۸ اشتباه در برگزاری رویداد تجاری که باید از آن‌ها دوری کنید!

برگزاری رویداد تجاری یکی از هوشمندانه‌ترین راه‌های سرمایه‌گذاری در دنیای امروز به شمار می‌رود. بسیاری از کسب‌و‌کارها و سازمان‌ها برای صرفه‌جویی در هزینه و البته دستاوردهای هدفمند گرایش قابل توجهی به برگزاری رویدادهای تجاری دارند. آن‌ها در واقع با این تیر چند هدف را نشانه می‌روند- از جمله افزایش آگاهی از برند و افزایش نرخ لید و رشد فروش و غیره. 

این حد استقبال از امکان برگزاری رویدادهای آنلاین و آفلاین البته معایبی هم با خود می‌آورد که یکی از آن همه فراوانی رویدادهای کسالت‌بار و بی‌فایده و آسیب‌زننده است.

بیزآپس از خلال عرضه‌ی یک بستر هوشمند برای برگزاری رویدادهای آنلاین و هیبریدی با تکیه بر تکنولوژی هوش مصنوعی کوشیده است گامی موثر در جهت ارتقای کیفیت و اثر گذاری صنعت رویداد در ایران بردارد. شما می‌توانید با اتکا به تکنولوژی هوش مصنوعی از همه‌ی مزایای برگزاری یک رویداد تجاری با کیفیت بهره‌مند شوید. برای اطلاع از چگونگی برگزاری رویداد در بیزآپس با تیم پشتیبانی این پلتفرم تماس بگیرید. ۲۲۵۱۷۷۴-۰۲۱

رویداد تجاری چیست؟

رویداد یا ایونت (Event) به گردهمایی یا دورهمی‌هایی گفته می‌شود که با اهداف خاص به صورت حضوری یا آنلاین برگزار می‌گردند. در بسیاری از موارد هدف از برگزاری یک رویداد ایجاد ارتباطات اجتماعی، تبلیغاتی، عرضه محصولات و خدمات، مارکتینگ و … است. در واقع به رویدادهایی که با این اهداف برگزار می‌شوند، رویداد تجاری گفته می‌شود. بطور کلی رویداد تجاری را می‌توان نوعی بازاریابی دانست که منجر به افزایش مشتری، برندینگ، شبکه‌سازی و سایر موارد مارکتینگ می‌شود. برنامه‌ریزی یک رویداد تجاری نیاز به یک مدیر ماهر جهت هدایت و مدیریت دارد؛ فردی که بتواند بستر مناسبی برای برگزاری رویداد فراهم کرده و بر تمام جنبه‌های ایونت نظارت کافی داشته باشد. در واقع وظیفه این شخص بسیار حیاتی محسوب می‌شود؛ چرا که کیفیت برگزاری یک رویداد تجاری، بر نتیجه آن تاثیر چشمگیری خواهد داشت. پلتفرم هوشمند بیزآپس، ضمن تکیه بر تکنولوژی نوین هوش مصنوعی، امکان برگزاری انواع رویدادهای آنلاین و هیبریدی را برای اولین بار در ایران فراهم کرده است.

بهترین استراتژی برای برگزاری رویداد تجاری چیست؟

اگر تصمیم‌تان را گرفته‌اید و قصد دارید رویدادهای‌تان را در یک پلتفرم شریک یابی تجاری برگزار کنید وقتش رسیده است که یکی از بهترین‌هایشان را انتخاب کنید. تا لحظه‌ی نگارش این مقاله پلتفرم بیزاپس تنها پلتفرم برگزاری رویداد و شریک یابی تجاری در ایران است که با تکنولوژی هوش مصنوعی کار می‌کند. اگر در پی شبکه‌سازی موثر و تعاملات تجاری کارآمد در بستر برگزاری رویدادهای آنلاین هستید بیزآپس این همه را برایتان تضمین می‌کند.

بیزآپس یک برنامه‌ی آزموده‌شده است که نه تنها سرنخ‌های موثری از مخاطبان‌تان به دست می‌دهد بلکه امنیت و سهولت ارتباط میان غرفه‌داران و شرکت‌کنندگان را تسهیل می‌کند و به طرفین اجازه می‌دهد داده‌های مفید خود را با سرعت بالایی به اشتراک بگذارند.

تهیه‌ی یک چک لیست مناسب از فعالیت‌های لازم برای برگزاری رویداد

مردم برای یک جشن عروسی نیز حسابی تدارک می‌بینند و برنامه‌ریزی می‌کنند- چه برسد به یک رویداد کاری که در نهایت قرار است به همکاری‌های موثر تبدیل شود. بسیار مهم است که پیش از رویداد فکر همه‌جایش را بکنید و تدارکات لازم را بچینید. برای برنامه‌ریزی رویداد از تهیه‌ی یک چک‌لیست شروع کنید.

انتخاب یک زمان مناسب

همه‌چیز را به دقیقه‌ی ۹۰ موکول نکنید- ۲ و یا ۴ هفته قبل از رویداد زمان مناسب را انتخاب و در پلتفرم وارد کنید. هر چه پیش‌تر زمان رویداد را معلوم کنید شرکت‌کنندگان زمان بیش‌تری برای آماده شدن خواهند داشت و تیم اجرایی شما برای برگزاری رویداد مهیا‌تر خواهد بود.

به عبارت دیگر شرکت‌کنندگان برای آشنایی با رویداد و سخنرانان و دیگر عوامل رویداد به زمان بیش‌تری نیاز دارند. اصلا شاید شرکت‌کننده‌ی شما نسبت به کار با پلتفرم بیزآپس بیگانه باشد. در این صورت لازم است زمانی- هر چند کوتاه- را صرف آشنایی با پلتفرم کند.

وقتی تکلیف‌تان را با زمان برگزاری رویداد مشخص کردید تقریبا می‌توانید مطمئن شوید که در روز و ساعت برگزاری رویداد تان دیگران در حوزه‌ی کاری شما برنامه‌ای موازی تدارک ندیده‌اند.

ارتباط با مخاطبان و درگیر کردن آن‌ها با رویداد

برای برگزاری یک رویداد موثر باید مخاطبان‌تان را پیدا و با رویداد درگیر کنید. کارهایی از قبیل پخش اخبار موثق راجع به رویداد و یا ای‌میل‌های یادآوری می‌تواند موثر باشد. ما اما پیشنهاد جدی‌تری برای شما داریم: از امکانات‌تان برای طراحی یک استراتژی موفق روابط عمومی و تبلیغات جهت برگزاری رویداد استفاده کنید.

طراحی یک فرم ثبت‌نام آسان

فرم‌های ثبت‌نام عریض و طویل نسازید. فرم‌هایتان بهتر است کوتاه و فقط شامل اطلاعات ضروری شرکت‌کنندگان باشد. اگر خواستید سرنخ‌های بیش‌تری راجع به شرکت‌کنندگان به دست بیاورید می‌توانید از آن‌چه پیش‌رو دارید برای سرک کشیدن در زندگی رسانه‌ای مخاطبان استفاده کنید- مثلا سر بزنید به شبکه‌های اجتماعی‌شان. با طراحی یک فرم ثبت‌نام پیچیده و دشوار شرکت‌کننده را از حضور در رویداد پشیمان نکنید.

محدود کردن تمرکز رویداد

موضوع رویداد را تا می‌توانید محدود و متمرکز کنید. این‌طور مخاطبان نشان‌شده‌ی بیش‌تری را به رویداد خود جذب خواهید کرد و در نتیجه‌ ارتباطات هدفمند موثرتری خواهید ساخت. علاوه بر این موضوعات بکری را انتخاب کنید. وقتی موضوع بکر و محدودی را انتخاب می‌کنید فرایند آشنایی تا رسیدن به گفتگوهای معنادار سرعت بیش‌تری خواهد گرفت.

قصه‌گویی

داستان‌هایی که در مورد برند یا کسب و کار خود ارائه می‌کنید بسیار مهم‌اند چون پتانسیل این را دارند که علاقه‌ی افراد بیشتری را برانگیزند. مهم است به یاد داشته باشید که داستان‌ها به ایجاد یک پیوند قوی‌تر بین برند و مخاطبان کمک می‌کنند.

پس از رویداد

پس از رویداد ارتباط خود را با شرکت‌کنندگان رویداد حفظ کنید. از آن‌ها برای حضورشان قدردانی کنید و نظرشان را راجع به رویداد بپرسید. تبادل پرسش و بازخوردها چراغ راه شما برای برگزاری رویدادهای آینده خواهند بود- همچنین میزان وفاداری آن‌ها را افزایش خواهد یافت و احتمال حضور آنان در رویدادهای آینده بالا خواهد رفت.

در این  در ادامه این مقاله برخی از این اشتباهات رایج را فهرست کرده‌ایم تا از این گذرگاه به شما در پرهیز از تکرار آن‌ها کمک کنیم:

۱. شخص‌محوری در برگزاری رویدادهای تجاری

برنامه‌ریزی و اجرای یک رویداد- از صفر تا صد- کار بسیار دشواری است- خواه این رویداد از ابعاد وسیعی برخوردار باشد و خواه تنها یکی از رویدادهای تجاری‌ای باشد که در درون یک سازمان و با تعداد نفرات اندکی برگزار می‌شود. شما برای برگزاری و اجرای هر رویدادی به یک تیم نیاز دارید. 

پس پیش از هر چیز یک تیم مناسب انتخاب کنید- تیمی که بتوانید به پشتوانه‌ی آن وظایف و کارها را با دقت مطلوبی پیش ببرید. برگزاری یک رویداد کار یک نفر نیست. بهتر است یک تیم چند نفره انتخاب و وظایف بزرگ را به وظایف کوچک‌تر میان آنان تقسیم کنید تا که جزییات به خوبی طراحی و اجرا شوند. با خودمحوری در مسیر برگزاری رویداد تجاری، این فرصت استثنایی برای شبکه سازی کسب و کار را از ندهید. 

۲. تبلیغات دیرهنگام برای رویداد تجاری 

هر چه زودتر شروع به تبلیغ رویدادهای تجاری کنید مخاطبان هدف زمان بیش‌تری خواهند داشت تا برای شرکت در رویداد برنامه‌ریزی کنند. در مقابل شما نیز با تولید محتواهای متنوع فرصت کافی برای جذب مخاطبان بیش‌تر را به دست خواهید آورد. همین‌طور که تبلیغ زودهنگام برای برگزارکنندگان و شرکت‌کنندگان موثر خواهد بود تبلیغ دیرهنگام اما یک تصمیم دو سر باخت است. 

“تبلیغات رویداد تجاری ماهی نیست که هر وقت آن را از آب گرفتید تازه باشد. در زمان مناسب برای تبلیغ رویدادهای تجاری تان اقدام کنید.”

پیشنهاد می‌دهیم اجرای استراتژی بازاریابی رویداد خود را حداقل یک ماه قبل از زمان برگزاری رویداد کلید بزنید. به ویژه اگر در استراتژی‌تان روی رسانه‌های غیرمجازی حساب زیادی باز کرده‌اید. 

از سوی دیگر هر چقدر زودتر کار تبلیغ را شروع کنید راحت‌تر می‌توانید درباره‌ی پلتفرمی که مدنظر قرار داده‌اید و امکاناتی که در هنگام برگزاری رویداد به آن نیاز دارید تصمیم بگیرید.

این مسئله اما در برگزاری رویدادهای تجاری اهمیت بیش‌تری دارد. شما نیاز دارید با طراحی استراتژی‌های مناسب همکاری‌های تجاری بالقوه را حتی پس از رویداد حفظ کنید و به هر ترتیب از آن بهره بگیرید. پس با تعاملات خود را با شبکه‌ای که حین برگزاری رویداد ساخته‌اید گسترش دهید و این بدون تبلیغات به هنگام شدنی نیست.

۳. دست‌کم گرفتن رابطه‌ی میان کمیت و کیفیت در برگزاری رویداد

بسیار از تازه‌کاران صنعت رویدادهای تجاری در آخرین مرحله به فکر محاسبه‌ی تعداد شرکت‌کنندگان می‌افتند. آن‌ها پیش خود فکر می‌کنند رویداد آنلاین هیچ وابسته به تعداد آدم‌ها نیست و ظرفیت‌ نامحدودی دارد.

چه اشتباه بزرگی!

آیا شما مطمئن هستید که پلتفرمی که انتخاب کرده‌اید امکانات مناسبی جهت پذیرایی از این همه میهمان به شما عرضه می‌کند؟! برخی از پلتفرم‌ها حتی امکان یک ارتباط دو سویه‌ی تصویری را نیز به سختی فراهم آورده‌اند در حالی که پلتفرم‌هایی نیز نظیر بیزآپس هستند که به شما اجازه می‌دهند همزمان ۳۰ تصویر زنده را در استیج رویداد تان پوشش دهید! 

اگر این امکان به هر دلیل مهیا نیست که جمعیت شرکت‌کننده در رویداد را تخمین بزنید بهتر است به یک پلتفرم با حداکثر امکانات فکر کنید- به هر ترتیب یک پلتفرم مجلل با تعداد اندکی از شرکت‌کنندگان بهتر از یک پلتفرم فقیر با تعداد بسیار بالاست. 

این‌طور نیست؟!

۴. انتخاب یک زمان نامناسب برای برگزاری رویداد

خیلی از رویدادهای تجاری درست به این دلیل ساده با شکست مواجه می‌شوند که برگزارکنندگان‌شان زمان مناسبی را برای برپایی آن‌ها انتخاب نکرده‌اند. در نتیجه باید در مورد انتخاب زمانی در خور برای شرکت‌کنندگان و برگزارکنندگان حساسیت به خرج دهید. اطمینان حاصل کنید که کنفرانس‌های مشابهی در زمان مورد نظر شما برگزار نمی‌شوند. حواس‌تان به تعطیلات رسمی و تعطیلات مدارس هم باشد. عناصر زیادی است که باید هنگام انتخاب زمان مناسب در نظر بگیرید. 

۵. رها کردن شرکت‌کنندگان بعد از برگزاری رویداد 

در مقالات مختلف بارها به اهمیت پیگیری پس از برگزاری رویداد تاکید کرده‌ایم. دست‌کم بهتر است با یک ایمیل پیگیری نشان دهید که به شرکت‌کنندگان خود اهمیت می‌دهید. دیگر شگردهای پیگیری پس از برگزاری رویداد به اشتراک گذاشتن محتواهای برآمده از رویداد است.

“شرکت کنندگان رویداد تجاری شما حاصل تلاش شما برای توسعه ی شبکه ی ارتباطی‌تان از خلال برگزاری رویدادهای تجاری هستند. این سرمایه‌ی بزرگ را یک‌شبه بر باد ندهید!”

 به این ترتیب شما برای شرکت‌کننده ارزش افزوده تولید و حضور مخاطب در رویدادهای بعدی را کم و یا بیش تضمین می‌کنید. 

۶- نادیده گرفتن ویژگی‌های بهترین پلتفرم برگزاری رویداد تجاری آنلاین 

ارتباطات میان‌فردی و میان‌گروهی در رویدادهای تجاری به طرز محسوسی با آن‌چه در رویدادهای آنلاین دیگر تجربه می‌کنیم متفاوت است. مخاطبان در رویدادهای تجاری به کارگاه‌های تخصصی و اتاق‌های مذاکره و استیج اصلی و غرفه‌های مجازی به همراه امکاناتی نظیر چت همزمان و یا ارتباط تصویری نیاز دارند. پلتفرمی نظیر بیزآپس همه‌ی این‌ها را با هم دارد. 

“شما تنها در یک زمین حاصلخیز می‌توانید محصولات مرغوب برداشت کنید پس بهتر است از خیر بهترین پلتفرم برگزاری رویداد تجاری آنلاین نگذرید!”

ما پیشنهاد می‌دهیم برای برگزاری رویدادهای تجاری‌تان پلتفرم مناسب را به تناسب با امکاناتی که ارایه می‌دهد انتخاب کنید و کیفیت تجربه‌ی رویداد را برای مخاطبان‌تان ارتقا دهید. بیزآپس اولین پلتفرم هوشمند برگزاری رویداد آنلاین در ایران است. این پلتفرم علاوه بر ارایه‌ی امکانات بهترین پلتفرم‌ها با تکیه بر الگوریتم‌ها هوش مصنوعی و مدل شریک‌یابی تجاری به همسان‌ سازی کسب و کار شما کمک می‌کند. بد نیست به این- یکی از بهترین پلتفرم‌های برگزاری رویداد تجاری- سر بزنید و از امکاناتی که در اختیارتان قرار می‌دهد سر در بیاورید.

۷- چشم‌پوشی از طراحی یک برنامه‌ی زمانی

در ابتدا مقاله از اهمیت برگزاری رویداد با پشتوانه‌ی کار تیمی صحبت کردیم. باید در نظر داشت که یک تیم تنها زمانی می‌تواند عملکرد مناسبی از خود نشان دهد که از برنامه‌ی زمانی دقیقی برخوردار باشد. این مهم است که کارها در یک بازه‌ی زمانی مشخص یکی پس از دیگر به پایان برسند. برای سازمان‌دهی از این دست یک مدیر پروژه کارکشته به کارتان خواهد آمد.

او وظایف را به خوبی تقسیم و البته بر روند انجام آن‌ها نظارت می‌کند. پلتفرم‌های مدیریت پروژه اگر چه نقش مفیدی در کنترل کارها و سازمان‌دهی وظایف و ذخیره‌ی اسناد ایفا می‌کنند اما به تنهایی و بدون حضور یک مدیر پروژه کافی نیستند. 

۸- فقدان یک برنامه‌ی جایگزین در جریان برگزاری یک رویداد تجاری هوشمند

بسیار دور از ذهن به نظر می‌آید که یک برنامه‌‌ی قبلی به صورت ۱۰۰ درصد اجرایی شود- همیشه اتفاقات غیرقابل پیش‌بینی‌ای بر سر راه شما قرار می‌گیرند و یا بخشی از تیم برگزاری رویداد ممکن است با سرعت کم‌تری وظایفش را پوشش دهد. درست در چنین مواقعی شما به یک برنامه‌ی جایگزین نیاز دارید. 

برای طراحی برنامه‌ی جایگزین تلاش کنید با تیم پشتیبانی پلتفرم تماس بگیرید و از آنان بخواهید مسائل احتمالی پیش‌رو را برای‌تان روشن کنند. برای احتمالات آماده باشید. همین‌طور یک تیم پشتیبانی درون گروه نیز می‌تواند کاستی‌های اعضای دیگر را جبران نماید. 

یکی دیگر از راهکارهای مقابله با اتفاقات غیرقابل‌ پیش‌بینی اختصاص دادن بخشی از بودجه کل برای مصرف برای مواجهه با مشکلات پیش‌بینی‌نشده است- شاید ۵ تا ۱۰ درصد از آن. 

با وجود همه‌ی چالش‌هایی که ممکن است در برگزاری یک رویداد هوشمند تجاری با آن‌ها مواجه شوید، برگزاری رویدادهای تجاری آنلاین جان تازه‌ای به شبکه‌ی ارتباطی شما در اکوسیستم تجارت می‌دهد و راه دسترسی به فرصت‌هایی برای شریک‌ یابی تجاری را برای شما هموار می‌کند. 

جمع‌بندی

مرور اشتباهات رایج در برگزاری رویدادهای تجاری دست‌کم این فایده را دارد که برگزارکنندگان کم‌تجربه‌ی رویدادها را با موانعی که ممکن است بر سر راه‌شان قرار بگیرد آگاه کند و به آنان اجازه دهید با ضریب خطای بسیار پایین‌تری رویداد خود را سر و سامان دهند. در پایان اگر قصد برگزاری یک رویداد تجاری هوشمند به همراه شبکه سازی به کمک هوش‌مصنوعی را دارید بهتر است با کارشناسان و مشاوران بیزآپس تماس بگیرید: ۲۲۵۱۷۷۴-۰۲۱

سوالات متداول

چرا باید با چالش‌های برگزاری یک رویداد تجاری مواجه شویم؟

برگزاری رویداد تجاری یکی از فرصت‌های نوین دنیای دیجیتال برای توسعه‌ی کسب‌وکارها به شمار می‌رود. این قبیل از رویداد بستری مناسب برای افزایش آگاهی از برند و افزایش نرخ لید و رشد فروش و غیره است- موقعیتی که هیچ‌کس نمی‌تواند به سادگی از آن دل بکند. در نتیجه بهتر است با شناخت چالش‌های پیش‌روی برگزاری رویدادهای تجاری از آن‌ها برای توسعه‌ی شبکه سازی کسب و کار خود استفاده کنید. 

چطور می‌توانیم موفقیت رویداد هایمان را تضمین کنیم؟

یکی از راه‌هایی که موفقیت رویداد شما را تضمین خواهد کرد شناخت چالش‌ها و راهکارهای مواجهه با آن‌هاست. بهتر است برای برگزاری رویداد تجاری آنلاین از یک تیم کمک بگیرید، همیشه یک برنامه‌ی جایگزین داشته باشید، مرحله به مرحله و براساس زمان‌بندی پیش بروید و تبلیغات‌تان را سر وقت شروع کنید و کمیت را هرگز فدای کیفیت نکنید- گاهی یک رویداد ۱۰۰ نفره بسیار موثرتر از یک رویداد ۱۰۰۰ نفره است. 

چرا باید بیزآپس را برای برگزاری رویدادهای تجاری آنلاین انتخاب کنیم؟

بهترین پلتفرم برگزاری رویداد مثل یک زمین حاصل‌خیز است. هیچ کشاورزی یک زمین بایر را به بهترین زمین‌های حاصل‌خیز ترجیح نمی‌دهد. در نتیجه شما نیز باید بهترین پلتفرم برگزاری رویداد آنلاین را برای برپا کردن یک رویداد موثر دست‌چین کنید- و چه انتخابی می‌تواند بهتر از بیزآپس باشد؟! این پلتفرم بر پایه‌ی تکنولوژی هوش مصنوعی و مدل همسان‌سازی با عرضه‌ی همه‌ی امکاناتی که برای برگزاری یک رویداد موثر نیاز دارید، به شما در توسعه‌ی شبکه‌ی ارتباطی‌تان کمک می‌کند.