مهارت مدیریت رویداد یکی از کلیدی‌ترین عناصر تاثیرگذار در برگزاری رویدادهای آنلاین موفق و بیادماندانی است. ضرورت درک پرسش مدیریت رویداد چیست و همچنین تمامی وظایفی که در زیر عنوان مدیریت رویدادها و همایش ها تعریف می‌شوند، به ویژه پس از همه‌گیری ویروس کرونا بیش از پیش مطرح شد- زمانی که تقریبا در همه‌ی نقاط دنیا مردم می‌کوشیدند ارتباطات حرفه‌ای خود را با به روزترین تکنولوژی‌ها حفظ کنند و در یک نگاه کلان چرخه‌ی اقتصادی را پویا و بارآور نگه دارند.
در این میان پلتفرم‌های هوشمندی همچون بیزآپس که با تکیه بر الگوی همسان‌سازی تجاری و تکنولوژی هوش‌مصنوعی- از خلال برگزاری رویدادهای هیبریدی و آنلاین- گامی بلند در ایجاد همکاری‌های تجاری موثر برداشتند، نقش برجسته‌ای در مدیریت این رویدادها بازی کرده‌اند. اگر تمایل داشتید از نحوه‌ی همکاری با پلتفرم بیزآپس سر در بیاورید، می‌توانید با پشتیبانی فنی آن ارتباط برقرار کنید. تلفن: ۲۲۵۱۷۷۴-۰۲۱ ایمیل: [email protected]
در این مقاله با پنج راهکاری برای مدیریت بهینه‌ی یک رویداد آنلاین آشنا خواهید شد.
مدیریت رویداد چیست؟
مدیریت رویداد عبارتست از سازمان‌دهی همه‌ی فعالیت‌هایی که در نهایت به خلق یک رویداد به یادماندنی منجر می‌شود. در حقیقت شما در نقش یک مدیر برگزاری رویداد با طراحی چارت سازمانی یک همایش و بعد تهیه‌ی چک لیست برگزاری رویداد می‌کوشید میان همه‌ی ارکان برگزاری رویداد و وظایف آنان یک هارمونی بسازید. این ارکستر برگزاری رویداد با تبعیت از قوانین برگزاری رویداد و همچنین پروپوزال برگزاری یک رویداد که همگی توسط مدیران رویداد تبیین می‌شوند، در نهایت یک موسیقی دلنشین خواهد ساخت. به عنوان مثال مدیریت رویداد برای خلق همچون همایشی مواردی از این دست را زیر نظر بگیرد:
- درگیر نگه‌داشتن مخاطبان با مقدار و نوع مناسب محتوا
- اجرا و انتشار لوگوها، رنگ‌ها و مواد تبلیغاتی برند
- امنیت و حریم خصوصی رویداد
- راهکارهای مقابله با اختلالات احتمالی در برگزاری رویداد آنلاین
- تشکیل یک تیم پشتیبانی فنی قدرتمند
- طراحی یک استراتژی هوشمندانه برای سفر مشتری در قیف فروش و یا مشارکت
“مدیریت رویداد در حقیقت هنر اجرای سازمان یافته ی ایده است.”
چرا باید مهارت‌آموزی در مدیریت رویدادها و همایش ها را جدی بگیریم؟
صنعت رویداد حتی پس از همه‌گیری کرونا به مسیر رشد و توسعه‌اش ادامه داده است. شرکت مشاوره‌ی فناوری Metrigy طی یک نظرسنجی در سال ۲۰۲۱ اعلام کرد هنوز ۹۰ درصد از افرادی که پای ثابت رویدادهای تجاری هستند، رویدادهای آنلاین را به رویدادهای حضوری ترجیح می‌دهند. این میزان استقبال به حدی است که کارشناسان Grand View Research در ادامه‌ی تحلیل‌شان از بازار پیش‌بینی کرده‌اند ارزش صنعت جهانی رویداد در طی سه سال تقریبا ۱۰ برابر افزایش خواهد یافت. این همه بر اهمیت مهارت‌آموزی در زمینه‌ی برگزاری رویداد را افزوده است.
فارغ از اصول برگزاری رویداد که خود بحث مفصلی دارد، در این مسیر برای بهبود عملکرد خود به عنوان یک مدیر برگزاری رویدادهای آنلاین می‌بایست مهارت‌هایتان را با مبانی جدید به‌روزرسانی کنید.
برای برگزاری یک همایش چه اقداماتی لازم است؟
اقدامات لازم برای برگزاری رویدادها و همایش ها را نمی‌توان به چند مورد تخفیف داد. با وجود این کارشناسان صنعت رویداد همواره پیشنهاداتی در سطح کلان برگزاری یک رویداد عرضه می‌کنند که از میان آن‌ها پنج اقدام لازم در حیطه‌ی مدیریت رویداد را برگزیدیم و قصد داریم با جزییات به همه‌ی آن‌ها بپردازیم.
۱.با پلتفرم‌ها برگزاری رویداد آنلاین آشنا شوید
رویدادهای آنلاین همواره یک پا در تکنولوژی و فناوری دارند. به همین‌خاطر شناخت پلتفرم‌های مناسب برگزاری رویداد آنلاین ( 7 نکته کلیدی برای انتخاب بهترین پلتفرم برگزاری رویداد آنلاین ) برای یک مدیر از نان شب هم واجب‌تر است.
امروزه، پلتفرم‌های آشنایی مانند WebEx، Google Meet، Microsoft Teams و Zoom گزینه‌های فراوانی برای میزبانی از یک رویدادهای آنلاین ارائه می‌کنند و همزمان می‌کوشند از سطح یک پلتفرم کنفرانس‌های ویدیویی فراتر بروند.
در این میان یکی از پلتفرم‌هایی که از خلال برگزاری رویداد آنلاین چیزی بیش از یک همایش ویدیویی ساده عرضه می‌کند، پلتفرم بیزآپس است. بیزآپس یک پلتفرم هوشمند برگزاری رویدادهای آنلاین است که با تکیه بر الگوریتم‌های هوش‌مصنوعی بستری برای خلق همکاری‌های موثر می‌سازد. برای آشنایی بیشتر با این پلتفرم شریک‌یابی در کسب و کار می‌توانید به وب‌سایت آن مراجعه کنید. https://bizups.ai/fa/homepagefa/
دیگر پلتفرم‌های مشهور در حوزه‌ی برگزاری رویداد عبارتند از:
-
وب‌اکس وبینار WebEx Webinars
وب‌اکس وبینار هر دو امکان نرم‌افزاری و سخت‌افزاری مدیریت رویداد را برای میزبانی از یک رویداد موثر عرضه می‌کند. کار با این نرم‌افزار به شما یک رابطه‌ی کاربری غنی را از خلال تماس‌های ویدیویی و تنظیم جلسات کاری هدیه می‌دهد. این پلتفرم می‌توانم همزمان تا سقف ۱۰۰ هزار شرکت‌کننده در خود جا بدهد.
- مایکروسافت Microsoft Team
مایکروسافت نیز یک انتخاب مناسب برای برگزاری وبینارهای بزرگ و ارائه‌های به شمار می‌رود. این پلتفرم نیز همچون بیزآپس امکان سفارشی‌سازی پلتفرم برای مدیریت رویداد را در اختیاران کاربرانش می‌گذارد. در کنار آن تماس‌های ویدیویی، زیرنویس زنده و چت به صورت همزمان را نیز عرضه می‌کند.
-
گوگل‌میت Google Meet
در ایران همه گوگل‌میت را می‌شناسند- پلتفرمی که هم قابلیت اشتراک‌گذاری دارد و هم ابزارهای تعاملی موثری به کاربرانش عرضه می‌کند و گزینه‌ی نظرسنجی رویداد را در دسترس شرکت‌کنندگان قرار می‌دهد تا به این طریق کار مدیریت رویداد برای دریافت بازخوردها را راحت‌تر کند اما دو اشکال در کار گوگل‌میت همیشه استفاده از این پلتفرم را با تردید مواجه ساخته است:
۱_ گوگل‌میت تنها تا سقف ۵۰۰ کاربر ظرفیت دارد
محدودیت گوگول‌میت در میزبانی از ۵۰۰ کاربر مدیریت رویدادهای بزرگ را اغلب با مشکل روبه‌رو خواهد کرد.
۲_ جلسات گوگل‌میت در یک فضای عمومی برگزار می‌شود
جلسات گوگل‌میت همگی در یک فضای عمومی برگزار می‌شوند و درست به این دلیل امنیت اطلاعات همواره با تهدید مواجه است، درحالیکه بیزآپس برای برگزاری هر جلسه یک فضای اختصاصی در نظر می‌گیرد.
-
زوم Zoom
زوم هم از جمله پلتفرم‌های محبوب کاربران ایرانی برای جلسات کاری درون‌سازمانی به شمار می‌رود و همزمان می‌تواند ۵۰۰۰ شرکت‌کننده را در خود جا بدهد اما محدودیت‌های پلتفرم زوم در تشکیل غرفه‌های مناسب فروش، فقدان جایگاه مناسب برای خودنمایی حامیان مالی و غیره این پلتفرم را به برگزاری جلسات درون‌سازمانی محدود کرده است. با وجود این بیزآپس با بهره بردن از هر دو امکانات می‌تواند شما را برگزاری یک رویداد بزرگ همچون یک نمایشگاه آنلاین همراهی کند.
البته پلتفرم‌های کم‌تر شناخته‌شده‌ای مثل Hopin نیز هستند که می‌توانند با ارایه‌ی امکانات نوین مدیریت رویداد را در طراحی و اجرای برنامه برگزاری همایش یاری کنند.
بیزآپس یک پلتفرم برای برگزاری همه‌ی انواع رویدادهای آنلاین
هاروارد در سال ۲۰۲۱ مقاله‌ای منتشر کرد که نشان می‌داد تقریبا ۵۰ درصد از سازمان‌ها از چندین پلتفرم برای وبینارهای داخلی استفاده می‌کنند. نویسنده‌ی هاروارد معتقد بود که این چندگانگی در درازمدت می‌تواند به کیفیت و همچنین امنیت رویدادها ضربه‌ی مهلکی بزند. در نتیجه آنان باید تنها به یک پلتفرم مجهز برای اجرای همه‌ی انواع رویدادهای‌شان استفاده کنند. این تحلیل به نظر منطقی می‌آید.
سازمان‌ها برای مدیریت رویداد خود باید از تنها یک پلتفرم استفاده کنند که همه‌ی گزینه‌ها و امکانات را یک‌جا در اختیارشان قرار می‌دهد. برخی از ویژگی‌های چنین پلتفرمی عبارتست از:
- مقرون به صرفه بودن
- امکان تجزیه و تحلیل داده‌ها
- امکانات تعامل گسترده با مخاطبان در هنگام برگزاری رویداد
- بهبود تجربه‌ی مخاطب از شرکت در رویداد آنلاین
این ویژگی‌ها همگی با مشخصات پلتفرم برگزاری رویدادهای آنلاین و هیبریدی بیزآپس همخوانی دارد. با استفاده از یک پلتفرم واحد مثل بیزآپس دیگر مجبور نیستید بخش مهمی از انرژی خود را صرف ساده‌سازی و تامین امنیت پلتفرم کنید. از طرفی می‌توانید کارکنان خود را با چم و خم یک پلتفرم آشنا کنید و به آنان احساس توانمندی و اعتماد به نفس در برگزاری رویداد آنلاین را هدیه دهید.
“صنعت برگزاری رویداد آنلاین بر کیفیت تجربه‌ی شرکت‌کنندگان تمرکز دارد- نه تعداد آنان.”
۲. بر تجربه‌ی شرکت‌کنندگان تمرکز کنید
هر چه پیش‌تر می‌رویم، صنعت برگزاری رویداد تعاملی‌تر و شرکت‌کننده‌محور می‌شود. در نتیجه تصمیم‌گیری در سطح مدیریت رویداد تا حد زیادی بر تجربه‌ی مخاطب از شرکت در رویداد تمرکز خواهد داشت. به همین‌خاطر بسیار مهم است که شما شناخت دقیقی از مخاطبان‌تان به دست بیاورید.
پلتفرم بیزآپس تماما بر الگوی همسان‌سازی تجاری استوار است و با استفاده از الگوی همسان‌سازی تجاری به طرز چشمگیری شما را به مخاطبان‌تان نزدیک می‌کند. این فناوری بر اساس زمینه‌ی حرفه‌ای و علاقه‌مندی مخاطبان آنان را به سوی رویداد شما جذب می‌کند. همچنین امکان طراحی نظرسنجی پس از هر رویداد به شما کمک خواهد که میزان تعامل و رضایت مخاطب از شرکت در رویدادتان را بسنجید و بر این اساس برای رویدادهای آینده برنامه‌ریزی کنید.
۳.مخاطب خود را درگیر کنید
راستش را بخواهید در جذب مخاطب کار سختی پیش‌رو خواهید داشت چرا که مخاطبان اغلب روزانه با محتواهای جذاب شبکه‌های اجتماعی بمباران می‌شوند و دیگر به هر محتوایی توجه نشان نمی‌دهد. اما چگونه می‌شود از این تهدید به عنوان یک فرصت استفاده کرد؟!
مختصر و مفید باشید: امروزه همه‌ی شبکه‌های اجتماعی بر روی محتواهای مختصر اما مفید تمرکز دارند. از این الگو می‌توان در استراتژی بازاریابی برای رویداد و همچنین در برگزاری رویداد بر صحن اصلی بهره برد. به این طریق محتواهای تبلیغاتی و سخنرانی‌هایتان را کوتاه اما مفید و جذاب کنید.
ابزار تعامل را در اختیار مخاطب بگذارید: یکی دیگر از ویژگی‌های موفق شبکه‌های اجتماعی برای جذب مخاطب استفاده‌ی آنان از عناصر تعاملی است. به هر ترتیب در عصر حکم‌رانی شبکه‌های اجتماعی مخاطبان بیش از پیش تمایل به مشارکت دارند. آیا می‌توانید از این الگو در رویدادهای تان بهره بگیرید؟
با استفاده از قدرت پلتفرم‌هایی نظیر بیزآپس می‌توانید با برگزاری نظرسنجی، آزمون‌های پرسش و پاسخ و سایر ویژگی‌های گیمیفیکیشن میزان تعامل را افزایش دهید.
ساخت جوامع کوچک در دل یک رویداد بزرگ را جدی بگیرید!: هنگام میزبانی رویدادهایی با صدها یا حتی هزاران شرکت‌کننده، امکاناتی را در نظر بگیرید تا شرکت کنندگان بتوانند همزمان در جوامع مجازی کوچک‌تر به هم متصل شوند. به طور مثال بیزآپس امکان تشکیل اتاق‌های چت در حاشیه‌ی صحن اصلی رویداد را به منظور تسهیل روند شبکهسازی در اختیار مخاطبان قرار داده است.
عیب‌ها را برطرف کنید!: مطمئن شوید که پلتفرم و ابزارهایی که استفاده می‌کنید می‌توانند دستگاه‌ها و پهنای باند مختلف مهمانان شما را در خود جای دهند. برای عیب‌یابی کاربرانی که مشکلات فنی دارند یا برای اتصال به رویداد مشکل دارند، برنامه‌ای داشته باشید.
۴.سطح دسترسی را ارتقا دهید
قابلیت دسترسی یکی دیگر از نگرانی های کلیدی برای مدیریت رویداد آنلاین است. در حالی که رویدادهای آنلاین برای برخی از شرکت‌کنندگان دارای معلولیت هم در دسترس هستند اما هنوز چالش‌هایی بر سر راه آنان برای شرکت در رویداد وجود دارد. در آمریکا بنیاد ملی هنرها و همچنین انجمن وکلا و سازمان‌های غیرانتفاعی در برطرف کردن این چالش‌ها دست به کار شده‌اند.
شما نیز می‌توانید با استفاده از زیرنویس‌ها دسترسی ناشنوایان و کم‌شنوایان به رویدادها را ارتقا دهید و یا مثلا از ویژگی‌های کنتراست رنگ‌ها برای استفاده‌ی کم‌بینایان بهره ببرید و برای خارجی‌زبان‌ها از پلتفرم‌هایی استفاده کنید که ترجمه‌ی همزمان ارایه می‌دهند. رویداد آنلاین این قابلیت را دارد که دسترسی انواع مخاطبان را تا حد قابل توجهی ارتقا ببخشد.
۵.روی ویژگی‌های پیشرفته سرمایه گذاری کنید
برای استفاده از قابلیت‌های تعاملی یک پلتفرم پول خرج کنید- همین‌طور برای دریافت تجزیه و تحلیل پیشرفته‌ی رویداد تان و همه‌ی امکانات دیگری که به شما اجازه می‌دهد از ظرفیت‌های آن پلتفرم به طور کامل استفاده کنید. برخی از این ظرفیت‌ها عبارتند از:
- سفارشی‌سازی پلتفرم با رنگ‌های برند و لوگو و محتوای اختصاصی
- پشتیبانی زنده برای مسائل فنی در طول رویدادها
- ابزارهایی برای تسهیل مدیریت قبل و بعد از رویداد
- قابلیت‌های همکاری تیمی که امکان هماهنگی بی‌درنگ با سایر مدیران رویداد از راه دور را در طول رویداد فراهم می‌کند
- امکان پخش زنده رویدادها در کانال های دیگر مانند فیس بوک، یوتیوب و لینکدین
- ابزارهایی برای ضبط، ویرایش، ذخیره و انتشار نکات کلیدی، سخنرانی‌ها و ارائه‌ها
- امکان میزبانی از مخاطبان بزرگ (تا ده ها هزار بیننده)
- ادغام هایی برای کمک به تیم های فروش، بازاریابی و پشتیبانی مشتری برای ترویج رویدادها، جذب لید
- تجزیه و تحلیل و جمع آوری داده‌ها و بازخورد مشتری
- ابزارهای “همسان سازی” مبتنی بر علاقه برای تسهیل شبکهسازی در قالب گروه‌های کوچک برای شرکت کنندگان
۶.از حرفه‌ای‌ها یاد بگیرید
زیربنای بهترین شیوه مدیریت رویداد، ابزارها و فناوری‌های مناسب و دانش استفاده مؤثر از آن‌ها است. ماهرترین سازمان‌دهندگان رویداد در جهان نیز بدون نرم‌افزار و آموزش صحیح نمی‌توانند به کار ادامه دهند.
“تنها راه موفقیت در مدیریت یک رویداد مهارت‌آموزی در حوزه‌های فنی و غیرفنی برگزاری رویداد است.”
اخیراً، سازمان‌هایی مانند مؤسسه رهبری رویدادها و انجمن مدیریت کنوانسیون حرفه‌ای شروع به ارائه دوره‌های آموزشی و حتی گواهی‌های مدیریت رویدادهای مجازی و ترکیبی کرده‌اند. دانشگاه ایالتی کالیفرنیا، Dominguez Hills گواهی برنامه ریزی جلسات و رویداد ارائه می‌دهد. کلاس‌های این موسسه شامل دستورالعمل‌هایی در مورد برنامه ریزی رویدادهای مجازی است. همین‌طور eCornell، شاخه توسعه اجرایی دانشگاه کرنل، اخیرا یک سخنرانی کلیدی در مورد مدیریت رویداد آنلاین و میزبانی موثر در فضای مجازی برگزار کرد.
پلتفرم‌های محبوب آموزش الکترونیکی مانند LinkedIn Learning نیز دوره‌ها و منابع دیگری را در مورد مدیریت رویدادهای مجازی ارائه می‌دهند. مطالعه‌ی چند کتاب مدیریت رویداد نیز می‌تواند شروع خوبی برای یادگیری از حرفه‌ای‌های در صنعت برگزاری رویداد باشد.
جمع‌بندی
صنعت برگزاری رویداد و به طور جزیی‌تر تکنولوژی رویداد به شکل توقف‌ناپذیری در حال گسترش است. از این‌رو اقتضا می‌کند که مدیران برگزاری رویدادهای آنلاین همواره از مسیرهای جدید برای خلق رویدادهای به‌یادماندنی بهره ببرند. برای بهره‌گرفتن از آخرین تکنولوژی‌ها نیز چاره‌ای نیست جز مهارت‌آموزی‌های مستمر.
سوالات متداول
۱.مدیریت رویداد چیست؟
همه‌ی مجموعه اقدامات طراحی استراتژی یک رویداد و سازمان‌دهی کارکنان آن از جمله وظایف یک مدیر رویداد به شمار می‌رود.
۲.امروزه یک مدیر رویداد چه مهارت‌های برای خلق یک رویداد موثر لازم دارد؟
یک مدیر رویداد باید هرباره خود را با رویکردهای جدید در این صنعت همچون تمرکز بر تجربه‌ی مخاطب و از سرمایه‌گذاری بر روی پلتفرم‌ها تا آشنایی با انواع آنان آبدیده کنند.
۳.بیزآپس چگونه کیفیت مدیریت رویداد آنلاین را ارتقا می‌بخشد؟
پلتفرم هوشمند برگزاری رویداد آنلاین بیزآپس با در اختیار گذاشتن امکانات متعددی همچون تجزیه و تحلیل داده‌ها، همسان‌سازی مخاطبان، غرفه‌های آنلاین فروش، طراحی نظرسنجی، قابلیت تبدیل پلتفرم به زبان‌های مختلف، سفارشی‌سازی رویداد و غیره به یک مدیر رویداد آنلاین برای مدیریت رویداد کمک می‌کند.
منبع: Meet me
