برگزاری یک رویداد موفق و موثر به چیزی بیش از یک پلتفرم رایگان و جمع کردن افراد نیاز دارد. برای بهره بردن از ظرفیت‌های یک رویداد آنلاین– از قبیل مخارج کم‌تر، سهولت دسترسی، کشف مخاطبان هدف و غیره- در جهت خلق فرصت‌های علمی و تجاری، باید مقدمات را پشت سرگذاشت و به واسطه‌ی مواجهه با چالش‌ها و راه‌حل‌های برگزاری رویدادهای آنلاین به مرور یک رویداد موفق و موثر خلق کرد.
پلتفرم جامع شبکه سازی هوشمند: بیزآپس ساخته شده است تا به شما در برگزاری یک رویداد موفق و به یادماندنی را برای شما کمک کند.
در ادامه این مقاله 12 راهکار موثر در جهت برگزاری یک رویداد موفق و به‌یادماندنی بیان می شود.
۱. شناسایی مخاطب هدف
مهم نیست برای یک رویداد آنلاین برنامه‌ریزی می‌کنید و یا قرار است مردم را در یک سالن همایش بزرگ گرد هم بیاورید- مهم نیست آن‌چه به خاطرش آدم‌ها را کنار هم می‌آورید یک مراسم جشن بزرگ و یا یک جلسه در جهت تبادل ایده‌ها و نظرات در مورد یک موضوع تجاری و یا آموزشی است. در هر صورت شما باید بدانید این مراسم را برای چه کسانی برگزار خواهید کرد.
بی‌تردید نمی‌شود- یعنی جور در نمی‌آید- که از صنف نانواها برای برگزاری یک کنفرانس علمی پیرامون آخرین دستاوردها در زمینه‌ی تکنولوژی پزشکی دعوت کنید. حتی اگر همه‌ی آن نانواها علاقه‌مند باشند اطلاعات عمومی خود درباره‌ی موضوع صحبت شما را افزایش دهند و با میل و رغبت- چهار چشمی- چشم به دهان شما و سخنرانان مهمان بدوزند، از آن جلسه هیچ نتیجه‌ای در جهت بسط و گسترش ایده‌های اولیه به دست نخواهد آمد.
به این دلیل و البته دلایل متنوع دیگری که حرف زدن از آن‌ها در این مقاله اتلاف وقت است، بهتر است مخاطبان‌تان را غربال کنید تا در نتیجه به مخاطبان هدف برسید. از خودتان بپرسید:
- این همایش برای چه کسانی است؟
- آن‌ها- کسانی که این همایش را برایشان برگزار می‌کنید- در زندگی شخصی و حرفه‌ای خود با چه مسائل و مشکلاتی دست و پنجه نرم می‌کنند؟
- آیا این یک همایش تفریحی و سرگرم‌کننده است و یا قرار است در آن به مباحث علمی و تجاری راجع به یک موضوع مشخص بپردازید؟
- شرکت‌کننده‌ی ایده‌آل/ فرضی شما چرا در چنین همایشی شرکت می‌کند؟
پاسخ سنجیده به این سوالات و سوالات مشابه دیگر به شما کمک خواهد کرد یک رویداد موفق و به یادماندنی خلق کنید.
۲. تعریف یک هدف برای برگزاری رویداد موفق و به یادماندنی
همزمان با بهره بردن از مدل شریک یابی تجاری برای موفقیت کسب و کارتان باید ببینید که آخر سر می‌خواهید از این رویداد چه چیزی به دست آورید؟ وقتی می‌دانید چه می‌خواهید، مسیر برگزاری رویداد از آغاز تا پایان تا حدی برایتان روشن‌تر خواهد بود.
برای این‌که هدف از برگزاری رویداد برایتان روشن شود، ببینید در چه حیطه‌ای دارید رویدادتان را سروسامان می‌دهید- این رویداد همایشی مرتبط با تکنولوژی پزشکی است و یا نه اصلا قرار است موضوع بحث حول و حوش فرهنگ مصرف‌گرایی در جوامع بشری بچرخد. مثلا اگر قرار است به طرح ایده‌های برای اصلاح فرهنگ مصرف‌گرایی در جمع نانواها بپردازید، شاید بهتر باشد سراغ پلتفرم‌ها و ساز و کارهایی بروید که ابزار چت قدرتمندی برای مشارکت و به اشتراک گذاشتن تجربیات دارند اما اگر قرار است درباره‌ی دستاوردهای تکنولوژی پزشکی حرف بزنید، شاید غرفه‌های آنلاین بیشتر به کارتان بیاید.
بعد ببینید اصلا برگزاری این رویداد برای شما چه دارد و یا چه می‌خواهید برایتان به ارمغان بیاورد- درآمد ناشی از فروش بلیط و یا افزایش آگاهی مخاطبان هدف از برند مورد نظرتان؟! البته که اهداف احتمالی یک رویداد به همین یک و یا دو مورد خلاصه نمی‌شود اما به هر ترتیب شما باید بدانید از برگزاری این رویداد چه هدفی را دنبال می‌کنید.
این یک قانون است: وقتی می‌دانید می‌خواهید کجا بروید، راحت‌تر به مقصد می‌رسید.
۳. طراحی یک برند برای برگزاری یک رویداد موثر
ممکن است بپرسید خوب حالا گیریم که کارهای بالا را انجام دادیم، از کجا بدانیم که رویداد ما مخاطبان درست خودش را پیدا خواهد کرد و شرکت‌کنندگانی که در همایش شرکت می‌کنند، همان شرکت‌کنندگانی خواهند بود که انتظارشان را می‌کشیدیم. درست این‌جا و در جواب به این سوال است که طراحی یک برند برای رویداد پیش‌رو اهمیت پیدا می کند.
پلتفرم‌هایی مثل؛ پلتفرم بیزآپس امکانات مفصلی را برای طراحی یک سکوی مناسب برای طراحی برند رویداد بهتان می‌دهند- چیزی شبیه به آن‌چه وب‌سایت‌های دیگر در اختیارتان می‌گذارند. با استفاده از این امکانات می‌توانید اطلاعات دقیقی راجع به همایش، اهمیت برگزاری همایش، کیستی شما و چرایی برگزاری این همایش به مخاطب هدف بدهید.
این‌طور مخاطبان راجع به سخنرانان و غرفه‌های مربوط به رویداد شما آگاهی لازم را کسب خواهند کرد و در آخر راجع به شرکت کردن در آن تصمیم می‌گیرند.
البته استفاده از قابلیت‌های پلتفرم و همین‌طور وب‌سایت‌های مستقل تنها راه برای برندینگ رویداد نیست. در این موضوع- همچون باقی حوزه‌های برندینگ و بازاریابی- شبکه‌های اجتماعی و عرضه‌ی محتواهای تبلیغاتی مثل بلاگ‌پست‌ها و تیزرها و پوسترها و بروشورها نقش برجسته‌ای ایفا می‌کنند.
۴. انتخاب یک موضوع جذاب: راز آفرینش یک رویداد موفق
به هر حال شما تا به این‌جا حوزه‌ی تخصصی همایش را مشخص کرده‌اید. مثلا الان دیگر به خوبی می‌دانید که می‌خواهید یک رویداد علمی برگزار کنید و یا نه: رویداد شما یک صنعت و یا صنف شغلی به خصوصی را هدف قرار داده است- آیا رویداد شما در حوزه‌ی تکنولوژی خواهد بود و یا فرهنگ مصرف‌گرایی؟! بسیار عالی! اما ناکافی!
بهتر است پیشاپیش- همین‌طور- این موضوع را مشخص کنید که رویداد چگونه رویکردی در حوزه‌ی مورد نظرتان خواهد داشت- آیا می‌خواهید فرهنگ مصرف‌گرایی را نقد کنید و یا هدف ترویج چنین فرهنگی است؟! آیا می‌خواهید به ارتباط آخرین دستاوردهای تکنولوژی پزشکی و نقش‌شان در بهبود مسائل زیست‌محیطی بپردازید و یا قصد دارید نقش هوش مصنوعی را در طراحی و ساخت تولیدات تکنولوژی پزشکی مورد ارزیابی قرار دهید؟!
برای دست‌یافتن به یک رویکرد و در ادامه یک موضوع مناسب برای خلق یک رویداد موفق و به یادماندنی می‌توانید به داده‌هایتان در شناسایی مخاطب هدف رجوع کنید و ببینید موضوع همایش شما کدامیک از نیازها و مسائل مخاطب را پاسخ می‌دهد.
تنها این نکته را نباید از ذهن دور نگه داشت که اگر دارید تنها برای یک رویداد برنامه‌ریزی می‌کنید دست شما برای هر چقدر محدود کردن موضوع- به شرط محدود نکردن بیش از پیش مخاطبان هدف- باز است اما اگر یک سلسله رویداد آنلاین را تدارک می‌بینید در محدودتر کردن موضوع با احتیاط بیش‌تری برخورد کنید.
۵. جمع کردن یک تیم حرفه‌ای در جهت برگزاری یک رویداد موفق
هر چه هم که پلتفرم انتخابی شما پیشرفته باشد و یا مثلا مانند بیزآپس بر پایه‌ی هوش مصنوعی عمل کند، نمی‌شود از خیر یک تیم حرفه‌ای گذشت.
بیزآپس یک تیم پشتیبانی قدرتمند در اختیار برگزارکنندهای رویداد قرار می‌دهد اما توصیه می‌شود در کنار این تیم پشتیبانی از یک تیم محدود پشتیبانی فنی هم کمک بگیرید.
یکی دو نفر را برای هماهنگی‌های لازم برای سخنرانان مهمان بگذارید- باید مطمئن باشید که آن‌ها برای ارائه‌ی ایده‌هایشان در زمان برنامه‌ریزی شده چیزی کم و کسر ندارند و آماده‌اند. معمولا تاخیرهای جزیی در رویدادهای فیزیکی قابل قبول است اما اگر این تاخیرها ریتم رویداد آنلاین شما را تحت تاثیر قرار دهند و حوصله‌ی مخاطب را سر ببرند، ممکن است، او را ترغیب کنند با یک کلیک برای همیشه از رویداد شما خارج شوند.
چت‌روم‌های شما به یک مدیر نیاز دارند- کسی که بتواند فضای اتاق را سازماندهی کند و نظم ببخشد. یک مدیر مناسب برای چت‌روم‌ها به مخاطب کمک می‌کند سوالاتش را به راحتی به گوش سخنران اصلی رویداد و یا سخنرانان مهمان برساند.
اگر می‌خواهید از دل رویداد محتواهای تاثیرگذار ویدیویی و صوتی استخراج و منتشر کنید، بهتر است بخشی از سرمایه‌ی انسانی رویداد را به یک و یا چند متخصص در این زمینه‌ها اختصاص دهید تا آنان کار ثبت و ضبط و آرایش محتوا به راحتی پیش ببرند.
تلاش کردیم در این مقاله تا حدامکان مشخصات یک تیم جمع و جور برای برگزاری رویداد در یک بستر هوشمند را به شما پیشنهاد دهیم. این تیم اما متناسب با نیازهای‌تان می‌تواند بزرگ و بزرگ‌تر شود.
۶. انتخاب یک پلتفرم مناسب برای خلق یک رویداد به یادماندنی
همانطور که قبلا در مقاله (راهنمای جامع انتخاب بهترین پلتفرم برگزاری رویداد انلاین) گفتیم؛ اگر قصد دارید یک رویداد کوچک برگزار کنید، پلتفرم‌های عمومی‌تری مثل زوم و Google Hangouts می‌توانند کارتان را راه بیندازند اما هر چه ابعاد رویداد شما بزرگ‌تر می‌شود، نیاز شما به پلتفرم‌های رویداد آنلاین بر پایه هوش‌مصنوعی- نظیر بیزآپس- نیز بیشتر می‌شود. این پلتفرم‌ها امکانات فوق‌العاده‌ای را به شما ارائه می‌دهد که تنها بخشی از آن امکانات عبارتند از:
- مشاوره تخصصی در جهت برگزاری رویداد موفق و موثرتر
- استفاده از هوش‌مصنوعی در جهت جذب و همسان سازی کسب و کار شما با سایر مخاطبان
- فروش بلیط و پشتیبانی آنلاین ثبت‌نام‌کنندگان
- امکان چت‌های متنی و تصویری زنده
- پخش زنده‌ی ویدیو
- امکان تشکیل غرفه‌های مجازی
- اطلاع‌رسانی از طریق کمپین‌های مربوط به بازاریابی رویداد از طریق ایمیل و شبکه‌های اجتماعی
۷. خلق فرصت‌هایی برای شبکه سازی در کسب و کار
یکی دیگر از کارکردهای برگزاری رویداد موفق و هوشمند – چه آنلاین و چه هیبریدی، فرصت ایجاد ارتباط‌های جدید با آدم‌های خوش‌فکر و خلاق است. شرکت‌کنندگان همیشه نگران از دست رفتن چنین فرصت‌هایی در خلال برگزاری رویداد آنلاین هستند. با انتخاب یک پلتفرم مناسب و هوشمند می‌توان به شکل قابل قبولی این نگرانی را برطرف کرد. پلتفرم هوشمند جامع شریک یابی تجاری (بیزآپس) با در اختیار قرار دادن امکانات زیر از یک رویداد انلاین، فرصتی کم‌نظیر برای ایجاد ارتباط و گسترش شبکه‌ی انسانی می‌سازند:
- امکان چت همزمان
- ایجاد رویدادهای خوشه‌ای در دل رویدادهای بزرگ‌تر
- امکان استفاده از ابزارهای تعاملی شبکه‌های اجتماعی
- امکان پخش زنده‌ی ویدیویی
- امکان شبکه سازی انلاین بین افراد و کسب و کارها
۸. آزمایش ابزارهای تکنولوژیک برای برگزاری رویداد آنلاین موفق
ابزارهای مربوط به برگزاری رویداد باید قبل از رویداد یک بار به طور دقیق آزمایش شوند- باید مطمئن شوید که همه‌ی آن‌ها به درستی کار می‌کنند. از تیم پشتیبانی خود بخواهید که این فرایند را با دقت انجام دهند: اتصال اینترنتی را چک کنند، ببینند نور و دوربین خوب کار می‌کند و یا نه و کیفیت صدا جوابگوی مخاطبان خواهد بود؟
۹. ارسال دعوت‌نامه برای شرکت در رویداد آنلاین
بالاتر از اهمیت برگزاری کمپین‌های ایمیلی صحبت کردیم. چرا نباید از این ابزار به خوبی بهره گرفت؟! برای شروع خوب است یک لیست مفصل از شرکت‌کنندگان خود تهیه و برایشان از طریق ایمیل دعوت‌نامه بفرستید.
ایمیل‌هایی برای یادآوری تاریخ و ساعت رویداد به ثبت‌نام‌کنندگان و همین‌طور نحوه‌ی استفاده از پلتفرم نه تنها به شما در برگزاری یک رویداد موفق و کم‌نقص کمک می‌کند، بلکه به آنان اطمینان می‌دهد همه‌چیز به خوبی پیش خواهد رفت.
۱۰. آماده‌سازی سخنرانان مهمان جهت برگزاری رویداد موثرتر
پیش‌تر پیشنهاد کردیم که حتما از یک و یا دو نفر برای ایجاد هماهنگی‌های لازم میان سخنرانان استفاده کنید. بگذارید کمی بیشتر راجع به این موضوع حرف بزنیم:
باید همه‌چیز را برای یک اجرای موفقیت‌آمیز برای سخنرانان مهمان فراهم کنید. ببینید:
- آیا سخنرانان به همه‌ی فناوری‌های لازم را در اختیار دارند؟
- آیا از زمان آغاز سخنرانی و زمانی که در اختیارشان قرار داده شده است آگاه‌اند؟
- آیا نسبت به اختلال‌های احتمالی در برقراری ارتباط چیزی می‌دانند و می‌دانند در چنین موقعیتی باید چه کنند؟
سعی کنید همه‌چیز را از یک زاویه‌ی دید وسیع نگاه کنید تا هارمونی مورد نظر در میان سخنرانان را به راحتی مورد ارزیابی قرار دهید.
۱۱. نقش تولید محتوا با کیفیت در برگزاری رویداد موفق
یکی از اشتباهات اساسی که معمولا برگزار کنندگان بعد از هر رویداد به آن مرتکب می‌شوند، رها کردن شرکت‌کنندگان در میانه‌ی آسمان و زمین است. باید ارتباطات را حفظ کرد و عرضه‌ی محتواها یکی از مهم‌ترین راهکارها برای بسط و گسترش ارتباطات ایجاد شده در حین برگزاری رویداد است.
برای استفاده از قابلیت‌های عرضه‌ی محتوا می‌توانید ویدیوها و فایل‌های به اشتراک‌گذاشته در حین رویداد را به محتواهای متنی و فایل‌های قابل دانلود بهینه کنید. هر چه بیشتر مخاطبان خود را تغذیه کنید احتمال حضور آنان در رویدادهای بعدی را بالاتر خواهید برد.
۱۲. دسته‌بندی آمارهای به دست آمده از برگزاری رویداد
یک رویداد موفق می‌تواند مجموعه‌ای از داده‌های ارزشمند را در اختیار برگزارکنندگان آن قرار دهد. پلتفرم‌های هوشمند همچون پلتفرم بیزآپس خود این داده‌ها را استخراج و دسته‌بندی می‌کنند و در اختیار برگزارکنندگان قرار می‌دهند. نظرسنجی‌ای که برگزارکنندگان پس از هر رویداد انجام می‌دهند و همچنین داده‌هایی که پلتفرم در اختیار می‌گذارد باید جواب روشنی برای سوالات زیر داشته باشند:
- چند نفر برای رویداد ثبت‌نام کردند؟
- چند نفر از ثبت‌نام‌کنندگان در رویداد شرکت کردند؟
- کدامیک از جلسات محبوبیت بیشتر و کدامیک محبوبیت کم‌تری دارند؟
پاسخ به این سوالات و سوالات بیش‌تری نظیر آن‌ها می‌توانند به شما کمک کنند که در آینده رویداد بهتری برگزار و ارتباطات موثرتری برقرار کنید.
همه‌ی راهکارهای بالا تنها به یک اصل اساسی اشاره دارند: برنامه‌ریزی. برای رسیدن به یک ارتباط موثر باید شناخت دقیقی از مخاطب، هدف و موضوع رویداد به دست آورید.
