یکی از کلیدی‌ترین چالش‌های پیرامون برگزاری یک رویداد آنلاین و یا هیبریدی، انتخاب بهترین پلتفرم برگزاری رویداد است. چرا که هیچ‌چیز مهم‌تر از بستری حرفه‌ای برای برگزاری رویداد نیست. به بیانی دیگر انتخاب بهترین پلتفرم برگزاری رویداد گامی بسیار مهم و چالش‌برانگیز در مسیر برگزاری رویداد به حساب می‌آید. به راستی چه معیارهایی برای برگزیدن یک پلتفرم رویداد آنلاین وجود دارد؟ چگونه می‌توان از میان این همه بهترین پلتفرم را برای سر و سامان دادن به یک رویداد بی‌نقص دستچین کرد؟! در این مقاله قرار است معیارهایی به دست بدهیم که به شما در انتخاب یک پلتفرم برگزاری رویداد آنلاین کمک می‌کنند.
بسیاری از این معیارها پیرامون پلتفرم هوشمند برگزاری رویدادهای هیبریدی و آنلاین بیزآپس نیز صادق است. برای آشنایی بیشتر با چم و خم برگزاری رویداد بر بستر پلتفرم بیزآپس می‌توانید سری به صفحه‌ی اصلی وب‌سایت بزنید.
۱. یک رویداد بی‌نقص بر بستر بهترین پلتفرم برگزاری رویداد انلاین را تصور کنید
اگر تا به حال به این فکر نکرده‌اید که یک رویداد بی‌نقص و یا به بیانی دیگر رویداد مطلوب شما چه جور رویدادی است وقتش رسیده کمی درباره‌ی آن تصویرسازی کنید و از ویژگی‌های برگزاری رویداد موفق و موثر سر در بیاورید.
پیش از هر چیز بهتر است بدانیم که دنبال چه‌جور چیزی هستیم. در مسیر پیدا کردن یک پلتفرم برگزاری رویداد مجازی باید به سوالاتی از این قبیل جواب بدهیم:
- قرار است رویداد ما چه‌چیزی عرضه کند- محتواهای آموزشی یک نشست ایده‌پردازی رونمایی از یک محصول و یا… چه؟!
- برای ارایه‌ی آن‌چه در خلال رویداد می‌خواهید عرضه کنید به چه فیچرهایی نیاز دارید و یا درست‌تر آن‌که پلتفرمی که بر بستر آن رویداد مجازی خود را برگزار می‌کنید باید چه امکاناتی داشته باشد؟
- آیا خودتان به تنها می‌توانید رویداد مجازی را برگزار و مدیریت کنید و یا برای برگزاری رویداد به یک تیم حرفه‌ای نیازمندید؟
- برای برگزاری رویداد تان چقدر بودجه در نظر گرفته‌اید؟
این سوالات ابتدایی و سوالاتی مشابه به آن‌ها می‌توانند تصویر روشنی از آن‌چه واقعا برای برگزاری رویداد مجازی نیاز دارید به شما بدهند.
۲. ببینید برای برگزاری یک رویداد به چه چیزی نیاز دارید
یک چک‌لیست از آن‌چه برای رویداد مجازی تان نیاز دارید درست کنید. این چک‌لیست باید براساس هدف و بودجهی در نظر گرفته شده برای برگزاری رویداد تهیه شود. ما این‌جا یک‌سری از نیازهای احتمالی را آورده‌ایم. با وجود این معتقدیم بهتر است با کمک گرفتن از لیست زیر چک‌لیست شخصی خودتان را درست کنید.
- تصویربرداری و پخش زنده‌ی رویداد
- محتواهای از پیش ضبط‌شده
- تطابق‌سازی رویداد با ویژگی‌های بصری برند مثل لوگو و پالت رنگی و فونت و … .
- امکانات نمایشگاه از قبیل جایگاه اسپانسر و غرفه‌های مجازی و همین‌طور جایگاه تبلیغات احتمالی
- امکان برگزاری یک رویداد چند روزه بر بستر پلتفرم
- امکانات ثبت‌نام کاربر برای رویداد
- امکان برگزاری جلسات پرسش و پاسخ
- ویژگی اتاق‌های گفتگوی خصوصی(چت)
- برگزاری نظرسنجی زنده
- امکانات گیمیفیکیشن ( کیفیت برگزاری بازی‌های طراحی شده در طول رویداد و …)
شبکه سازی آنلاین به کمک رویداد امروزه یکی از رایج‌ترین راه‌ها برای توسعه و گسترش شبکه‌های ارتباطی به شمار می‌رود. از همین‌رو امکاناتی نظیر دسترسی به محتواهای از پیش ضبط‌شده و برگزاری جلسات پرسش و پاسخ و نظرسنجی زنده و گیمیفیکیشن اهمیتی روزافزون یافته است.
۳. نقش داده‌ها را در انتخاب بهترین پلتفرم برگزاری رویداد دست‌کم نگیرید
داده‌های حاصل از برگزاری رویداد و – در برخی از پلتفرم‌های پیشرفته‌تر همچون بیزآپس- داده‌های دسته‌بندی شده توسط تکنولوژی هوش مصنوعی (AI) در برگزاری رویداد مجازی جاری و آینده نقش مهمی دارند. اهمیت داده‌ها را دست کم نگیرید.
لازم است حساسیت زیادی درباره‌ی نحوه‌ی استخراج دادها و آنالیز مربوط به آن‌ها به خرج بدهید. ببینید آیا پلتفرم می‌تواند این داده‌ها را همزمان و پس از برگزاری رویداد عرضه کنید و یا نه! مهم است ببینید مخاطبان‌تان به کدامیک از محتواهای ارایه‌شده اقبال بیش‌تری داشته‌اند تعداد کلیک‌ها چقدر بوده است و مدت زمان تماشا را چقدر می‌توان تخمین زد.
داده‌ها در مرحله‌ی بازاریابی رویداد نیز اهمیت فراوانی دارند- آن‌جا که شما با در کنار هم قرار دادن آمار رویداد پیشین‌تان و تکیه به نتایج آن برای رویداد آینده برنامه‌ریزی کنید. در نتیجه بسیار مهم است که پلتفرم انتخابی شما از پی برگزاری هر رویداد داده‌های ارزشمندی به شما عرضه کند.
“داده ها چراغ راه شما برای انتخاب بهترین پلتفرم برگزاری رویداد هستند.”
رویدادتان چه تماما یک رویداد مجازی و چه یک رویداد هیبریدی(نیمه‌حضوری) باشد داده‌ها می‌توانند برای برگزاری رویداد مجازی بعدی در نقش یک نجات‌دهنده ظاهر شوند و دستاوردهایتان از یک رویداد را به شکل چشم‌گیری افزایش دهند.
۴.رضایت سرمایه‌گذاران را در انتخاب بهترین پلتفرم برگزاری رویداد جدی بگیرید
لابد شما هم مانند همه‌ی برگزارکنندگان رویداد مجازی بدتان نمی‌آید حالا که دارید برای برگزاری رویداد آنلاین دست به کار می‌شوید یک سرمایه‌گذار مناسب پیدا کنید تا نه تنها پرداخت هزینه‌های مربوط به رویداد را بر عهده بگیرد بلکه شما نیز از مواهب اقتصادی برگزاری رویداد پولی به جیب بزنید. خوب اگر به دنبال یک سرمایه‌گذار خوب می‌گردید باید خواسته‌ها و نیازهای او را در انتخاب بستر مناسب برگزاری رویداد در نظر بگیرید. شما چه چیزی می‌توانید به سرمایه‌گذار و غرفه‌دارهایتان عرضه کنید؟
- یک غرفه‌ی دلباز مجازی با قابلیت تعامل میان فروشنده و بازدیدکننده؟
- یک فرصت کم‌نظیر برای تور کردن مخاطبان هدف؟
- ارایه‌ی داده‌های کارامد درباره‌ی بازدیدکنندگان رویداد؟
- فرصتی برای تعامل زنده بین غرفه‌دار و بازدیدکننده؟
- جایگاه مناسب برای عرضه‌اندام سرمایه‌گذار؟
۵. موقعیت جذب و درگیری مخاطب بر بستر پلتفرم را ارزیابی کنید
قدیمی‌ها یک ضرب‌المثل داشتند و دایما آن را بر زبان می‌آورند و یا روی کاغذ بر پیشانی دیوار حجره‌شان می‌چسباندند. آن ضرب‌المثل این بود:«[درنهایت] هدف رضایت مشتری‌ست!». در نگاه اول بسیار عامیانه به نظر می‌آید اما وقتی خوب در بحرش فرو می‌روید در خواهید یافت که ضرب‌المثلی دقیق‌تر از آن در حوزه‌ی کسب‌و‌کار نمی‌شود پیدا کرد.
“رضایت مخاطبان یک شرط اساسی برای انتخاب بهترین پلتفرم برگزاری رویداد انلاین است!”
این ضرب‌المثل در برگزاری رویداد مجازی هم بسیار کاربردی است- به این معنا که همه‌ی امکانات موجود در هر پلتفرمی باید در راستای جذب و درگیر کردن بازدیدکنندگان به کار گرفته شوند. این موضوع بسیار حساس‌تر می‌شود وقتی که دارید رویدادی را به صورت مجازی برگزار می‌کنید. در نتیجه پیشنهاد می‌دهیم هنگام برگزاری رویداد در نظر بگیرید آیا امکانات پلتفرم به اندازه‌ی کافی می‌توانند برای مخاطب جذاب باشند؟
- امکانات پلتفرم جهت برگزاری نشست مجازی
- فرصت پرسش و پاسخ
- شیوه‌ی نظرسنجی از مخاطب
- نحوه‌ی برگزاری جلسات دو نفره
- امکان گردهمایی غرفه‌داران
- فرصت‌های استراحت
این لیست را می‌توان تا صبح ادامه داد. مهم اما این است که رویداد شما چشم و گوش و دل مخاطب را به دست بیاورد و او را برای مشارکت در بخش‌های مختلف یک رویداد مجازی ترغیب کند. این دریچه بیزآپس یکی از بهترین پلتفرم های برگزاری رویداد در ایران به شمار آورد. این پلتفرم تنها بستر در ایران است که از تکنولوژی هوش‌مصنوعی در برگزاری رویدادهای همسان‌ساز بهره می‌برد. اگر تصمیم دارید بر این تنها پلتفرم شبکه سازی کسب و کار هوشمند در ایران یک رویداد خلق کنید با تیم پشتیبانی ما ارتباط بگیرید.
۶. ببینید عیار پشتیبانی فنی پلتفرم برای برگزاری رویداد مجازی چقدر است!
لابد با خودتان می‌گویید یک رویداد مجازی که این حرف‌ها را ندارد- راست هم می‌گویید: برخی از رویدادهای آنلاین با یک‌سری امکانات اولیه و بدون دنگ و فنگ پیش می‌روند. اما اگر تصمیم گرفتید رویداد خلاقانه و متمایز از رویدادهای دیگر برگزار کنید چه؟!
آن‌وقت دیگر تنها امکانات مرسوم شاید نتوانند توقعات شما را برآورده کنند. این‌جاست که شما باید از یک تیم پشتیبانی فنی قدرتمند کمک بگیرید. خیلی از پلتفرم‌ها پشتیبانی فنی دارند اما آیا پشتیبان‌ها می‌توانند در تحقق نیازهای رویداد مجازی شما به اندازه‌ی کافی تاثیرگذار باشند؟!
- آیا اتاق‌های گفتگوی خصوصی(چت) را پشتیبانی می‌کنند؟
- اگر وسط رویداد مشکلی پیش آمد می‌توانند مشکل را شناسایی و بلافاصله رفع کنند؟
- آیا می‌توانند از چند اتاق در طول برگزاری رویداد پشتیبانی کنند؟
- برای سخنرانان چه؟ آیا می‌توانند فضای گسترده‌تری برای استفاده از چندین سخنران در اختیار شما بگذارند؟
- اگر قرار است محتوای از پیش حاضرشده‌ای در اتاق ارایه شود آیا آنان آمادگی دارند که مراحل فنی به اشتراک‌گذاری محتواهای آماده‌شده را برای شما هموار کنند؟
هنگام انتخاب پلتفرم مناسب برگزاری رویداد آنلاین حتما عیار پشتیبانی فنی پلتفرم و امکاناتی که آنان در اختیار قرار می‌دهند را بررسی کنید.
“تیم پشتیبانی قدرتمند حکم هوا را برای پلتفرم های برگزاری رویداد دارد.”
۷. تا جایی که می‌توانید بودجهی برگزاری رویداد مجازی را افزایش دهید
هزینه‌ی استفاده از برخی پلتفرم‌ها مثل بیزآپس با توجه به امکاناتی که عرضه می‌کنند شگفت‌انگیز است- در واقع یک‌جور موهبت برای برگزارکنندگان رویداد مجازی به شمار می‌رود- به ویژه اگر سودای برگزاری یک رویداد b2b را در سر می‌پروارنید و قصد دارید از فرصت برگزاری رویداد در جهت شبکه‌سازی با کسب و کارها بهره ببرید.
پیشنهاد ما این است که هر چه می‌توانید برای شخصی‌سازی رویداد مجازی‌تان خرج کنید. بگذارید رویداد موثرترین چهره‌اش را برای شریک‌یابی تجاری و شبکه‌سازی و اهداف متعالی دیگر در حوزه‌ی کسب و کار و آموزش به شما نشان دهد.
جمع‌بندی
هر چه بیشتر بدانید چه می‌خواهید بهتر برنامه می‌ریزد و هر چه برنامه‌ی شما واقع‌بینانه و موثرتر باشد پلتفرم مناسب‌تری را برای برگزاری رویداد مجازی انتخاب می‌کنید.
نه! ما اعتقاد نداریم که برای برگزاری یک رویداد مجازی مناسب همه‌چیز به انتخاب پلتفرم و بودجهی شما بستگی دارد اما نقطه‌ی آغاز برگزاری یک رویداد موثر آنلاین حتما دست گذاشتن روی بهترین پلتفرم‌هاست- نه تنها ارزشش را دارد بلکه بسیار مهم است برای انتخاب یک پلتفرم مناسب و برگزاری یک رویداد مجازی یکپارچه از زمان و بودجهی مورد نظرتان هزینه کنید.
سوالات متداول
ویژگی بهترین پلتفرم برگزاری رویداد چیست؟
تصمیم‌گیری درباره٬ی بهترین پلتفرم های برگزاری رویداد انلاین به اهداف و سرمایه‌گذاران و مخاطبان شما بستگی دارد. چشمان‌تان را ببندید و رویداد خود را در بهترین حالت ممکن تصور کنید- چه ویژگی‌هایی دارد و دقیقا چگونه برگزار می‌شود؟ حال بررسی کنید که کدامیک از پلتفرم‌ها می‌توانند نیازهای رویداد شما را بر اساس رویاهایی که برایش زیر سر دارید برآورده کنند.
بهترین پلتفرم های برگزاری رویداد در دنیا چه ویژگی‌هایی دارند؟
امروزه بهترین پلتفرم های برگزاری رویداد انلاین در دنیا به هوش مصنوعی مجهز هستند. آنان به این واسطه‌ی الگوریتم‌ها شما را به مخاطبان بالقوه‌تان متصل می‌سازند و رویداد شما را غنی می‌بخشند. در کنار این ویژگی منحصر به فرد بهترین پلتفرم های برگزاری رویداد نظیر بیزآپس به امکاناتی همچون غرفه‌های مجازی و پخش چندین تصویر به صورت همزمان در هنگام سخنرانی و پوشش دست‌کم ۵ زبان رایج دنیا و اتاق‌های چت خصوصی و عمومی و ارتباط صوتی و متنی مجهز هستند.
چرا بیزآپس از جمله بهترین پلتفرم‌های برگزاری رویداد در ایران به شمار می‌رود؟
پلتفرم بیزآپس به واسطه‌ی بهره‌برداری از تکنولوژی هوش مصنوعی- تا این لحظه- منحصر به فردترین پلتفرم برگزاری رویداد در ایران به شمار می‌رود. این پلتفرم همچنین به همه‌ی امکانات بهترین پلتفرم های برگزاری رویداد در دنیا همچون نمایشگاه مجازی خدمات و محصولات مجهز است.
