اگر چه کسب و کارهای تجاری در میان انواع رویداد، از رویداد آنلاین به عنوان راهی موثر برای شبکه‌سازی، تعامل و تبادل نظر و شریک یابی تجاری به صورت چشمگیری استقبال کرده‌اند و هنوز که هنوز است از امکانات آن بهره می‌برند اما هنوز نگرانی‌های جدی‌ای پیرامون مراحل برگزاری یک رویداد آنلاین وجود دارد. ما اما در بیزآپس برای هر یک از آن چالش‌ها راه‌حلی داریم.
بیزآپس تنها پلتفرم هوشمند برگزاری رویداد آنلاین در ایران و عرضه‌کننده‌ی بستری برای تشکیل باشگاه‌های تجاری است. در این مقاله ضمن تعریف رویداد و انواع آن به بررسی چالش‌های برگزاری ایونت آنلاین می‌پردازیم.
“پلتفرم هوشمند بیزآپس امکانی بزرگ برای تسهیل شبکه سازی و ارتباط تجاری در ایران است.”
رویداد چیست؟
رویداد، رخداد یا ایونت بر 4 اصل استوار است؛ 1_ موضوع 2_ هدف برگزاری 3_ زمان و مکان برگزاری 4- افراد شرکت کننده در رویداد. رویداد را می توان به عنوان یک گردهمایی یا دورهمی عمومی توصیف کرد. رویدادهای مختلف با اهدفی مثل؛ آموزش، بازاریابی، جشن و یا همبستگی میاد اعضا برگزار می شود. شرکت در رویدادهای مختلف شمارا به مجموعه ای از افراد همفکر و هم‌نظر متصل می کند.
رویداد تجاری چیست؟
در این مقاله هرگاه از رویداد حرف می‌زنیم، در حقیقت به رویدادهایی تجاری در همه‌ی سطوح اشاره می‌کنیم- فرصت‌هایی برای گردهمایی، تبادل تجربیات و اطلاعات و همچنین ایجاد شبکه‌های ارتباطی جدید و مذاکره با اسپانسرها. این رویدادهای تجاری اغلب در دسته‌بندهای گوناگونی قرار می‌گیرند- گاهی بر اساس محتوا و مضامین‌شان و گاهی بر اساس شکل برگزاری آن‌ها.
پیش از آن‌که انواع رویدادها بررسی کنیم بد نیست نگاهی به مزایای برگزاری یک رویداد و یا شرکت در آن‌ها را از نظر بگذرانیم:
انواع رویداد
گفتیم که رویدادها معمولا بر دو اساس تقسیم‌بندی می‌شوند:
- شکل برگزاری: حضوری، آنلاین، ترکیبی(هیبریدی)
- مضامین و محتوای: همایش‌ها و سمینارها و تیم‌سازی و میهمانی‌های درون‌سازمانی
بیایید ابتدا رویدادها را براساس شکل برگزاری بررسی کنیم.
انواع رویداد بر اساس شکل برگزاری‌شان
امروزه دیگر رویداد ضرورتا به حضور در محل برگزاری- سالن‌ها و تالارهای پذیرایی- معطوف نیستند. شما می‌توانید رویداد‌تان را متناسب با بودجه و محتوایش به صورت آنلاین و هیبریدی برگزار کنید.
رویداد آنلاین چیست؟
رویداد آنلاین به ویژه بعد از همه‌گیری کرونا- در روزهایی که همگی در خانه‌های خودشان حبس بودند- محبوبیت خاصی یافتند و امروز که دیگر این بیماری قادر به مختل کردن زندگی روزمره نیست هم همچنان جایگاهی برجسته در میان گزینه‌های روی میز برای برگزاری رویداد دارند.
به همین نسبت پلتفرم‌های برگزاری رویداد نیز پیشرفت قابل توجهی داشته‌اند. حالا دیگر کم‌تر پلتفرمی هست که به هر سه ابزار ارتباط تصویری و متنی و صوتی تجهیز نباشد. مثلا پلتفرم بیزآپس که اولین پلتفرم هوشمند برگزاری رویدادهای آنلاین است از ویژگی‌های متعددی برای برگزاری رویداد بهره‌مند است. برخی از این ویژگی‌ها عبارتند از:
- اتاق‌های گفتگوی همزمان
- پخش ۳۰ تصویر به صورت همزمان
- غرفه‌های آنلاین
- قابلیت برگزاری رویداد تقریبا به همه‌ی زبان‌های رسمی و تجاری دنیا
- قابلیت تحلیل و آنالیز رویدادهای برگزارشده
- دسترسی به مخاطبان هدف با بهره‌مندی از تکنولوژی هوش مصنوعی
امکانات بیزآپس تنها به این همه خلاصه نمی‌شود. با وجود این پلتفرم بیزآپس یک گام مهم در عرصه‌ی صنعت رویداد در ایران است. برای آشنایی بیشتر با این پلتفرم بهتر است سری به صفحه‌ی اصلی وب‌سایت بیزآپس بزنید.
رویداد هیبریدی و یا ترکیبی چیست؟
ترکیبی از دو ایونت حضوری و آنلاین را رویداد هیبریدی گویند- وقتی همه‌ی شرکت‌کنندگان قادر به حضور در یک رخداد نیستند و یا برگزارکنندگان ظرفیت زیادی برای پذیرایی میهمانان در محل برگزاری رویدادها ندارند. رویدادهای هیبریدی امروزه اقبال بسیار بیش‌تری نسبت به رویداد آنلاین و یا حضوری دارند چرا که نه تنها کار مدیریت رویداد را آسان می‌کنند بلکه مقرون به صرفه نیز هستند و همزمان همه‌ی مزایای رویدادهای آنلاین و حضوری را در بر می‌گیرند.
“با برگزاری رویداد هیبریدی از مزایای رویدادهای حضوری و آنلاین به صورت همزمان بهره‌مند می‌شوید.”
انواع رویداد بر اساس مضامین و محتوا هایشان
همایش
همایش‌ها معمولا در یک نقطه و بر یک موضوع متمرکزاند- آن موضوع می‌تواند رونمایی از یک محصول و یا یک سرویس باشد. این رویدادها معمولا از سخنرانی‌ها، غرفه‌های گوناگون، میزگردها و پذیرایی و گاهی تفریحات دم‌دستی تشکیل می‌شوند- یک فرصت استثنایی برای شبکه‌سازی و گسترش ارتباطات تجاری. همایش‌ها تا پیش از این در تالارها و سالن‌های کنفرانس برگزار می‌شدند و امروزه در پلتفرم‌های آنلاینی نظیر بیزآپس نیز امکان شکل‌گیری دارند.
نمایشگاه‌های تجاری
نمایشگاه‌های تجاری معمولا تنها به یک شرکت محدود نمی‌شوند و فراتر از آن، یک صنعت و یا موضوع فراگیر را پوشش می‌دهند- گاهی در ابعاد وسیع و گاه در اندازه‌های کوچک. این نمایشگاه‌ها می‌توانند از چند ده و یا چند صدهزار میهمان پذیرایی کنند. در این شکل از رویداد نیز با سخنرانی‌ها و غرفه‌ها و فرصت‌های سرگرم‌کننده رو به رو خواهید بود. اگر نمایشگاه‌های تجاری را بخواهید به صورت حضوری برگزار کنید، می‌توانید سالن‌های همایش و یا نمایشگاه‌های بزرگ‌تر را برایشان در نظر بگیرید و اگر به صورت آنلاین و یا ترکیبی برگزارشان خواهید کرد، پلتفرم هوشمند بیزآپس یک امکان استثنایی برای این دسته از رویداد به شمار می‌رود.
سمینارها
سمینارها از بسیاری جهات- همچون برنامه‌ریزی و اجرا- به رویداد همایش نزدیک‌اند. تنها تفاوت‌شان با همایش شاید در این نکته مستتر باشد که سمینارها اهمیت ویژه‌ای برای یادگیری و انتقال دانش قایل هستند و معمولا از میهمانان‌شان در قالب چندین گروه کوچک پذیرایی می‌کنند. سمینارها را با توجه به دامنه و وسعت‌شان می‌توان در یک اتاق و یا یک سالن بسیار وسیع برگزار کرد. پلتفرم هوشمند بیزآپس بستر مناسبی برای برگزاری وبینارها ترکیبی(هیبریدی) و یا آنلاین است. برای اطلاعات بیشتر در مورد چگونگی برگزاری وبینار بر بستر این پلتفرم می‌توانید با پشتیبانی بیزآپس در ارتباط باشید.
جلسات درون‌سازمانی و برون‌سازمانی
تقریبا همه‌ی کسانی که تجربه کار در شرکت‌های گوناگون و در نقش‌های متنوع را دارند با جلسات درون‌سازمانی و برون‌سازمانی آشنا هستند. این قبیل رویداد معمولا جلسات هیئت مدیره، جلسات اجرایی و غیره را در بر می‌گیرند. محل برگزاری این رویداد به صورت حضوری شاید یک رستوران و یا یک سالن و حتی اتاق باشد. مهم نیست اما اگر بنا دارید این جلسات را به صورت مستمر و آنلاین برگزار کنید، ما پیشنهاد بهتری برای شما داریم.
شما می‌توانید یک بستر آنلاین برای تشکیل باشگاه تجاری هوشمند از بیزآپس خریداری کنید و همه‌ی اعضا را در یک فضا گرد هم بیاورید و حلقه‌ی ارتباطی‌تان را با برگزاری رویدادهای متنوع سازمانی و برون‌سازی تقویت نمایید.
تیم‌سازی
آن‌ها که در استارتاپ‌های مدرن مشغول کار هستند لابد تا به حال عبارت «تیم‌بیلدینگ» را به گوش شنیده‌اند. تیم‌بیلدینگ و یا رویداد تیم‌سازی معمولا درون شرکت‌ها برگزار می‌شوند- فرصتی برای دور هم جمع شدن یک تیم در فضایی خارج از محیط کاری و مشغولیت با مسایلی خارج از مسایل کاری. این رویداد می‌تواند شامل یک بازی دسته‌جمعی و یا پیک‌نیک در جنگل باشد.
حالا که تقریبا با انواع رویداد تجاری آشنا شدید، بد نیست با شکل‌های گوناگون برگزاری یک رویداد نیز آشنا شوید.
“همایش ها یک فرصت کم نظیر برای تقویت شبکه ارتباطی کسب و کار شما هستند.”
چالش‌ها و راه‌های برگزاری رویداد آنلاین
ایجاد ارتباط فعالانه با شرکت‌کنندگان
برخی از بازاریابان دیجیتال هنوز نسبت به کارآمدی پلتفرم‌های هوشمند دچار تردیدهای جدی هستند- به خصوص آن دسته از ویژگی‌هایی که مانع از برقراری یک ارتباط فعالانه در خلال برگزاری رویدادهای آنلاین می‌شوند. بی‌تردید حفظ یک ارتباط فعالانه در رویدادهای آنلاین تفاوت‌های بسیار مهمی با درگیر کردن مخاطبان هدف در یک رویداد فیزیکی دارد. نمی‌توان در رویدادهایی از این قبیل همان لباسی را به تن پوشاند که در رویدادهای فیزیکی برای حفظ مخاطب از آن استفاده می‌کردیم.
خلق یک ارتباط معنادار و فعالانه با شرکت‌کنندگان یک رویداد آنلاین قواعد و راه‌حل‌های خودش را دارد. یکی از این راه‌حل‌ها استفاده موثر از همه‌ی ظرفیت‌های یک رویداد آنلاین نظیر برگزاری غرفه‌ها و اتاق‌های تعاملی، برگزاری جلسات پرسش و پاسخ، انتخاب اسم و لوگو برای رویداد، در نظر گرفتن زمان مناسب برای و بهره گرفتن از امکان چت‌های همزمان و خصوصی است. بیزآپس همه‌ی این راهکارها را تعبیه کرده است. این امکانات کمک می‌کنند نرخ تعامل شرکت‌کنندگان با مخاطب به طرز چشمگیری افزایش یابد.
دانش فنی برای برگزاری رویدادهای آنلاین
یکی دیگر از ترسناک‌ترین نگرانی‌ها برای برگزاری یک رویداد آنلاین غیرقابل پیش‌بینی بودن اتفاقاتی است که کاملا به ابزارهای تکنولوژیک وابسته‌اند. از طرفی خیلی از برگزارکنندگان رویدادها به صورت طبیعی با مباحث فنی آشنایی ندارند- همین امر باعث می‌شود آنان به راحتی از امکانات بالقوه‌ی رویدادهای آنلاین صرف‌نظر کنند. بهتر است در بررسی لیست‌های معرفی پلتفرم برگزاری رویداد دقت بیش‌تری به خرج دهید.
بدیهی است که هر کاری ابزار خودش را نیاز دارد و هر ابزاری دانش مخصوص به خود را طلب می‌کند. به همین خاطر پلتفرم‌های نظیر بیزآپ معمولا از یک تیم پشتیبانی فنی بهره می‌برند. این تیم پشتیبانی به صورت شبانه‌روز تلاش می‌کند دانش‌اش در مورد ابزار فنی را در اختیار برگزارکنندگان بگذارد و مشکلات احتمالی را پیش‌بینی و برطرف کند.
با این همه همیشه پیشنهاد داده‌ایم که برای برگزاری رویداد- خوب است که در کنار تعامل با پشتیبانی فنی- یک و یا دو نفر از متخصصان فنی را به استخدام در بیاورید. همین‌طور می‌توانید از ویدیوها و کارگاه‌های آموزشی کمک بگیرید: بسیاری از پلتفرم‌ها برای برگزار کنندگان رویدادهای آنلاین وورکشاپ‌ها و ویدیوهای آموزشی مناسبی تدارک دیده‌اند تا به این واسطه طرز کار با این پلتفرم را به آنان انتقال دهند.
خلق فرصت‌هایی برای شبکه‌سازی در حاشیه‌ی رویداد
می‌گویند با حذف امکان ارتباط چهره به چهره چطور می‌شود یک ارتباط معنادار در جهت شبکه‌سازی خلق کرد. این تصور از بینشی بر می‌خیزد که رویداد آنلاین را چیزی بیش از یک ویدیوی زنده طولانی نمی‌بیند. برعکس: اغلب پلتفرم‌های موجود به صورت ویژه‌ای وجوه اجتماعی یک رویداد را در طراحی امکانات نوین لحاظ کرده‌اند.
خوشبختانه امکاناتی نظیر غرفه‌های مجازی بیزآپ و پلتفرم‌های مشابه امکان برقراری ارتباط با کارشناسان و مخاطب هدف را به خوبی مهیا ساخته‌اند. در کنار این فرصت کشف و همچنین دسته‌بندی مخاطبان هدف براساس حوزه‌ی فعالیت و علایق و ایده‌ها از دیگر امکان‌هایی هستند که شبکه‌سازی در حاشیه‌ی رویداد آنلاین را میسر می‌کنند.
حفاظت از حریم خصوصی و امنیت شرکت‌کنندگان
حفظ حریم خصوصی و امنیت یکی از نگرانی‌های مهم در استفاده از پلتفرم‌های هوشمند برای برگزاری رویداد آنلاین است. این نگرانی در اولین تجربیات جدی مخاطبان از پلتفرم‌های آنلاین در میانه‌ی همه‌گیری کرونا ریشه دارد- آن زمان که فوجی از بدافزارها و هکرها به پلتفرم‌هایی نظیر زوم هجوم بردند. پیداست: در زمانه‌ی همه‌گیری کرونا فرصت برای ساخت و ساز حفاظ‌های امنیتی بسیار کوتاه بود و هنوز پلتفرم‌ها با نواقص بسیاری دست و پنجه نرم می‌کردند. امروز اما دیگر قاعده‌ی بازی متفاوت است:
پلتفرم‌های هوشمند آنلاین حالا دیگر برای حفظ امنیت برگزارکنندگان رویدادها و شرکت‌کنندگان تدابیر ویژه‌ای تدارک دیده‌اند. به طور مثال پلتفرم بیزآپ که ساختاری مبتنی بر هوش مصنوعی دارد، جهت حفاظت از اطلاعات کاربرانش ساز و کارهای درونی‌ای طراحی کرده که حریم خصوصی کاربران را گزند بدافزارها و هکرها دور نگه می‌دارد.
گزارش و تحلیل داده‌های مفید
گزارش و تحلیل داده‌ها یکی از مهم‌ترین مراحل برگزاری رویداد به شمار می‌رود. هنوز هم برخی از پلتفرم‌های برگزاری رویداد آنلاین از فقدان یک ساختار منسجم برای ارایه‌ی گزارش و تحلیل داده‌ها رنج می‌برند- تا جایی که این داده‌ها تقریبا خام و نامتناسب با اهداف واقعی برگزارکننده‌ی رویداد استخراج می‌شوند.
با وجود این هستند پلتفرم‌های هوشمندی که منابع داده های مختلف را سازمان می‌دهند تا از شکل گیری به اصطلاح سیلوهای اطلاعاتی جلوگیری شود. انتخاب یک پلتفرم مدیریت رویداد یکپارچه که با CRM کار می‌کند، یکی از لوازم موثر در دریافت داده‌های مفید است.
فقدان امکاناتی برای درآمدزایی
برای بسیاری از کسب و کارهایی که به ویژه از جنس کسب و کارهای B2B بودند، برگزاری رویداد یک منبع درآمدی موثر بود. حالا اما همین کسب و کارها تا حدودی درآمدزایی از پلتفرم‌های آنلاین را غیرممکن تلقی می‌کنند چرا که عملا بخش عمده‌ای تسلط‌شان بر سفر مشتری در قیف فروش را از دست می‌دهند. این تصویر به کل نادرست است:
تجزیه و تحلیل یکپارچه‌ی داده‌ها که عمدتا از سوی پلتفرم در اختیار برگزارکنندگان رویداد قرار می‌گیرد، به مدیران رویداد کمک می‌کند درآمد حاصل از رویدادهای مجازی را افزایش دهند. یک پلتفرم یکپارچه همچنین بسیاری از فرصت‌های باارزش درآمدزایی را فراهم می‌کند، مانند امکان فعال کردن حمایت‌های مالی آنلاین، فروش بلیط‌های VIP، فروش مستقیم بلیط به شرکت‌کنندگان از طریق غرفه‌های رویداد مجازی، و در اختیار گذاشتن جایگاه‌های تبلیغاتی.
چالش جذب سرمایه‌گذار برای برگزاری رویداد مجازی
بسیاری از رویدادهای آنلاین هزینه و سود خود را از طریق جذب سرمایه‌گذاران تامین می‌کنند اما سخت است سرمایه‌گذاران را برای حمایت از یک رویداد مجازی راضی کنی. نه؟ چرا که سرمایه‌گذاران دوست دارند برند خود را در معرض نگاه شرکت‌کنندگان بگذارند. اگر هم بیایند و سرمایه‌شان را بگذارند وسط، آن سرمایه کفاف مخارج برگزاری رویداد را نخواهد داد!
این البته در اغلب موارد نه به خاطر فقدان راهکار مناسب بلکه به علت عدم شناخت کافی نسبت به فضای پلتفرم‌های آنلاین بدل به چالشی جدی می‌شود. اتفاقا سطوح تعاملی در رویدادهای آنلاین اگر بالاتر از سطوح تعاملی در رویدادهای فیزیکی نباشد، کم‌تر هم نیست. واقعیت این است که مدیران یک رویداد آنلاین با در نظر گرفتن امکاناتی نظیر برگزاری نمایشگاه‌های مجازی می‌توانند فرصت بیش‌تری برای برندسازی سرمایه‌گذاران فراهم کنند.
سوالات متداول
رویداد چیست؟
رویداد فرصتی برای گردهمایی اقشار مختلف و کسب‌وکارهای گوناگون در جهت تبادل ایده و رونمایی از دستاوردهای بزرگ در حوزه‌های تجاری و علمی است.
چه چالش‌هایی در مسیر برگزاری رویداد آنلاین وجود دارد؟
بسیاری از برگزارکنندگان رویدادها اغلب با سوالاتی پیرامون جذابیت رویدادهای آنلاین، امنیت داده‌ها بر بستر پلتفرم‌ها و موضوع درآمدزایی از برگزاری رویداد آنلاین مواجه هستند. بسیاری از این نگرانی‌ها منشا نادرستی دارند و برای برخی دیگر از آنان راه‌حل‌هایی موثر وجود دارد که در این مقاله به آنان پرداختیم.
بیزآپس چگونه به گسترش شبکه‌سازی تجاری کمک می‌کند؟
بیزآپس با ارایه‌ی بستری هوشمند برای تشکیل کارگاه‌های تجاری و همچنین برگزاری رویداد آنلاین یک گام بزرگ برای تسهیل شبکه سازی تجاری در ایران به شمار می‌رود.
جمع‌بندی
نمی‌توان چالش‌هایی از این قبیل را به طور کل انکار کرد اما برگزارکنندگان رویدادها می‌توانند با استفاده از با کیفیت‌ترین پلتفرم‌های برگزاری رویداد و شناسایی مشکلات و کشف راه‌حل‌ها مخاطبان خود را گسترش دهند، به سرمایه‌گذاران به سرمایه‌گذاری در رویداد خود تشویق کنند. بیزآپس رویدادهای مجازی و ترکیبی شما را با ارائه‌ی ابزارهای قدرتمند در محیط آنلاین، ارتقا می‌دهد.
