واضح است که عوامل بسیار زیادی در شکست خوردن یک رویداد نقش دارند و این شکست‌ها در زمینه‌های گوناگونی می‌توانند دامن‌گیر برگزارکنندگان‌شان شوند. این عوامل عبارتند از موضوع رویداد، سخنرانان رویداد، پلتفرم‌های برگزاری ناکارآمد و غیره. اما یکی از مهم‌ترین و به ظاهر پیش‌پا افتاده‌ترین علت‌های شکست یک رویداد به زمان برگزاری رویداد آنلاین آن باز می‌گردد.
برگزاری یک نمایشگاه مجازی– به خصوص وقتی پای عرضه‌ی فرصت شغلی در میان است- بیش از هر چیز نیازمند یک برنامه‌ریزی منظم است. در برنامه‌ریزی رویداد یکی از اولین نکاتی که مدنظر قرار می‌گیرد- بی‌تردید- زمان برگزاری رویداد آن است.
طبیعی است که طرح اهمیت چنین مساله‌ای خواب و خوراک را از طراحان رویدادها و نمایشگاه آنلاین بگیرد- به هر ترتیب پای یک سرمایه‌گذاری همه‌جانبه در میان است. ما در این مقاله اما تلاش کرده‌ایم با در اختیار گذاشتن پاسخی برای سوالات اساسی شما پیرامون زمان برگزاری رویداد، این تهدید را به فرصت تبدیل کنیم- سوالاتی از قبیل:
- بهترین زمان برای میزبانی از نمایشگاه آنلاین کی است؟
- چگونه باید زمان مناسب را انتخاب کرد؟
- از چه ابزارهایی برای یک برنامه‌ریزی مناسب باید کمک گرفت؟
در ادامه پاسخ این سوالات را در خواهید یافت.
چرا زمان برگزاری رویداد آنلاین حرف اول را می‌زند؟
اولین پرسشی که برای میزبانی از یک دورهمی باید به آن پاسخ دهید این است که این دورهمی قرار است کی برگزار شود. وقتی راجع به وبینارها و نمایشگاه آنلاین حرف می‌زنیم اهمیت پاسخ به این سوال دو چندان می‌شود. چرا که شما دیگر تنها با یک مشت مهمان رو به رو نیستید. شما باید برنامه‌ی دقیقی برای تولید و ویرایش و انتشار محتواهای خود طراحی کنید. از سوی دیگر نه فقط از شرکت‌کنندگان استقبال می‌کنید بلکه باید یک ایده‌ی مناسب برای ایجاد هماهنگی میان سخنران‌های رویداد خود پیدا کنید. ما این‌جور وقت‌ها به همه پیشنهاد می‌دهیم که یک استراتژی برای تعیین زمان برگزاری رویداد خود در نظر بگیرند.
حالا خواهیم گفت این استراتژی را چگونه و بر چه اساسی باید تنظیم کرد اما پیش از آن باید یادتان باشد که نمی‌توان تعیین زمان برگزاری رویداد را سرسری گرفت. اگر حتی موضوع بحث برای مردم جذاب و محتواهای تبلیغاتی شما گیرا باشد هم زمان نامناسب برای برگزاری رویداد، همه‌ی نقشه‌هایتان را نقش بر آب خواهد کرد. بنابراین مهم است که بهترین روز و ساعت را در نظر بگیرید و در این میان فرصتی برای ثبت‌نام شرکت‌کنندگان و تولید سرنخ‌هایی از مخاطبان به دست دهید.
بهترین تاریخ ممکن برای زمان برگزاری رویداد چیست؟
بگذارید ابتدا لقمه را حاضر و آماده تحویل دهیم: بر اساس مطالعاتی که در یکی دو سال اخیر انجام گرفته است، وبینارهای موفق اغلب در روزهای کاری- وسط هفته- برگزار می‌شوند. مثلا روزهای دوشنبه و سه‌شنبه. چرا؟
مردم ترجیح می‌دهند آخرهفته‌های خود- پنج‌شنبه و جمعه- کمی از فضای کاری فاصله بگیرند و به خانواده‌شان برسند و یا یک دل سیر به استراحت بپردازند تا هفته‌ی آینده را با روحیه و انرژی بیش‌تری شروع کنند و ادامه بدهند. پس برای برگزاری رویداد آخر هفته‌ها را از میان گزینه‌های خود خط بزنید. جواب نمی‌دهد. به رویدادتان آسیب می‌رساند. مردم دل‌شان نمی‌خواهد در روزهای تعطیل هم پشت لپ‌تاپ بنشینند و راجع به کسب‌وکار حرف بزنند.
حالا ممکن است بگویید بسیار خب! شنبه‌ها چطور؟
شنبه‌ها و یک‌شنبه‌ها اول هفته است و معمولا کارمندان و مدیران و اساتید دانشگاه‌ها و دانشجوها با حجم عظیمی از وظایف رو به رو می‌شوند که باید نهایتا تا آخر هفته از پس همه‌شان بر بیایند. تازه این وسط یک‌سری کار هم از هفته‌ی پیش مانده که قوز بالای قوز‌اند و برنامه‌ی زمانی مردم را کاملا پر می‌کنند. پس خودتان اول هفته‌ها را برای برگزاری رویداد کنار بگذارید.
پرسش اما این‌جاست که آیا وسط هفته همواره بهترین زمان برگزاری یک رویداد آنلاین است؟! خیر!
می‌دانم ممکن است کمی گیج شوید اما اگر در هفته‌ای هستید که به یک تعطیلات طولانی‌مدت و چندروزه منتهی می‌شود بهتر است رویدادتان را آن موقع برگزار نکنید. دلیلش ساده است: مردم وقت سر خاراندن ندارند چرا که باید کارهایی را که روی دست‌شان مانده است، قبل از آغاز تعطیلات تمام کنند.
حالا با خودتان می‌گویید پس تکلیف رویداد چه می‌شود و ما کی نمی‌توانیم این نمایشگاه آنلاین را برگزار کنیم؟!
به این سوال جواب خواهیم داد اما حالا که از مطالعه‌ای که پیرامون روزهای مناسب برای برگزاری رویداد انجام گرفته است، گفتیم، بگذارید نتایج آن درباره‌ی ساعت مناسب برای برگزاری رویداد را هم به اشتراک بگذاریم.
چه ساعتی نمایشگاه آنلاین بگذاریم؟
ممکن است شما را شگفت زده کند، اما بر اساس مطالعات بهترین زمان برگزاری رویداد برای وبینارها قبل یا بعد از ساعت ناهار مردم است. می توانید بین ساعت ۱۰ تا ۱۱ صبح را انتخاب کنید. اما اگر قرار است مخاطبانی از مناطق گوناگون جغرافیایی را جذب کنید، ساعت‌های ۱ تا ۲ ظهر را پیشنهاد می‌کنند. اما برای برگزاری هر رویدادی از جمله نمایشگاه آنلاین دور و بر ساعت ۱۲ ظهر نروید. ۱۲ ظهر زمانی است که مردم ناهارشان می‌خورند و چند دقیقه‌ای از فضای کار فاصله می‌گیرند.
حالا این وسط کسی پیدا می‌شود، می‌پرسد اگر مهمان با برندهایی با فلان مشخصات باشد چه؟ اگر نمایشگاه آنلاین ما بخواهد استعدادهای برتر را در یک زمینه‌ی کاری به خصوص را جذب کند، باید چه ساعتی را برای برگزاری رویداد در نظر بگیرد.
به همین خاطر است که علی‌رغم تایید داده‌هایی که پیش‌تر درباره‌ی روزها و ساعت‌های مناسب طرح کردیم، پیشنهاد دادیم چندان به این حرف‌ها تکیه نکنید و به سمت طراحی یک استراتژی در خور بروید. به این توصیه، اهمیت استفاده از یک ابزار مناسب برای برنامه‌ریزی رویداد را هم اضافه کنید.
چه نکاتی برای طراحی یک استراتژی خوب برای تعیین زمان نمایشگاه آنلاین به شما کمک می‌کند؟
انتخاب زمان برگزاری رویداد نمایشگاه آنلاین اغلب به عواملی بستگی دارد که در زیر مجموعه‌ی بازاریابی رویداد تعریف می‌شوند- این عوامل عبارتند از:
موضوع رویداد
اگر قصد دارید رویدادی با محوریت گرمایش زمین و تغییرات آب و هوایی برگزار کنید، زمستان زمان مناسبی به نظر می‌آید. در این دوره در سراسر جهان کشورهای پیشرفته و در حال توسعه با مشکل تامین انرژی دست به گریبان‌اند و طرح چنین مساله‌ای در آن زمان می‌تواند مورد استقبال بسیاری از مردم قرار بگیرد. به این ترتیب است که موضوع رویداد در هر حوزه‌ای می‌تواند نقش تعیین‌کننده‌ای در زمان برگزاری رویداد آن ایفا کند.
پرسونای مخاطبان
شما با چه مخاطبانی سروکار دارید؟! پرسش مهمی است! مخاطبان شما بر اساس کدامیک از فرهنگهای کاری و سازمانی مشغول به کار هستند. اگر دنبال برگزاری نمایشگاه آنلاینی هستید که مخاطبان شما را هنرمندان تشکیل می‌دهند، باید مزه زیر زبان‌شان را بدانید و بدانید که اصولا چه رفتاری در محیط کار دارند. به هر حال جامعه‌ی مهندسان با جامعه‌ی وکلا متفاوت‌اند و صاحبان کسب‌وکارها نیز به ساز خودشان می‌رقصند.
گاهی امکان دارد که با ترکیبی از همه‌ی این پرسوناها مواجه باشید. در نتیجه بهتر است به نکات اشتراک‌شان توجه کنید. در نتیجه نمی‌شود اهمیت پرسونای مخاطبان را دست‌کم و یا به کل نادیده گرفت.
هدف از برگزاری نمایشگاه آنلاین
چرا این نمایشگاه را برگزار می‌کنید. می‌خواهید استعدادهای عرصه‌ی کسب‌وکار را جذب کنید و یا به دنبال رونمایی از محصولات‌تان هستید؟! به هر حال سخن جایی و هر نکته مکانی دارد. باید بگردید و در زمان مناسب در خلال برگزاری نمایشگاه آنلاین‌تان به هدف بزنید.
منابع و امکانات برگزارکنندگان رویداد
هرگز با دست خالی مقدمات یک رویداد را آماده نکنید. پیش از آن، منابع مورد نیاز و قابل پیش‌بینی را فراهم کنید و از حامیان مالی‌تان بخواهید که به شما در تامین آن‌ها کمک کنند. تعیین زمان برگزاری رویداد را به تاریخ و ساعتی موکول کنید که تکلیف منابع انسانی و مالی شما روشن شده است و تصویر نسبتا شفافی راجع به وظایف و سرعت انجام آن‌ها دارد.
شرایط اجتماعی و صنفی
این مقاله زمانی منتشر می‌شود که فیلمسازان هالیوود در اعتراض به قانون کار از نوشتن و ساختن تا اطلاع‌ثانوی انصراف داده‌اند و خانه‌نشین شده‌اند. بسیار عجیب و البته غیرمنطقی است که شما درست در چنین زمانی رویدادی را با حضور آنان برنامه‌ریزی کنید. پس بهتر است قبل از تعیین زمان برگزاری رویداد نیم‌نگاهی هم به شرایط اجتماعی و صنفی داشته باشید.
به موارد بالا می‌شود فاکتورهای دیگری را نیز اضافه کرد. آن‌چه اهمیت دارد بررسی همه‌جانبه‌ی عواملی است که مستقیم و غیرمستقیم در تعیین زمان برگزاری رویداد نقش ایفا می‌کنند. حالا بد نیست کمی هم به ابزار مناسب برای زمانبندی برگزاری یک نمایشگاه آنلاین بپردازیم.
کدام یک از ابزارها و منابع به شما در برنامه ریزی نمایشگاه آنلاین کمک می‌کند؟
به لطف ابزارها و منابع مختلف، هرگز برنامه ریزی یک نمایشگاه آنلاین تا به امروز این همه آسان نبوده است. در اینجا سه ابزار ضروری برای سازماندهی یک رویداد آنلاین موفق را برایتان فهرست کرده‌ایم:
ابزارهای زمانبندی آنلاین
استفاده از ابزارهای زمانبندی آنلاین مانند Calendly، Doodle و Zoom Scheduler می تواند کل فرآیند برنامه‌ریزی یک وبینار را ساده کند. این ابزارها به شما این امکان را می‌دهند که با تیم خود به راحتی همکاری کنید و کارها را پیش ببرید.
مبدل‌های منطقه زمانی
اگر مخاطبان نمایشگاه آنلاین شما از مناطق جغرافیایی و زمانی مختلفی می‌آیند، مبدل‌های منطقه زمانی باید از ابزار اصلی شما در برنامه‌ریزی رویداد باشند. از این دریچه، وب‌سایت‌هایی مانند Time Zone Converter یا World Time Buddy کمک می‌کنند دریابید بهترین زمان برای اجرای سمینار در مناطق زمانی گوناگون چه زمانی است.
ابزارهای نظارت بر رسانه های اجتماعی
برای سنجش میزان علاقه و تصمیم‌گیری در مورد زمان برگزاری رویداد، ابزارهای نظارت بر رسانه‌های اجتماعی یک فرصت کم‌نظیر هستند. با تجزیه و تحلیل داده‌ها در سیستم عامل‌های رسانه‌های اجتماعی، می توانید تعداد افراد علاقه‌مند به نمایشگاه آنلاین خود را ردیابی کنید و تعیین کنید رویداد چه زمانی بهترین کارایی را دارد. ابزارهای محبوب نظارت بر رسانه های اجتماعی عبارتند از Hootsuite، Sprout Social و Google Analytics.
جمع‌بندی
اگر چه تعیین زمان برگزاری رویداد آنلاین امری پیش‌پا افتاده و ابتدایی به نظر می‌آید، غفلت از آن می‌تواند نتایج ناامیدکننده‌ای به بار بیاورد. شما می‌توانید با یک استراتژی مناسب برای تعیین زمان مطلوب و همچنین بهره گرفتن از ابزارهای مناسب تا حد بسیار زیادی از عواقب ناخوشایند بی‌تصمیمی راجع به تعیین هدفمند زمان برگزاری رویداد را پیشگیری کنید.
