رویدادهای تجاری یکی از هوشمندانه‌ترین راه‌های سرمایه‌گذاری در دنیای دیجیتال امروز به شمار می‌روند. بسیاری از کسب‌و‌کارها و سازمان‌ها برای صرفه‌جویی در هزینه و البته دستاوردهای هدفمند گرایش قابل توجهی به برگزاری رویدادهایی از این دسته دارند. آنان در واقع با برگزاری رویدادهای تجاری با یک تیر چند هدف می‌زنند- از جمله افزایش آگاهی از برند و افزایش نرخ لید و رشد فروش و غیره.
این حجم از استقبال از امکان برگزاری رویدادهای آنلاین و آفلاین البته معایبی هم با خود می‌آورد که یکی از آن همه برگزاری رویدادهای کسالت‌بار و بی‌فایده و آسیب‌زننده است. تسهیل روند برگزاری رویداد به واسطه‌ی پلتفرم‌های آنلاین موجب به یک آسان‌گیری مزمنی‌ست که به اشتباهات رایجی می‌انجامد.
در این مقاله برخی از این اشتباهات رایج را فهرست کرده‌ایم تا از این گذرگاه به شما در پرهیز از تکرار آن‌ها کمک کنیم:
۱. شخص‌محوری در برگزاری رویدادهای تجاری
برنامه‌ریزی و اجرای یک رویداد- از صفر تا صد- کار بسیار دشواری است- خواه این رویداد از ابعاد وسیعی برخوردار باشد و خواه تنها یکی از رویدادهای تجاری‌ای باشد که در درون یک سازمان و با تعداد نفرات اندکی برگزار می‌شود. شما برای برگزاری و اجرای هر رویدادی به یک تیم نیاز دارید.
پس پیش از هر چیز یک تیم مناسب انتخاب کنید- تیمی که بتوانید به پشتوانه‌ی آن وظایف و کارها را با دقت مطلوبی پیش ببرید. برگزاری یک رویداد کار یک نفر نیست. بهتر است یک تیم چند نفره انتخاب و وظایف بزرگ را به وظایف کوچک‌تر میان آنان تقسیم کنید تا که جزییات به خوبی طراحی و اجرا شوند.
۲. تبلیغات دیرهنگام برای رویداد جاری
هر چه زودتر شروع به تبلیغ رویدادهای تجاری کنید مخاطبان هدف زمان بیش‌تری خواهند داشت تا برای شرکت در رویداد برنامه‌ریزی کنند. در مقابل شما نیز با تولید محتواهای متنوع فرصت کافی برای جذب مخاطبان بیشتر را به دست خواهید آورد. همین‌طور که تبلیغ زودهنگام برای برگزارکنندگان و شرکت‌کنندگان موثر خواهد بود تبلیغ دیرهنگام اما یک تصمیم دو سر باخت است.
پیشنهاد می‌دهیم اجرای استراتژی بازاریابی رویداد خود را حداقل یک ماه قبل از زمان برگزاری رویداد کلید بزنید. به ویژه اگر در استراتژی‌تان روی رسانه‌های غیرمجازی حساب زیادی باز کرده‌اید.
از سوی دیگر هر چقدر زودتر کار تبلیغ را شروع کنید راحت‌تر می‌توانید درباره‌ی پلتفرمی که مدنظر قرار داده‌اید و امکاناتی که در هنگام برگزاری رویداد به آن نیاز دارید تصمیم بگیرید.
این مسئله رویدادهای تجاری اما در برگزاری رویدادهای تجاری اهمیت بیش‌تری دارد. شما نیاز دارید با طراحی استراتژی‌های مناسب همکاری‌های تجاری بالقوه را حتی پس از رویداد حفظ کنید و به هر ترتیب از آن بهره بگیرید. پس با تعاملات خود را با شبکه‌ای که حین برگزاری رویداد ساخته‌اید گسترش دهید و این بدون تبلیغات به هنگام شدنی نیست.
۳. دست‌کم رابطه‌ی میان کمیت و کیفیت در برگزاری رویداد
بسیار از تازه‌کاران صنعت رویدادهای تجاری در آخرین مرحله به فکر محاسبه‌ی تعداد شرکت‌کنندگان می‌افتند. آن‌ها پیش خود فکر می‌کنند رویداد آنلاین هیچ وابسته به تعداد آدم‌ها نیست و ظرفیت نامحدودی دارد.
چه اشتباه بزرگی!
آیا شما مطمئن هستید که پلتفرمی که انتخاب کرده‌اید امکانات مناسبی جهت پذیرایی از این همه میهمان به شما عرضه می‌کند؟! برخی از پلتفرم‌ها حتی امکان یک ارتباط دو سویه‌ی تصویری را نیز به سختی فراهم آورده‌اند در حالی که پلتفرم‌هایی نیز نظیر بیزآپس هستند که به شما اجازه می‌دهند همزمان ۳۰ تصویر زنده را در استیج رویدادتان پوشش دهید!
اگر این امکان به هر دلیل مهیا نیست که جمعیت شرکت‌کننده در رویداد را تخمین بزنید بهتر است به یک پلتفرم با حداکثر امکانات فکر کنید- به هر ترتیب یک پلتفرم مجلل با تعداد اندکی از شرکت‌کنندگان بهتر از یک پلتفرم فقیر با تعداد بسیار بالاست.
این‌طور نیست؟!
۴. انتخاب یک زمان نامناسب برای برگزاری رویداد
خیلی از رویدادهای تجاری درست به این دلیل ساده با شکست مواجه می‌شوند که برگزارکنندگان‌شان زمان مناسبی را برای برپایی آن‌ها انتخاب نکرده‌اند. در نتیجه باید در مورد انتخاب زمانی در خور برای شرکت‌کنندگان و برگزارکنندگان حساسیت به خرج دهید. اطمینان حاصل کنید که کنفرانس‌های مشابهی در زمان مورد نظر شما برگزار نمی‌شوند. حواس‌تان به تعطیلات رسمی و تعطیلات مدارس هم باشد. عناصر زیادی است که باید هنگام انتخاب زمان مناسب در نظر بگیرید.
۵. رها کردن شرکت‌کنندگان بعد از برگزاری رویداد
در مقالات مختلف بارها به اهمیت پیگیری پس از برگزاری رویداد تاکید کرده‌ایم. دست‌کم بهتر است با یک ایمیل پیگیری نشان دهید که به شرکت‌کنندگان خود اهمیت می‌دهید. دیگر شگردهای پیگیری پس از برگزاری رویداد به اشتراک گذاشتن محتواهای برآمده از رویداد است. به این ترتیب شما برای شرکت‌کننده ارزش افزوده تولید و حضور مخاطب در رویدادهای بعدی را کم و یا بیش تضمین می‌کنید.
۶- انتخاب یک پلتفرم نامناسب برای برگزاری رویدادهای تجاری
ارتباطات میان‌فردی و میان‌گروهی در رویدادهای تجاری به طرز محسوسی با آن‌چه در رویدادهای آنلاین دیگر تجربه می‌کنیم متفاوت است. مخاطبان در رویدادهای تجاری به کارگاه‌های تخصصی و اتاق‌های مذاکره و استیج اصلی و غرفه‌های مجازی به همراه امکاناتی نظیر چت همزمان و یا ارتباط تصویری نیاز دارند. پلتفرمی نظیر بیزآپس همه‌ی این‌ها را با هم دارد.
ما پیشنهاد می‌دهیم برای برگزاری رویدادهای تجاری‌تان پلتفرم مناسب را به تناسب با امکاناتی که ارایه می‌دهد انتخاب کنید و کیفیت تجربه‌ی رویداد را برای مخاطبان‌تان ارتقا دهید. ما در مقاله‌ای با عنوان «راهنمای گام به گام انتخاب بهترین پلتفرم رویدادی مجازی» به این موضوع مفصل پرداخته‌ایم.
۷- چشم‌پوشی از طراحی یک برنامهی زمانی
در ابتدا مقاله از اهمیت برگزاری رویداد با پشتوانه‌ی کار تیمی صحبت کردیم. باید در نظر داشت که یک تیم تنها زمانی می‌تواند عملکرد مناسبی از خود نشان دهد که از برنامهی زمانی دقیقی برخوردار باشد. این مهم است که کارها در یک بازه‌ی زمانی مشخص یکی پس از دیگر به پایان برسند. برای سازمان‌دهی از این دست یک مدیر پروژه کارکشته به کارتان خواهد آمد.
او وظایف را به خوبی تقسیم و البته بر روند انجام آن‌ها نظارت می‌کند. پلتفرم‌های مدیریت پروژه اگر چه نقش مفیدی در کنترل کارها و سازمان‌دهی وظایف و ذخیره‌ی اسناد ایفا می‌کنند اما به تنهایی و بدون حضور یک مدیر پروژه کافی نیستند.
۸- فقدان یک برنامهی جایگزین برای برگزاری رویدادهای تجاری
بسیار دور از ذهن به نظر می‌آید که یک برنامهی قبلی به صورت ۱۰۰ درصد اجرایی شود- همیشه اتفاقات غیرقابل پیش‌بینی‌ای بر سر راه شما قرار می‌گیرند و یا بخشی از تیم برگزاری رویداد ممکن است با سرعت کم‌تری وظایفش را پوشش دهد. درست در چنین مواقعی شما به یک برنامهی جایگزین نیاز دارید.
برای طراحی برنامهی جایگزین تلاش کنید با تیم پشتیبانی پلتفرم تماس بگیرید و از آنان بخواهید مسائل احتمالی پیش‌رو را برای‌تان روشن کنند. برای احتمالات آماده باشید. همین‌طور یک تیم پشتیبانی درون گروه نیز می‌تواند کاستی‌های اعضای دیگر را جبران نماید.
یکی دیگر از راهکارهای مقابله با اتفاقات غیرقابل پیش‌بینی اختصاص دادن بخشی از بودجه کل برای مصرف در چنین مواقعی است- شاید ۵ تا درصد از آن.
مرور اشتباهات رایج در برگزاری رویدادهای تجاری دست‌کم این فایده را دارد که برگزارکنندگان کم‌تجربه‌ی رویدادها را با موانعی که ممکن است بر سر راه‌شان قرار بگیرد آگاه کند و به آنان اجازه دهید با ضریب خطای بسیار پایین‌تری رویداد خود را سر و سامان دهند.
