اگر صاحب کسب و کاری کوچک هستید، سیستم سازی در کسب و کار از جمله راهکارهایی است که دیر یا زود- در مسیر رشد و توسعه- با آن مواجه خواهید شد. به هر ترتیب سطح فعالیت‌های روزمره تا حدی بسط و گسترش می‌یابد که دیگر نمی‌توانید در جزییات همه‌ی آنان دخالت کنید و برای مدیریت پیش‌پا افتاده‌ترین چیزها وقت بگذارید. شما- به مثابه یک کارآفرین- باید تمرکز خود را بر روی طراحی مسیر رشد و بهبود کسب و کار بگذارید. این‌جاست که سیستم‌سازی به کار می‌آید و کسب و کارتان را پیش می‌اندازد. در این مقاله از مجموعه مقالات بیزآپس می‌کوشیم نکاتی را در میان بگذاریم تا به شما در آموزش سیستم سازی کسب و کار کمک کند و از پنج دامی پرده‌برداری می‌کنیم که در سیستم‌بندی فرایند کسب و کار شما را تهدید می‌کند.
۱_ فرایند سیستم سازی در کسب و کار بدون تحقیق شما را به دام خواهد انداخت
گاهی درک نادرست کارآفرینان تازه‌کار از سیستم سازی در کسب و کار و حواله دادن کارها به این متخصص و آن کارشناس برای‌شان دردسرساز خواهد بود. تصور کنید قرار است گره‌ای را با یک متخصص فناوری اطلاعات(IT) باز کنید. بهتر است پیش از آغاز همکاری راجع به فرایند کار و جزییات تعیین‌‌‌‌کننده‌ی متخصص تحقیق کنید و اطلاعاتی به دست نیاورید. به هر حال شما مالک این پروژه هستید و باید درک مناسبی از فرایندها داشته باشید.
مایکل ای-گربر می‌گوید کارها اغلب بر اساس خواست صاحبان کسب و کارها پیش می‌روند- نه آن‌چه یک کسب و کار واقعا به آن نیاز دارد. در نتیجه شما علاوه بر شناخت فرایندها باید درک درستی از نیازهای کسب و کار خود داشته باشید. پس تحقیق پیرامون موضوعاتی از این قبیل را نادیده نگیرید.
۲_ پرهیز از برنامه‌ریزی آغاز یک سقوط آزاد برای کسب و کار شماست
کارشناسان کسب و کار می‌گویند برنامه‌ریزی نکردن، خود یک‌جور برنامه‌ریزی است- اما برنامه‌ای که به شکست شما می‌انجامد. از طرف دیگر، سیستم سازی در کسب و کار بدون تدوین یک برنامه‌ی دقیق امکان‌پذیر نیست. شما برای برنامه‌ریزی به مواردی از این دست نیاز دارید:
- شناسایی وظایف و فعالیت‌های روتین
- توصیف استانداردهایی که در پایان هر فعالیت از تیم خود انتظار دارید
- شرح فلسفه‌ای که پشت هر فعالیت پنهان است
- شناسایی فرد مناسب برای هر یک از فعالیت‌ها
- ایجاد یک الگو برای مراحل هر فعالیت
- طراحی فرایندی برای بهبود فعالیت‌ها
طراحی یک برنامه‌ی موثر نیازمند برنامه‌ای استراتژیک است که فعالیت‌ها و افراد یک سیستم را به یکدیگر متصل خواهند. در این روند باید افراد را در رویدادهای درون‌سازمانی و برنامه‌های آموزشی آنلاین در پلتفرم‌هایی نظیر بیزآپس با سیستم و وظایف‌شان و چالش‌های جاری و پیش‌رو آشنا نگه دارید.
۳_ زیاده‌روی در انجام کارها به صورت همزمان به سیستم شما ضربه خواهد زد
هنگام سیستم سازی در کسب و کار خرد و استارت‌آپ‌ها باید از زیاده‌روی و پیچیدگی پرهیز کنید. در این مسیر اولویت‌بندی و درک ظرفیت‌های کسب و کارهایتان سیستم را از دام کارهای زیاد و همزمان و خستگی و ناامیدی ناشی از آن‌ها نجات خواهد داد.
برای کنترل فعالیت‌ها توجه خود را به فرایندها و کارهای روتین و تکرار شونده معطوف کنید. هنگامی که فرایندهای اساسی را طراحی کردید، می‌توانید سراغ کارهای جزیی‌تر بروید. در این مسیر نقش آزمون و خطا و مستند‌سازی در فرایندها را جدی بگیرید.
۴_ درک نادرست اعضای تیم از فرایندها و چالش‌ها سیستم را مختل خواهد کرد
اطمینان حاصل کنید که اعضای تیم شما به طور کامل در مورد فرایندهای جاری و تغییراتی که اعمال شده است، آگاه‌اند. هر چه بیشتر آنان از مزایای سیستم سازی در کسب و کار آشنا و با ذهنیت شما مانوس باشند، مشارکت‌شان بیشتر می‌شود و شانس بهره‌وری سیستم بالاتر می‌رود.
همواره به یاد داشته باشید که اعضای تیم شما قلبا می‌خواهند همه‌چیز به بهترین شکل ممکن پیش برود و فعالیت در یک سیستم از پیش طراحی و درک‌شده به آنان کمک خواهد که موفقیت‌های کوچک و بزرگ بسیاری به دست آورند و به واسطه‌ی این دستاوردها با اشتیاق بیش‌تری به کار ادامه دهند.
برخی از کسب و کارها با یک تیم دو نفره آغاز می‌شود و سپس به چندین و چند نفر گسترش می‌یابد. پیش از آن‌که تیم خود را گسترش دهید، باید از چشم‌انداز کسب و کار خود اطمینان پیدا کنید و با آموزش‌هایی درباره‌ی نحوه‌ی کار سیستم و ارتباطش با چشم‌اندازتان به تیم آگاهی بدهید. در این مسیر باشگاه کسب و کار بیزآپس و یا نمونه‌های مشابه می‌تواند اعضای تیم را بیش از پیش در معرض گفتگو و جلسات تیمی قرار دهد.
۵_ سیستم بدون برنامه‌های منظم آموزشی از کار می‌افتد
تا به الان بارها بر اهمیت برنامه‌های منظم آموزشی تاکید کرده‌ایم. با وجود این اکنون می‌خواهیم کمی مفصل‌تر به این موضوع اشاره کنیم. اگر می‌خواهید سیستم سازی در کسب و کار خود را بهبود بخشید، نباید به یک‌سری دستورالعمل‌های از پیش تعیین‌شده اکتفا کنید. فقدان آموزش‌های درون‌تیمی نظیر برگزاری وبینارهای آموزشی سیستم را در مرحله‌ی اجرا با بن‌بست مواجه خواهد کرد.
اعضای تیم شما باید به خوبی بدانند که شما از آنان چه انتظاراتی دارید و چه استانداردها و KPI هایی را برای هر یک از وظایف تعیین کرده‌اید. برای جلوگیری از دام اجرای ناقص یک سیستم کسی را در نظر بگیرید که به صورت منظم عملکردها و قواعد حاکم بر آن‌ها را بازبینی و به روزرسانی می‌کند- یک مدیر پروژه‌ی خوب می‌تواند در چنین وضعیتی کارساز باشد.
یک سند از فرایندها و راهنماهایی پیرامون چگونگی انجام هر یک از وظایف تهیه کنید و آن را در اختیار اعضای تیم در پرتال‌های آنلاین قرار دهید. با یک جستجوی ساده می‌توانید برنامه‌های مدیریت پروژه را دریافت کنید. این برنامه‌ها برای مدیریت فرایندها و طراحی چک‌لیست‌ها حرف ندارند- هم در زمان صرفه‌جویی می‌کنند و هم اسنادی که تیم با شما به اشتراک می‌گذارد را آرشیو می‌کنند. ثبت‌نام در همچون برنامه‌هایی به راحتی آب خوردن است: یک حساب کاربری رایگان راه می‌اندازید و کار را شروع می‌کنید.
جمع‌بندی
نوآوری در کسب و کار بدون سیستم سازی غیرممکن است. شما برای پیشرفت در هر یک از پروژه‌ها- دیر یا زود- باید به سمت سیستم سازی در کسب و کار حرکت کنید- بی‌تردید مسیر آسانی را در پیش ندارید اما اگر با اشتباهات رایج و چالش‌های پیش‌رو آشنا باشید، به واسطه‌ی سیستم سازی یک قدم بزرگ در مسیر اهداف کسب و کار برداشته‌اید. ما در این مقاله به ۵ مورد از این چالش‌ها اشاره کرده‌ایم- دردسرهایی که اغلب ناشی از فقدان پژوهش و برنامه‌ریزی و آموزش است.
منبع: Process
