یک سازمان متشکل از افراد زیادی است که لازم است برای اطلاع از اخبار و رویدادهای جدید گرد هم آمده و ایونت برگزار کنند. همچنین برگزاری ایونت سازمانی می‌تواند رویکردی با هدف بازاریابی داشته باشد و برای حفظ و ارتقای جایگاه سازمان در بازار صورت بگیرد. برگزاری ایونت سازمانی و شرکتی، به‌عنوان یکی از این استراتژی‌های بازاریابی، فرصتی مغتنم برای ایجاد تعامل با کارکنان و شرکای تجاری فراهم می‌کند. مراحل برگزاری ایونت سازمانی و شرکتی شامل تعیین اهداف، انتخاب موضوع و محتوا، برنامه‌ریزی و بودجه‌بندی، تبلیغات و اطلاع‌رسانی و اجرا و ارزیابی می‌شود که در ادامه مقاله درباره هر مرحله توضیحات کامل ارائه شده است.
“بیزآپس در مرحله اجرای ایونت سازمانی می‌تواند به کمک سازمان‌ها، شرکت‌ها و نهادها بیاید و امکان برگزاری وبینار آنلاین و هیبریدی را در حرفه‌ای ترین حالت ممکن به آنها هدیه دهد.”
برای اطلاعات بیشتر با شماره تلفن ۲۲۵۱۷۷۴-۰۲۱ تماس بگیرید.
اهداف انواع ایونت‌های سازمانی
ایونت‌های سازمانی، با تنوع و گستردگی فراوانی که دارند، می‌توانند در راستای اهداف مختلفی به‌کارگیری شوند. از جمله این اهداف می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:
- افزایش آگاهی از برند: برگزاری رویداد، فرصتی عالی برای معرفی برند، محصولات و خدمات جدید به مخاطبان گسترده است.
- ایجاد و تقویت روابط: ایونت‌ها بستری مناسب برای ایجاد تعامل و ارتباط موثر با مشتریان، کارکنان، و شرکای تجاری فراهم می‌کنند.
- جذب مشتریان جدید: با برگزاری ایونت‌های جذاب و آموزنده، می‌توانید مشتریان جدیدی را جذب و به مشتریان وفادار تبدیل کنید.
- ارتقای روحیه و انگیزه کارکنان: برگزاری ایونت‌های تفریحی و آموزشی، می‌تواند در ارتقای روحیه و انگیزه کارکنان و افزایش انسجام سازمانی موثر باشد.
- تبادل دانش و ایده: ایونت‌ها بستری مناسب برای تبادل دانش و ایده بین متخصصان و فعالان یک حوزه خاص هستند.
این نکته را هم مد نظر داشته باشید که برگزار کننده ایونت با برنامه‌ریزی دقیق، خلاقیت و نوآوری و در نظر گرفتن شرایط حضور مخاطبین در ایونت، می‌تواند میزان فروش از طریق ایونت را افزایش دهد. این می‌تواند تنها در این مثال خلاصه شود که مخاطبین یک ایونت سازمانی همگی کارمند هستند و امکان حضور فیزیکی در ساعات اداری را ندارند، با برگزاری ایونت سازمانی آنلاین احتمال حضور شرکت کنندگان افزایش پیدا می‌کند.
مراحل برگزاری ایونت سازمانی و شرکتی
برگزاری یک ایونت سازمانی و شرکتی موفق، نیازمند برنامه‌ریزی دقیق و گام‌به‌گام است. به‌طور کلی، می‌توان مراحل برگزاری ایونت را به شرح زیر خلاصه کرد:
1_ تعیین اهداف
اولین قدم در برگزاری ایونت، تعیین اهداف مشخص و قابل‌اندازه‌گیری است. این اهداف می‌توانند شامل موارد زیر باشند:
- افزایش آگاهی از برند
- ایجاد و تقویت روابط
- جذب مشتریان جدید
- ارتقای روحیه و انگیزه کارکنان
- تبادل دانش و ایده
نکاتی در خصوص تعیین اهداف:
- اهداف باید SMART (Specific, Measurable, Achievable, Relevant, and Time-bound) باشند.
- اهداف باید همسو با استراتژی‌های کلی سازمان چیده شوند.
- اهداف باید متناسب با بودجه و منابع در دسترس باشند.
“با استفاده از برنامه‌ریزی استراتژیک و ابزارهای تحلیلی بیزآپس، سازمان‌ها می‌توانند اهداف خود را دقیق‌تر تعریف کرده و پیشرفت خود را به‌طور مداوم ارزیابی کنند. این امکان به شما کمک می‌کند تا بر اساس داده‌های واقعی و به‌روز، تصمیم‌گیری کنید.”
2_ انتخاب موضوع و محتوا
انتخاب موضوع و محتوای مناسب، نقشی کلیدی در جلب نظر مخاطبان و موفقیت ایونت ایفا می‌کند. موضوع ایونت سازمانی باید با اهداف تعیین‌شده و علایق مخاطبان همسو باشد.
نکاتی در خصوص انتخاب موضوع و محتوا
- موضوع ایونت باید جذاب و آموزنده باشد و در راستای موضوعات کسب و کاری و بازاریابی B2B باشد.
- از سخنرانان و مجریان مجرب و کارآزموده استفاده شود.
- محتوا باید با سطح دانش و تخصص مخاطبان تناسب داشته باشد.
بیزآپس از طریق ارائه ابزارهای تجزیه و تحلیل مخاطب، به سازمان‌ها کمک می‌کند تا درک بهتری از علایق و نیازهای مخاطبان خود داشته باشند. این داده‌ها می‌توانند در انتخاب موضوعاتی که بیشترین ارزش را برای مخاطبان فراهم می‌کند، راهگشا باشند.
3_ برنامه‌ریزی و بودجه‌بندی
برنامه‌ریزی دقیق و بودجه‌بندی صحیح، از دیگر مراحل مهم در برگزاری ایونت هستند. این مرحله شامل موارد زیر می‌شود:
- تعیین زمان و مکان برگزاری (انتخاب بین رویداد فیزیکی، آنلاین یا هیبریدی)
- انتخاب سخنرانان و مجریان
- تهیه تجهیزات و امکانات لازم ( در صورت انتخاب ایونت آنلاین تجهیزات صدا و تصویر مناسب)
- پیش‌بینی هزینه‌های احتمالی (از قبل از اجر، حین اجرا و مراحل مهم بعد از اجرا)
4_ تبلیغات و اطلاع‌رسانی:
برای جذب مخاطبان و جلب مشارکت آنها، لازم است در زمان مناسب تبلیغات و اطلاع‌رسانی انجام شود. مثلا برای شروع اطلاع رسانی یک ایونت سازمانی، 3 روز اول هفته بهترین روزها برای تبلیغات هستند و جمعه بدترین زمان برای تبلیغات و اطلاع رسانی یک رویداد است. پیشنهاد مطالعه (راهنمای جامع بازاریابی برای رویداد آنلاین و هیبریدی )
کانال‌های مختلف برای تبلیغات و اطلاع‌رسانی
- وبسایت
- شبکه‌های اجتماعی
- ایمیل مارکتینگ
- اس ام اس مارکتینگ
نکاتی در خصوص تبلیغات و اطلاع‌رسانی
- از محتوای جذاب و بصری در تبلیغات استفاده کنید.
- پیام‌های تبلیغاتی را به طور واضح و مختصر بیان کنید.
- از کانال‌های مناسب برای تبلیغات با توجه به مخاطبان هدف استفاده کنید.
5_ اجرا و ارزیابی:
پس از انجام برنامه‌ریزی‌های لازم، نوبت به اجرا و رصد ایونت می‌رسد. در این مرحله، باید به‌طور دقیق بر روند برگزاری ایونت نظارت داشته باشید و در صورت نیاز، اقدامات اصلاحی را در لحظه انجام دهید.
نکاتی در خصوص اجرا و ارزیابی:
- یک تیم مجرب برای اجرای ایونت تشکیل دهید.
- از صحت عملکرد پلتفرم برگزاری ایونت سازمانی آنلاین اطمینان کسب کنید.
- بر روند برگزاری ایونت به‌طور دقیق نظارت داشته باشید.
- از شبکه‌سازی تجاری برای خود و شرکت کنندگان غافل نشوید.
- در صورت نیاز، تغییرات لازم را در برنامه‌ریزی ایونت اعمال کنید.
- پس از اتمام ایونت، از نظرات و پیشنهادات مخاطبان برای بهبود کیفیت ایونت‌های آینده استفاده کنید.
در پلتفرم بیزآپس امکان شبکه‌سازی هوشمند برای شما مهیا شده است که این امکان در هیچ کدام از پلتفرم‌های آنلاین برگزاری رویداد وجود ندارد. با استفاده از این امکان، اشتراک افراد با درصدهای همسان بودن فیلد کاری و مشخصات دیگر مشخص می‌شود و امکان برگزاری جلسه با یکدیگر مهیا می‌شود. برای اطلاعات بیشتر به وبسایت https://bizups.ai/fa/homepagefa/ مراجعه کنید.
انواع ایونت‌ها با اهداف مختلف
ایونت ها یا رویدادها، گردهمایی‌هایی هستند که با اهداف مختلفی برگزار می‌شوند. از جشن‌های خصوصی گرفته تا کنفرانس‌های بزرگ بین‌المللی، همگی در زمره ایونت‌ها قرار می‌گیرند. مثلا ایونت‌های خصوصی برای افراد خاص و با هدف معینی مانند جشن تولد، عروسی، سالگرد ازدواج و یا دورهمی های دوستانه برگزار می شوند. ایونت‌های خیریه، ورزشی و یا تفریحی نیز از انواع مختلف ایونت‌ها محسوب می‌شوند. همچنین ایونت‌های شرکتی یا سازمانی برای کارکنان، سهامداران و یا مشتریان یک شرکت یا سازمان برگزار می‌شوند. این نوع ایونت‌ها تنوع زیادی دارند و شامل موارد زیر می‌شوند:
- سمینار: ارائه اطلاعات مفید و جذاب به مخاطبان
- کنفرانس: گردهمایی بزرگ و پیچیده با چندین سخنران و موضوعات مختلف
- ورکشاپ: تبادل اطلاعات بین شرکت یا سازمان با مشتریان و ارائه آموزش های کوتاه
- جشنواره: گرامیداشت و انتخاب فرد یا گروهی به عنوان برنده
- ایونت فروش: معرفی و فروش محصولات و خدمات به عموم مردم
- ایونت تقدیر و تشکر: تجلیل از کارکنان و یا مشتریان به دلیل دستاوردها و یا تخصص
استفاده از فناوری در برگزاری ایونت سازمانی
فناوری در تار و پود زندگی بشر تنیده شده و برگزاری ایونت‌ها نیز از این قاعده مستثنی نیست. استفاده از فناوری در برگزاری ایونت‌ها، دریچه‌ای نو به سوی رویدادهای خلاقانه، کارآمد و جذاب گشوده است.
مزایای استفاده از فناوری‌های نوین مانند بیزآپس در برگزاری ایونت:
- افزایش کارایی: استفاده از فناوری‌های نوینی مانند پلتفرم بیزآپس می‌تواند وظایف طاقت‌فرسایی مانند ثبت‌نام، برنامه‌ریزی، و مدیریت تدارکات را به‌طور خودکار انجام دهد و در زمان و هزینه‌ها صرفه‌جویی کند.
- ارتباطات مؤثر: هوش مصنوعی تبادل اطلاعات و تعامل میان برگزارکنندگان، سخنرانان و شرکت‌کنندگان را پیش از ایونت، حین آن و پس از آن تسهیل می‌کند.
- دسترسی گسترده: فناوری امکان حضور مجازی افراد در رویدادها را فراهم می‌کند و محدودیت‌های زمانی و مکانی را از بین می‌برد.
- تجربه‌ای جذاب: استفاده از فناوری‌های نوین مانند واقعیت مجازی و افزوده، تجربه‌ای منحصر به فرد و به‌یادماندنی برای مخاطبان خلق می‌کند.
- جمع‌آوری داده‌ها: پلتفرم‌های برگزاری ایونت مانند بیزآپس امکان جمع‌آوری و تحلیل داده‌های مربوط به رفتار و نظرات شرکت‌کنندگان را فراهم می‌کنند که در برنامه‌ریزی رویدادهای آینده مفید خواهد بود.
پاسخ به سوالات متداول
مراحل برگزاری ایونت سازمانی به چه صورت است؟
مراحل برگزاری ایونت سازمانی شامل تعیین اهداف، انتخاب موضوع و محتوا، برنامه‌ریزی و بودجه‌بندی، تبلیغات و اطلاع‌رسانی و اجرا و ارزیابی می‌شود که طی کردن هر مرحله از اهمیت بالایی برخوردار است.
ایونت‌ها به چند شکل می‌توانند برگزار شوند؟
برگزاری ایونت می‌تواند به شکل فیزیکی، آنلاین و یا هیبریدی باشد. از طرف دیگر با توجه به تعداد شرکت کنندگان و نحوه تعامل در ایونت، مدل‌های مختلفی مثل سمینار، جشنواره، کنفرانس و ورکشاپ برای برگزاری یک ایونت قابل اجرا هستند.
چرا بهتر است در برگزاری ایونت سازمانی از پلتفرم بیزآپس استفاده شود؟
بیزآپس یک پلتفرم آنلاین برگزاری رویداد است که با توجه به شناخت نیاز کسب و کارها و افراد شرکت کننده به ایجاد شبکه سازی در خلال رویداد، امکان شبکه سازی هوشمند را فراهم کرده است. همچنین امکاناتی مانند پشتیبانی آنلاین و امکان برگزاری رویداد بین المللی به تمام زبان های دنیا نیز در بیزآپس فراهم است.
نتیجه‌گیری
برگزاری ایونت سازمانی و شرکتی، فرصتی مغتنم برای ایجاد تعامل و ارتباط موثر با مخاطبان، کارکنان، و شرکای تجاری است. تنوع و گستردگی ایونت‌ها، امکان استفاده از آنها برای اهداف مختلفی مانند افزایش آگاهی از برند، ایجاد و تقویت روابط، جذب مشتریان جدید، ارتقای روحیه و انگیزه کارکنان، و تبادل دانش و ایده را فراهم می‌کند. علاوه بر در نظر گرفتن مراحل برگزاری ایونت سازمانی و شرکتی، برای برگزاری یک ایونت موفق، نیازمند برنامه‌ریزی دقیق و گام‌به‌گام است. با دنبال کردن گام‌های ذکر شده در این مقاله و به‌کارگیری خلاقیت و تکنولوژی‌هایی مانند بیزآپس، می‌توانید ایونت‌های سازمانی و شرکتی به‌یادماندنی و پرباری را برگزار کنید.
