اسپانسری رویداد امری کلیدی در برگزاری کنفرانس‌ها و نمایشگاه‌های آنلاین است. کسب‌وکارها و دیگر برگزارکنندگان برای برگزاری یک رویداد به یادماندنی گریزی از جذب حامیان مالی ندارند. برای توافق با حامیان مالی اما گاه باید به ترکیبی از استراتژی‌های آزموده و راهکارهای خلاقانه روی آورد. به این ترتیب حامیان با سرمایه‌گذاری در رویداد شما مقاصد تجاری خود را تعقیب می‌کنند و همزمان مسیر را برای برگزاری یک رویداد موثر هموار می‌سازند.
بیزآپس؛ پلتفرمی بر پایه هوش‌مصنوعی برای برگزاری رویداد به شما در جهت جذب سرمایه‌گذار برای کسب و کار و در تمام مراحل کسب و کار از جمله برگزاری رویداد B2B بصورت کاملا هوشمند کمک می کند. جهت کسب اطلاعات بیشتر میتوانید با کارشناسان ما تماس بگیرید: ۲۲۵۱۷۷۴-۰۲۱
اسپانسری رویداد به چه کار می‌آید؟
هنگامی که از حامیان مالی رویداد سخن می‌گوییم در حقیقت به شرکت‌ها و سازمان‌ها و اشخاصی اشاره می‌کنیم که هزینه‌های یک رویداد را- معمولا در ازای فرصت‌های تبلیغاتی- تامین می‌کنند. اسپانسری رویداد– به این معنا که ذکرش رفت- پدیده‌ی نوینی نیست- رایج است و در میان طرفین همواره از آن به مثابه یک توافق سودمند و دو سویه یاد می‌شود.
رویدادهای تجاری در ابعاد گوناگون نظیر رویدادهای آنلاین و نیمه‌حضوری و حضوری معمولا نیازمند منابع مالی و نیروی انسانی‌‌اند. در نتیجه مبتکران برگزاری یک رویداد برای برنامه‌ریزی و اجرای رویداد خود می‌بایست اطمینان یابند که می‌توانند به پشتوانه‌ی اسپانسری رویداد اهداف خود را در برگزاری رویداد پیش بگیرند. از این رو اسپانسری رویداد نه تنها توافقی سودمند بلکه یک عنصر حیاتی به حساب می‌آید.
اما در انتخاب و توافق با چنین حامی موثری چه عواملی را باید در نظر آورد؟
در ادامه به چند نکته‌ی ضروری در این باب خواهیم پرداخت:
- رویداد و اهداف آن را تعریف کنید
- مشخص کنید که چرا شرکت ها باید مایل به حمایت مالی از رویداد شما باشند
- اسپانسر ایده آل خود را تصور کنید.
- در نظر بگیرید کدام شرکت‌های تحقیقاتی در راستای اهداف شما آماده‌ی حمایت مالی هستند
- یک لیست نهایی از حامیان مالی بالقوه تهیه کنید
- در میان حامیان سهمی را به مخاطبان بالقوه‌ی خود اختصاص دهید
- امنیت حامی مالی را برآورده کنید
- ارتباط بگیرید
حامی مالی رویداد چه کاری انجام می‌دهد؟
سطح مشارکت حامیان مالی به پارامترهای حمایت مالی، رویداد و صنعت بستگی دارد، اما به طور کلی، اسپانسری رویداد در حمایت از یک یا چند مورد از موارد زیر ظاهر می‌شوند:
- منابع مالی
- اعتبار / حضور پررنگ
- منابع دیگر
اسپانسرها در ازای امتیازاتی مانند قرار گرفتن نام تجاری‌شان در پیش چشم شرکت‌کنندگان، دسترسی به داده‌های آنان، فرصت‌های سخنرانی در رویداد یا دریافت بلیط‌های تخفیف‌خورده، از رویداد حمایت مالی می‌کنند. یکی دیگر از دلایل حمایت مالی از رویداد احتمالا تمایل آنان برای افزایش اعتبار آن رویداد و یا جلب‌نظر مخاطبان آن‌هاست.
آنها همچنین ممکن است نام خود را پشت رویداد برای افزایش اعتبار آن رویداد یا جلب مخاطبان قبلی خود قرار دهند. در برخی موارد، حامیان مالی ممکن است علاوه بر حمایت مالی خود، منابع دیگری نیز ارائه دهند – به عنوان مثال، اگر پپسی حامی یک رویداد باشد، ممکن است مقداری نوشیدنی رایگان ارائه دهند. حمایت مالی اینتل ممکن است شامل اهدای لپ‌تاپ‌های مجهز به اینتل برای قرعه کشی این رویداد باشد.
به هر روی عمق و وسعت اسپانسری رویداد اغلب با در نظر آوردن ابعاد حمایت مالی و دیگر پارامترهایی که برگزارکنندگان پیش از این مشخص کرده‌اند معین می‌شود.
انواع اسپانسری رویداد چیست؟
برای ترغیب حامیان بالقوه برای اسپانسری رویداد اغلب با سه شکل رایج از حمایت مواجه هستید. یکی از اشکال حمایت را به پشتیبانی مالی می‌شناسد و دیگری پشتیبانی غیرنقدی، رسانه‌ای و در نهایت تبلیغاتی است. شما می‌بایست پیش از مذاکره با حامیان احتمالی رویداد خود نیازهای رویداد را شناسایی و مطابق با آن ابعاد اسپانسری رویداد را مشخص کنید و ببینید کدامیک از انواع حمایت‌ها به کار شما می‌آیند.
اگر به دنبال حمایت مالی از برنامه‌های رویداد هستید، بهتر است برای اسپانسری رویداد سراغ حامیان مالی بروید و اگر در پی دریافت حمایت‌های تبلیغاتی هستید، احتمالا حامیان رسانه‌ای به شما کمک بیشتری خواهند کرد. بیایید نگاهی به انواع اسپانسری رویداد بیندازیم:
حامیان مالی
رایج ترین نوع حمایت مالی که در آن اسپانسر در ازای ارتقاء در رویداد یا سایر مزایای ذکر شده در قرارداد حمایت مالی، به برگزارکننده رویداد پول می‌دهد.
حامیان رسانه‌ای
امروزه بسیاری از مهم‌ترین کسب‌وکارهای جهان زاییده‌ی عصر دیجیتال‌اند. در زمینه‌ی این تحولات بسیاری از آنان در پی جذب حمایت‌های رسانه‌ای، تبلیغات و پوشش خبری در رسانه‌های رسمی و اجتماعی هستند. این شکل از اسپانسری رویداد می‌تواند فرصتی کم‌نظیر برای رویدادهایی با بودجه‌های پایین فراهم آورد تا در پی آن بیش از پیش در معرض توجه قرار بگیرند- رویدادهایی که توسط سازمان‌های غیرانتفاعی برگزار می‌شوند، از این دسته هستند.
حامیان تبلیغاتی
حامیان تبلیغاتی معمولا برندها و سازمان‌های بزرگ‌تر و همچنین افرادی هستند که از رسانه‌هایی با دنبال‌کنندگان بالا برخوردارند و در ازای دریافت هزینه و بلیط رویداد و محصولات رایگان به کمک رویدادهایی می‌آیند که نیازمند حمایت‌های تبلیغاتی هستند. نقش اینفلوئنسر مارکتینگ در تبلیغات رویداد را می‌توان زیر مجموعه‌ی جذب این دسته از اسپانسری رویداد در نظر آورد.
آیا رویداد شما به اسپانسر نیاز دارد؟
امکان جذب اسپانسری رویداد برای بسیاری از رویدادها فراهم است اما ضرورت استفاده‌ی آنها ازاین امکان به نیازسنجی برگزارکنندگان وابسته است. رویدادهای کوچکی که اغلب درون‌سازمانی‌اند شاید خود را از حمایت مالی بی‌نیاز بدانند و از هزینه کردن زمان و منابع برای جذب اسپانسری رویداد صرف‌نظر کنند. یکی دیگر از امثال رویدادهایی که احتمالا چندان وابسته به سرمایه‌گذاری نیستند، رویدادهای آموزشی‌اند. این دسته از رویدادها برای موفقیت ضرورتا نیازمند اسپانسری رویداد نیستند. اما اگر در حال برنامه‌ریزی رویدادی با ابعاد بزرگ‌تر هستید و باید در معرض دید عموم قرار بگیرید برای جذب اسپانسری رویداد بهتر است از پاسخ دادن به سوالاتی از این دست آغاز کنید:
- آیا رویداد شما بسیار بزرگ است و یا قرار است برجسته باشد؟
- آیا در این رویداد از سخنرانان یا مهمانان مورد علاقه دعوت خواهید کرد؟
- اهداف رویداد شما چیست؟
- آیا دستیابی به اهداف رویداد بدون صرف منابع مالی غیرممکن خواهد بود؟
- آیا قصد دارید نرخ لید مخاطبان را افزایش و یا نرخ آگاهی از برند خود را گسترش دهید؟
- آیا برای هماهنگی بخش اصلی رویداد خود، مانند مکان، حمل و نقل، محل اقامت یا پذیرایی به کمک نیاز دارید؟
- آیا رویداد شما رویداد مبتکرانه است؟
- آیا برند شما نام‌آشنا نیست و قصد دارید اعتباری برای برند خود دست و پا کنید؟
اگر به یک یا چند مورد از این سؤالات پاسخ «بله» داده‌اید، به شما تبریک می‌گوییم: رویداد شما یک ظرفیت جذب حمایت مالی را دارد.
چرا کسی باید از رویداد ما حمایت کند؟
همزمان با برنامه‌ریزی برای جذب اسپانسری رویداد، بد نیست از خودتان بپرسید که اصلا چرا کسی باید از من و رویداد من حمایت کند؟! به بیانی دیگر من و یا رویداد من چه آورده‌ای برای حامیان مالی داریم؟! برای ارزیابی دقیق‌تر خودتان را جای حامیان مالی بگذارید. ببینید چه مزایایی میتوانید به آنها عرضه کنید. در ادامه چندتا از انگیزه‌بخش‌ترین مواردی را آورده‌ایم که می‌تواند دیگران را به حمایت از شما وادار کند:
- افزایش نرخ تعامل با برند
- دسترسی به داده‌های شرکت‌کنندگان
- قرارگیری در معرض رسانه‌ها
- تعامل مستقیم با مخاطب
- تثبیت پرستیژ برند
چطور اسپانسر رویداد پیدا کنیم؟
اکنون این سوال بزرگ مطرح می شود: چگونه برای یک رویداد به دنبال حامیان مالی باشیم؟ به طور کلی، حامیان مالی ایده‌آل برای رویداد شما، شرکت‌ها یا سازمان‌هایی هستند که با برند شما اشتراکاتی دارند، خواه مخاطب، صنعت و یا ارزش‌هایی از این دسته باشد. هنگام بررسی حامیان مالی بالقوه، این سوالات را از خود بپرسید:
- آیا این حامی برای رویدادی با اهداف رویداد ما تطابق است؟
- آیا این حامی با صنعتی که رویداد ما در آن تعریف می‌شود هم‌خوانی دارد؟
- آیا گروه مخاطبان هدف من با مخاطبان این حامی مالی اشتراکاتی دارند؟
- حضور این اسپانسر مالی چه ارزشی را به رویداد ما اضافه می کند؟
- آیا این حامی در گفتار و اعمال خود با ارزش ها و باورهای شرکت ما همسویی دارد؟
- آیا این حامی ارزشی را که از طریق حمایت مالی این رویداد دریافت می‌کند، درک می‌کند؟
- آیا آنها بر ROI متمرکز هستند؟
- آیا این حامی سابقه‌ی حمایت از رویدادهای مشابه با رویداد ما را دارد؟
جذب اسپانسری رویداد از میان حامیان رویدادهای مرتبط
آخرین نکته‌ای در بالا به آن اشاره کردیم، یک نکته‌ی کلیدی در جذب اسپانسری رویداد است: آیا رویدادهای مرتبطی وجود دارد که برای ایده گرفتن از آن و یا جذب حامیان مالی آنها بتوانید دنبال‌شان کنید؟ رویدادهای مشابه را در صنعت خود پیدا کنید و ببینید چه کسانی در لیست حامیان مالی آنها ظاهر می‌شوند. علاوه بر این، به مزایایی که این رویدادها به حامیان خود ارائه می‌دهند نگاهی بیندازید – ممکن است بخواهید صفحه‌ای از کتاب آنها بردارید و فرصت های مشابهی را عرضه کنید.
از همکاران خود بخواهید
اگر نمی‌دانید چگونه برای یک اسپانسری رویداد حامی جذب کنید، کافی است به چند قدم جلوتر نگاهی بیندازید: شرکت‌ها و سازمان‌ها در اکوسیستم شما منبع خوبی برای حمایت مالی هستند. این برندها احتمالاً از قبل از برند شما آگاهی دارند و در نتیجه انگیزه‌ی بیشتری برای حمایت مالی از رویداد شما خواهند داشت.
جمع‌بندی
پول حلال مشکلات است: شما تنها با سرمایه‌گذاری در یک رویداد میتوانید از آورده‌های احتمالی برگزاری رویداد بهره بگیرید. اگر رویداد شما یک رویداد درون‌سازمانی و یا چیزی شبیه به آن است، احتمالا به منابع مالی زیادی نیاز ندارید و در نتیجه موضوع جذب حامیان مالی برای اسپانسری رویداد از دستور کارتان خارج است اما اگر فکرهای بزرگ‌تری در سر می‌پرورانید باید بتوانید هزینه‌های آن را تامین کنید. در این مسیر موارد همچون آشنایی با انواع حمایت‌های مورد نیاز، پیشنهادات موثر برای جذب حامی و همچنین نکاتی درباره‌ی ایجاد ارتباط و تحقق یک توافق موثر اهمیت بسیار زیادی دارند که در این مقاله به صورت جدگانه به آنها پرداختیم.
سوالات متداول
چطور در اکوسیستم خود یک حامی برای اسپانسری رویداد پیدا کنید؟
برای تأمین حامی مالی در اکوسیستم میتوانید این نقشه‌ی راه را دنبال کنید:
- شرکت هایی که حضور پررنگی دارند را در اکوسیستم خود دنبال کنید.
- طرح خود را دقیق تنظیم کنید تا ارجاعات شخصی به علایق مشترک شما در اکوسیستم را شامل شود.
- در مورد مزایایی که ارائه می‌دهید و اینکه چرا آنها باید با شما شریک شوند، شفاف باشید.
- ذهنی باز داشته باشید – ممکن است به امید حمایت مالی وارد میدان شوید، اما متوجه شوید که شرکت مورد نظر به یک شکل دیگر از انواع اسپانسری رویداد علاقه‌مند است. پذیرای درهایی باشید که در این جلسات ممکن است به روی شما باز شود.
- امنیت توافق را تامین کنید
- ارتباطات‌تان را حفظ کنید.
چطور از یک حامی برای اسپانسری رویداد درخواست کنیم؟
پس از تحقیق در مورد لیست حامیان مالی ایده‌آل، باید زمینه‌های شکل‌گیری همکاری را فراهم کنید. در این مسیر باید از قبل برنامه‌ریزی کنید، و زمان کافی‌ای برای طراحی بسته‌ی پیشنهادی‌تان بگذارید- چیزی که در ادامه آنان را شیفته‌ی سرمایه‌گذاری کند. قبل از اینکه برای مذاکره وارد اتاق شوید، باید جزئیات حمایت مالی، آمار و تجزیه و تحلیل رویدادهای قبلی و برنامه‌های رویداد را در دسترس داشته باشید.
چگونه برای یک رویداد به حامیان مالی نزدیک بشویم؟
هنگامی که برای اولین بار با حامیان مالی احتمالی خود ارتباط برقرار می کنید، چه از طریق ایمیل، تلفن و یا در یک جلسه به صورت حضوری، مختصر و البته به اندازه‌ی کافی قانع‌کننده صحبت کنید: پیشنهاد برای حمایت مالی و سپس یک پیگیری اولیه برای سنجش علاقه‌ی آنان کافی است. اگر حامی مالی علاقه‌مند باشد برای بیشتر دانستن ارتباط را ادامه می‌دهد و یا با شما در آینده‌ای نزدیک ارتباط می‌گیرد.
چه چیزهایی برای عرضه در یک توافق اسپانسری رویداد داریم؟
شما در اتاقی برای جلسه رسمی با حامی احتمالی نشسته‌اید و می‌خواهید مطمئن شوید که همه چیز برای یک توافق آماده است. در اینجا یک چک لیست از جزئیات ضروری برای عرضه آماده کرده‌ایم:
- شماره بلیت، ثبت نام و/یا حضور
- جمعیت‌شناسی مخاطب
- جمعیت شناسی فروشنده
- تجزیه و تحلیل داده‌های رسانه های اجتماعی درباره‌ی برند و رویداد شما
- جزئیات قرارداد اسپانسر، از جمله سطوح حمایت مالی (مانند طلا، نقره و برنز) و مزایای حامی در هر یک از این سطوح
- بازه زمانی حمایت مالی
- نظرات حامیان مالی گذشته، از جمله نتایج و غیره.
چطور اسپانسری رویداد را تبلیغ کنیم؟
تبلیغات کلید تامین حامیان مالی برای رویداد شما است: هر چه تلاش‌های تبلیغاتی شما با کیفیت‌تر باشد، شانس بیشتری برای به دست آوردن حامیان مالی عالی و ایجاد روابط پایدار برای رویدادهای آینده خواهید داشت. کیفیت فقط شامل کمیت تبلیغات و دیده شدن توسط شرکت‌کنندگان نیست- همچنین شامل خلاقیت شما و میزان موفقیت شما در ادغام حمایت مالی در جنبه‌های مختلف رویدادتان نیز است.
