنگام اجرای کنفرانس آن را پیش‌رویتان قرار بدهید تا مسیر بحث را از دست‌تان در نرود.
در انواع کنفرانس مطابق با محدودیت زمان سخنرانی کنید
حتی حرفه‌ای‌ترین سخنرانان در انواع کنفرانس از محدودیت زمان راضی نیستند چرا که تصور می‌کنند موضوع ارائه‌ی‌شان بیش از اندازه جای بحث و شرح و تفصیل دارد. بهتر است گلایه‌ها پیرامون محدودیت زمان را کنار بگذارید و بحث را در چارچوبی که برای‌تان پیشاپیش مشخص کرده‌اند، پی بگیرید.
اگر ۱۰ دقیقه بیشتر وقت ندارید، بحث را ۱۰ دقیقه طرح و طبخ و عرضه کنید. برای سخنرانی در محدوده‌ی زمان باید به خوبی تمرین کرده باشید.
از تصاویر برای روشن کردن مفاهیم استفاده کنید
هرگز نمی‌توان از اهمیت تصاویر در انواع کنفرانس به سادگی عبور کرد. این تصاویر می‌توانند نمودارهایی برای به نمایش گذاشتن آمار باشند و یا عکس‌هایی که ایده‌های سخنران را تکمیل و تبیین می‌کنند. تصاویر همچنین می‌توانند درک مفاهیم را برای مخاطبان تسهیل نمایند.
تصاویری که از آن‌ها برای روشن‌تر کردن موضوع بحث بهره می‌برید، باید با یکدیگر ارتباط منسجم بر قرار کنند و گویا و مرتبط باشند. تصاویر شما نباید در مسیر فهم بحث گره بیندازند.
ساده و روشن و مختصر بنویسید!
گاه تصاویر در انواع کنفرانس کافی نیستند، باید از کلمات بهره بگیرید. حواس‌تان باشد که کنفرانس، یک جلسه‌ی ادبی نیست. پس باید از ساده‌ترین عبارات برای انتقال پیچیده‌ترین مفاهیم استفاده کنید. موارد را به صورت یک لیست و با زبانی ساده زیر یکدیگر بچینید و ارتباطی منطقی بین آن‌ها ایجاد کنید: مشتی کلمات آواره بر روی صفحه‌ی نمایش تنها کار سخنرانی را برای شما دشوارتر می‌سازد.
مخاطبی که در کنفرانس شرکت کرده است، آمده به سخنان شما گوش بدهد نه این‌که روخوانی کند. پس مختصر بنویسید و بیشتر توضیح دهید. برای سخنرانی فونت‌های پیچیده‌خوانی همچون نستعلیق و نسخ را کنار بگذارید و در عوض با فونت‌ها و اندازه‌هایی بنویسید که مخاطب در یک نیم‌نگاه آن را دریابد.
مخاطبان انواع کنفرانس را بشناسید
شاید باید این نکته را زودتر می‌گفتم: در ابتدای مقاله! طول عمر کنفرانس شما به شناخت‌تان از مخاطبانی بستگی دارد که برای آنان سخنرانی می‌کنید. بهتر است از خود بپرسید برای چه کسی حرف می‌زنید، مجموعه‌ای محققان زبده در یک کنفرانس دانشگاهی و یا کودکانی که آمده‌اند با اهمیت محیط زیست آشناتر شوند؟
پاسخ به سوال بالا می‌تواند در موضوع بحث و تکنیک‌ها و لحنی که برای سخنرانی انتخاب می‌کنید موثر باشد. معمولا پژوهشگران حوصله‌ی یک‌سری مباحث ابتدایی را ندارند و از شنیدن مطالب تکراری گریزان‌اند اما آن مطالب به نظر تکراری نه تنها برای کودکان جذاب و بکرند بلکه از جمله ملزومات برای درک مطلب به شمار می‌آیند.
قبل از سخنرانی یک‌بار یکی دو نمونه از جامعه‌ی هدف‌تان را پای حرف‌هایتان بنشانید و واکنش‌هایشان را زیر نظر بگیرید. این‌گونه کاستی‌های سخنرانی‌تان را به خوبی شناسایی می‌کنید و برای یک ارایه‌ی مطلوب در انواع کنفرانس آماده می‌شوید.
ارائه خود را تمرین کنید
این نکته از جمله بدیهیات برای یک کنفرانس موفق است اما شاید باورتان نشود بسیاری تمرین و کسب آمادگی در مسیر کنفرانس را جدی نمی‌گیرند و شکست می‌خورند. روی تک به تک کلمات‌تان تمرین کنید، با صدای بلند، در خلوتی دونفره با یک دوست، نه یک‌بار و یا دوبار، بارها و بارها. هر چه بیشتر تمرین کنید، با ضعف‌های سخنرانی‌تان آشناتر می‌شوید و در نتیجه برای برطرف کردن‌شان کوشش خواهید کرد.
یکی دیگر از استراتژی‌هایی که به خوبی جواب می‌دهد، ضبط کردن خودتان است. این به شما این امکان را می‌دهد که ببینید کجا خوب کار می‌کنید و کجا چه ایراداتی دارید.
برای انواع کنفرانس یک طرح «ب» در آستین داشته باشید
مهم نیست در کدامیک از انواع کنفرانس برای سخنرانی شرکت می‌کنید، آنلاین و یا غیرآنلاین. در این هر دو تکنولوژی-حتی در اندازهی یک لپ‌تاپ و یا هارد معمولی- ردی از خود دارد. در نتیجه بهتر است احتمالات را در نظر بگیرید و فکری به حال لوازمی بکنید که ممکن است سر ناسازگاری بگذارند و سخنرانی شما را از مسیر منحرف کنند. ما چند نکته‌‌ی کوچک را جهت تاکید بر اهمیت داشتن یک طرح«ب» ذکر می‌کنیم:
- فایل ارائه را در داراپ‌باکس بارگزاری کنید
- یک نسخه از فایل ارائه را در یک فلش اضافه همراه خودتان داشته باشید
- یک برنامه برای Back Up گرفتن روی رایانه‌تان نصب کنید
- لینک‌هایی را که می‌خواهید به آن‌ها ارجاع دهید در ایمیل خود نگه دارید
- نیازهای تکنولوژیک‌تان را پیشاپیش با برگزارکنندگان در میان بگذارید
این نکات را می‌شود سطرها ادامه داد.
با فضای کنفرانس آشنا شوید
در هر یک از انواع کنفرانس باید پیشاپیش با فضای برگزاری آشنا شوید. اگر قرار است در رویدادی آنلاین بر بستر پلتفرم بیزآپس سخنرانی کنید، بهتر است بیزآپس را بشناسید اما اگر به صورت حضوری سخنرانی می‌کنید، یک روز پیش از سخنرانی به محل برگزاری کنفرانس سر بزنید.
با فضای ارائه راحت باشید، در اطراف آن قدم بزنید و با محیط اتاق آشنا شوید. این شما را از شوک مواجه‌ی غیرمنتظره با یک اتاق بزرگ و یا کوچک نجات می‌دهد. مجموعه یادداشت‌های خود را با خود بیاورید و مطمئن شوید که می توانید آن‌ها را زیر نور اتاق بخوانید. از درخواست چیزهایی که نیاز دارید نترسید – اگر پنجره‌های باز وجود دارد که شما را آزار می دهد، بگویید روز سخنرانی آن‌ها را روی هم بگذارند.
مطمئن شوید تمام تجهیزات مورد نیاز برای سخنرانی شما فراهم شده است و اگر کاستی‌ای وجود دارد آن را به برگزارکنندگان اطلاع دهید. ریسک نکنید و جلوی غافلگیری‌های ناخوشایند لحظه آخری را بگیرید.
از زبان بدن به نفع خودتان استفاده کنید
زبان بدن نقش مهمی در ارائه‌ها به ویژه در کنفرانس‌های دانشگاهی دارد. معمولاً حقایق و یافته‌های زیادی در ارائه کنفرانس وجود دارد که باید برجسته شوند، و شما باید از تمام ابزارهای ارائه‌ای که در دست دارید، استفاده کنید تا جذاب و مؤثر باقی بمانید. ما پیش‌تر در مقاله‌ای با عنوان «چطور مخاطب را میخکوب کنیم؟» به بخشی از این تکنیک‌ها برای درگیر کردن مخاطب پرداخته‌ایم. در کنار آن‌ها حرکات، لحن صدا و مثبت بودن شما از طریق زبان بدن در جذب مخاطب نقش تعیین‌کننده‌ای دارد.
تشویق به پرسش و گفتگو
اگر زمان را خوب مدیریت کنید، می‌توانید در بازه‌ی زمانی‌ای که در اختیار دارید فرصتی برای بحث آزاد بسازید. در این صورت بهتر است به موضوع بحث تسلط داشته باشید. اگر کسی حاضر نشد سوالی بپرسد، شما می‌توانید از مخاطبان بخواهید که نظرشان را راجع به سخنرانی شما با صدای بلند اعلام کنند. هنگامی که مخاطب به حرف می‌آید، شما می‌توانید سوتفاهمات را برطرف کنید و یا دوباره توضیح دهید.
جمع‌بندی
تکنیک‌هایی برای سخنرانی هست که در انواع کنفرانس کاربرد دارند و به شما کمک می‌کنند تا به همه‌ی دستاوردهای ممکن از یک کنفرانس موفق چنگ بزنید. ما در این مقاله به ۱۰ نکته از تکنیک‌های گوناگون اشاره کردیم. هر چه بیشتر روی نکاتی از این دست کار کنید، میزان تسلط شما به عنوان یک سخنران افزایش می‌یابد.
