یک رویداد گروهی متشکل از افراد متخصص و علاقمند در حوزه‌ای خاص همایش نام دارد؛ افراد در همایش دور هم جمع می‌شوند و درباره موضوع مربوطه به بحث، گفتگو و ارائه اطلاعات می‌پردازند. همایش‌ها در انواع مختلفی برگزار می‌شوند و نحوه اجرای آن‌ها به نسبت موضوعشان متفاوت است. شخصی که وظیفه برگزاری همایش را برعهده دارد، مدیر همایش نامیده می‌شود و در صورت نبود این شخص، هماهنگی امور همایش به خوبی انجام نخواهد شد. برگزارکننده همایش موظف است 0 تا 100 مراسم را همراه با جزئیات به کمک افراد و ابزارهای مختلف اجرا و مدیریت کند. بیزآپس یکی از آن ابزارهایی به شمار می‌رود که با تکیه بر تکنولوژی نوین هوش مصنوعی، به برگزاری آسوده یک همایش به صورت آنلاین و هیبریدی کمک می‌کند. در ادامه بیشتر با این پلتفرم هوشمند آشنا خواهید شد.
مدیر همایش کیست؟
همایش، رویدادیست که برگزاری آن نیاز به دقت، هماهنگی و کنترل بسیاری دارد. از این رو نیاز است شخصی نظارت کامل بر تمام امور این برنامه داشته باشد. به شخصی که مسئولیت 0 تا 100 برگزاری همایش، اجرا، کنترل و نظارت بر تمامی بخش‌ها را برعهده دارد، مدیر همایش گفته می‌شود. عدم حضور مدیر برای برگزاری یک همایش می‌تواند مشکلات زیادی را در پی داشته و در نتیجه منجر به نارضایتی شرکت‌کنندگان شود. از این رو اگر قصد برگزاری همایشی را دارید، حتما از یک مدیر حرفه‌ای که تجربه انجام این کار را داشته باشد کمک بگیرید.
“وجود ابزارهایی مانند پلتفرم برگزاری رویداد بیزآپس، از وظایف بی‌شمار مدیر همایش نیز می‌کاهد و امکاناتی مانند بلیط فروشی آنلاین، استیج سخنرانی، غرفه محصولات و …را با مدیریت آنلاین به برگزار کننده همایش هدیه می‌دهد.”
وظایف مدیر همایش چیست؟
برای برگزاری یک همایش، حضور چندین تیم مختلف ضروری است که هر کدام وظیفه برگزاری و در دست گرفتن بخشی از رویداد را بر عهده دارند. نظارت بر عملکرد تمامی این تیم‌ها و کنترل افراد مختلف، مسئولیت اصلی مدیر همایش است. در واقع مدیر همایش به عنوان برگزار کننده همایش باید بتواند همزمان بر روند عملکرد و اجرای تمامی بخش‌های همایش نظارت کافی داشته و در صورت بروز هرگونه مشکل، اقدام به برطرف کردن آن‌ها کند. از جمله وظایف مدیر همایش می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:
- نظارت بر روند اجرایی و علمی رویداد و همایش براساس سیاست‌های کلی کنفرانس
- کنترل بخش‌های مختلف و انتقال دستورات لازم به هر قسمت
- تصمیم‌گیری‌های لحظه‌ای در موارد خاص با توجه به سیاست‌های کلی همایش
- صدور حکم دبیر همایش
- صدور حکم مسئولین واحدها به پیشنهاد دبیر همایش
در واقع یک مدیر همایش نه تنها باید به مسئولیت‌های خود مسلط باشد، بلکه باید نسبت به وظایف تمامی بخش‌هایی که در برگزاری همایش دخیل هستند نیز آگاه بوده و نظارت کامل داشته باشد. در ادامه به بررسی وظایف مسئولان همایش خواهیم پرداخت:
وظایف کمیته علمی همایش چیست؟
دبیر علمی همایش موظف است پس از آن که ابلاغیه را از مدیر همایش دریافت کرد، ضمن تشکیل کمیته علمی که مرکب از متخصصین فن مربوطه و افراد متبحر در زمینه علمی همایش است، تمامی نکات را با آنان در میان بگذارد. وظایف کلی کمیته علمی عبارتند از:
- تعیین محور های علمی-پژوهشی همایش
- انتخاب هیئت داوران همایش
- تنظیم چک لیست استاندارد
- ارسال و دریافت مقالات در میان هیئت داوران به منظور اعلام نظر
- انتخاب مقالات برگزیده و اعلام به دبیرخانه
- تنظیم برنامه علمی همایش
وظایف تیم اجرایی همایش چیست؟
تیم اجرایی متشکل از دبیرخانه، تیم تبلیغات، انتشارات، تدارکات، تشریفات، روابط عمومی، سمعی و بصری و IT است. از جمله وظایف اصلی تیم اجرایی همایش عبارت است از:
- تنظیم برنامه اجرایی همایش
- آماده سازی واحدهای اجرایی و انتخاب مسئولین مربوطه در هر بخش
- تعیین محل برگزاری همایش
- بررسی امکانات و کمبودهای احتمالی
- شناسایی افراد مناسب و توانمند و دعوت از آن‌ها
- تعیین ظرفیت ثبت نام در همایش ضمن در نظر گرفته بودجه
وظایف بخش دبیرخانه همایش چیست؟
یکی از مهم‌ترین تشکیلات اجرایی در برگزاری همایش، دبیرخانه است. از جمله وظایف این بخش می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:
- هماهنگی جلسات بین برگزارکنندگان و کمیته‌های مختلف همایش
- پیگیری مصوبات
- ارسال گزارشات لازم به مدیر همایش
- ارسال مقالات به دبیر علمی و جمع‌آوری نظرات هیئت داوران با هماهنگی دبیر علمی
- بررسی روند ثبت نام
- انجام کلیه امور مکاتباتی همایش، تبلیغات و اطلاع‌رسانی
نکات مهمی که مدیر همایش باید بداند
یک مدیر همایش نه تنها باید به وظایف خود مسلط و آگاه باشد، بلکه ضمن داشتن برنامه دقیق و رعایت نکات مهم در برگزاری یک همایش، باید بتواند با موفقیت از این فرایند گذر کند. از جمله این نکات می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:
- موضوع همایش: مدیر همایش باید نسبت به موضوع رویداد آگاهی کافی داشته و نسبت به کسب اطلاعات تکمیلی در آن زمینه اقدام کند.
- برنامه‌ریزی: نداشتن برنامه دقیق و اصولی در هر کاری منجر به شکست آن خواهد شد. برای برگزاری یک همایش خوب، نیاز است از یک برنامه حرفه‌ای پیروی کرد.
- ارتباطات موثر: یک مدیر همایش برای این که موفق عمل کند، باید ارتباطات موثری با تمام بخش‌های برگزارکننده همایش داشته باشد. در واقع تعامل با اعضای تیم می‌تواند در ارزیابی وضعیت و بهبود سیستم نقش چشمگیری ایفا کند.
چرا هر برگزار کننده همایش باید با بیزآپس آشنایی داشته باشد؟
برگزار کنندگان همایش با وجود مشغله بسیاری که دارند همواره به دنبال راهکارهای ساده و هوشمند هستند. با وجود پلتفرم‌های بسیاری که امروزه برای برگزاری رویداد آنلاین و هیبریدی وجود دارد، بخش اعظمی از مشغله این افراد کم شده است. اما عملکرد هوشمند در بسیاری از این پلتفرم‌ها دیده نمی‌شود. سیستم هوشمند بیزآپس، با تکیه بر تکنولوژی نوین هوش مصنوعی، علاوه بر برگزاری انواع رویدادهای آنلاین و هیبریدی، امکان شریک‌یابی تجاری هوشمند را نیز مهیا کرده است. این پلتفرم بین‌المللی بوده و می‌تواند برای برگزاری همایش‌های بین‌المللی به کمک مدیران همایش بیاید. درست است که این توضیحات ابتدایی هر برگزار کننده‌ای را مجاب می‌کند تا از این پلتفرم برای برگزاری همایش خود استفاده کند، اما به شما پیشنهاد می‌کنیم برای اطلاع کامل از امکانات بیزآپس به https://bizups.ai/ مراجعه کنید.
جمع‌بندی
حضور در محافل علمی و تخصصی از طریق همایش، محاسن زیادی را برای افراد به همراه دارد و برای شرکت‌کنندگان بسیار محبوب است. باید در نظر داشت که برگزاری این قبیل از همایش‌ها نیازمند دقت و برنامه اصولی بوده و حتما باید روند اجرایی آن توسط شخصی به نام مدیر همایش کنترل شود. ما در این مقاله به طور کامل به این موضوع اشاره کردیم که مدیر برگزاری همایش کیست و چه نقشی را بر عهده دارد. همچنین گفتیم که یک برگزار کننده همایش لازم است با امکانات مختلف و ابزارهای کاربردی برگزاری رویداد آنلاین و هیبریدی همچون بیزآپس آشنایی داشته باشد تا بتواند فرایند اجرایی یک همایش را ساده تر از قبل مدیریت کند.
سوالات متداول
آیا مدیر همایش باید با تمامی بخش‌های برگزار کننده همایش در ارتباط باشد؟
بله، مدیر همایش وظیفه کنترل عملکرد تمامی بخش‌های برگزاری همایش را بر عهده دارد.
آیا مدیر همایش اختیار تصمیم‌گیری از جانب خود را دارد؟
در مواقعی خاص مدیر همایش می‌تواند متناسب با سیاست‌های کلی همایش، بطور مستقل تصمیم‌گیری کند.
آیا برگزار کننده همایش می‌تواند از راه دور همایش را مدیریت کند؟
بله برگزار کننده همایش با استفاده از ابزارهای برگزاری رویداد آنلاین می‌تواند یک همایش را مدیریت کند و با سایر وسایل ارتباطی با دیگر اعضا در ارتباط باشد.
