مدیریت عملکرد یکی از ارکان اصلی موفقیت و توسعه یک سازمان، شرکت یا نهاد محسوب می‌شود. در یک تعریف ساده، مدیریت عملکرد را می‌توان مجموعه‌ای از فرایندها و سیستم‌ها دانست که با هدف توسعه کارکنان جهت دسترسی به بالاترین سطح عملکرد اجرا می‌شود. مدیریت عملکرد و ارزیابی عملکرد از نظر مفهومی با یکدیگر متفاوت هستند. در واقع مدیریت عملکرد یک رویکرد استراتژیک جهت ایجاد و حفظ عملکرد بهبود یافته پرسنل بوده که می‌تواند افزایش بهره‌وری سازمان را به همراه داشته باشد؛ اما ارزیابی عملکرد پس از گزارش‌گیری صورت می‌گیرد.
امروزه با وجود ابزارهای مدیریت عملکرد که در اختیار ناظران و مدیران قرار دارد، امکان نظارت بر کار نیروها و تحلیل و ارزیابی درست وجود دارد که در صورت نبود این ابزارها سازمان‌ها ناچار به پرداخت هزینه‌های زیادی در بخش منابع انسانی خواهند بود.
“یکی از ابزارهایی که می تواند در بخش مدیریت عملکرد به سازمان‌ها کمک کند، پلتفرم بیزآپس است که این امکان را برای مدیران فراهم می‌کند تا بتوانند به صورت بی واسطه با کارکنان در ارتباط باشند و جلسات و رویدادها را به صورت آنلاین و هیبریدی مدیریت کنند.”
تعریف مدیریت عملکرد
مدیریت عملکرد (Performance Management) فرایندی مهم و حیاتی در سازمان‌ها و شرکت‌هاست که به منظور بهینه‌سازی عملکرد کارکنان و حرکت اصولی به سمت هدف مجموعه صورت می‌گیرد. به عبارت دیگر، مدیریت عملکرد را می‌توان ارزیابی مداوم و ارائه بازخورد به تمامی پرسنل در رابطه با نقش‌ها و وظایف آن‌ها تعریف کرد. مجموعه فرایندها و سیستم‌هایی که در مدیریت عملکرد به کار گرفته می‌شوند، منجر به بهبود روند فعالیت کارکنان خواهند شد. در واقع مدیریت عملکرد موثر، ارتباطی مستمر بین کارکنان، مدیران و منابع انسانی ایجاد کرده و شامل مواردی از جمله ایجاد بیان انتظارات به صورت شفاف، تعیین اهداف فردی و تیمی، ارائه مداوم بازخوردها و ارزیابی نتایج می‌شود.
برنامه‌ریزی، نظارت، ارزیابی روند فعالیت یک کارمند و سهم کلی او در سازمان از جمله مراحل کلیدی در مدیریت عملکرد محسوب می‌شوند. این یک فرایند اصولی است که تشویق پرسنل و بهبود کارایی آنان را در پیش خواهد داشت. از طرفی، در چرخه مدیریت عملکرد نه تنها کارکنان، بلکه مدیران نیز در مراحل تعیین اهداف، ارزیابی عملکرد یا پیشرفت، ارائه آموزش و بازخورد در فواصل زمانی منظم قرار خواهند گرفت. این کار می‌تواند به کمک ابزارهای متعدد در زمینه مدیریت عملکرد انجام شود. بیزآپس به عنوان ابزاری موثر در مدیریت سازمانی، امکان برگزاری کارگاه‌های آموزشی و تعاملی را فراهم می‌کند.
چرخه مدیریت عملکرد
مدیریت عملکرد مجموعه‌ای از فعالیت‌هاست که هر مدیری برای بررسی عملکرد کارکنان، هر بار باید تمام مراحل آن را به طور کامل انجام دهد. از جمله مراحل اصلی این چرخه می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:
برنامه‌ریزی
برنامه‌ریزی را می‌توان اصلی‌ترین مرحله در چرخه مدیریت عملکرد دانست. در این مرحله اهداف مدیریت عملکرد که اهداف کلی سازمان، اهداف فردی کارکنان و برنامه‌ریزی چگونگی عملکرد آن‌ها را شامل می‌شود انجام خواهد شد. در واقع بدون مشخص کردن اهداف، برنامه‌ریزی تاثیری نخواهد داشت. تعیین هدف و وظایف برای کارکنان می‌تواند محرک اصلی آن‌ها جهت تلاش بیشتر برای رسیدن به موفقیت باشد.
نظارت بر عملکرد
مدیریت مداوم عملکرد کاملا بستگی به این مرحله دارد. با وجود ابزارهای مختلف و نرم‌افزارهای متعدد، امکان نظارت بر عملکرد تیم برای مدیران بسیار سهل و آسان شده است. برای نظارت بر عملکرد کارکنان یک سازمان لازم است یک روتین و برنامه‌ریزی دقیق وجود داشته باشد. برگزاری جلسات روزانه، هفتگی و ماهانه به منظور بررسی وضعیت رشد کار و کارکنان در جهت تحقق اهداف سازمان، در مدیریت عملکرد تاثیر چشمگیری خواهد داشت. به این منظور می‌توان از پلتفرم‌های هوشمندی همچون بیزآپس استفاده کرد که ضمن ارائه سرویس برگزاری جلسات کسب و کاری، امکان بهبود مدیریت عملکرد و تقویت ارتباطات درون سازمان و برون سازمان را مهیا می‌کند.
ارزیابی عملکرد
در بسیاری از موارد، افراد مدیریت عملکرد را همان ارزیابی عملکرد تصور می‌کنند، در صورتی که این دو مفهوم با یکدیگر متفاوت هستند. ارزیابی عملکرد در واقع یکی از مراحل مهم در مدیریت عملکرد است که پس از نظارت و گزارش‌گیری صورت می‌گیرد. در مدل‌های ارزیابی عملکرد، مدیران پس از نظارت و دریافت گزارش از کارکنان، روند فعالیت تیم را ارزیابی کرده و شروع به شناسایی نقاط ضعف و نقاط قوت مجموعه می‌کنند. در ادامه کاملتر به تفاوت مدیریت عملکرد و ارزیابی عملکرد پرداخته‌ایم.
بهبود عملکرد
پس از آن که مرحله نظارت و ارزیابی به طور دقیق انجام شد، ضمن شناسایی ضعف‌ها و کم و کاستی‌های روند انجام کار، مدیران باید سعی در بهبود عملکرد تیم داشته باشند. در واقع با استفاده از راهکارهای مناسب لازم است روند فعالیت کارکنان بهبود بخشیده شوند که این کار از طریق راهکارهای مختلفی مانند موارد زیر انجام می‌شود:
- ارائه بازخورد مستمر
- ارتقاء مهارت‌ها و آموزش‌ها
- تشویق و پاداش
- تسهیل ارتباط و همکاری
- ارائه منابع و تجهیزات مناسب
- ایجاد محیط کار متعادل
یکی از موثرترین راهکارها برای بهبود عملکرد، برگزاری دوره‌های آموزشی و جلسات تعاملی است که نقش بسیار مهمی در آموزش و بهبود عملکرد سازمانی دارد. در این راستا نیز استفاده از پلتفرم بیزآپس و سرویس برگزاری رویدادهای آنلاین و هیبریدی آن توصیه می‌شود.
پاداش
تشویق و پاداش می‌تواند یک انگیزه بزرگ بر هر فردی جهت رشد و پیشرفت تلقی شود. یکی از مراحل اصلی در چرخه مدیریت عملکرد نیز همین مورد است. چنانچه در این فرآیند با خروجی‌های مطلوب و ایده‌آل مواجه شدید و قصد دارید این مسیر را حفظ کنید و یا آن را بهتر کنید، باید تشویق و پاداش برای کارکنان خود در نظر بگیرید. در واقع از این طریق حس ارزشمندی به کارکنان مجموعه منتقل کرده و انگیزه‌ای برای آن‌ها ایجاد می‌کنید تا با سرعت و شوق بیشتری به سمت موفقیت و تلاش افزون حرکت کنند.
انواع مدیریت عملکرد
بطور کلی مدیریت عملکرد را می‌توان به دو دسته زیر تقسیم کرد:
- مدیریت عملکرد سازمانی: مدیریت عملکرد سازمانی شامل رویکردها و توصیه‌هاییست که در توسعه، ارزیابی و اجرای استراتژی‌های عملکرد سازمان کمک می‌کند.
- مدیریت عملکرد پرسنلی: مدیریت عملکرد پرسنلی که به آن مدیریت عملکرد منابع انسانی نیز گفته می‌شود، در واقع ایجاد چهارچوب جهت ارزیابی عملکرد کارکنان است. این ارزیابی می‌تواند عملکردهای فردی اعضای تیم و همسان‌سازی این اهداف با مقاصد سازمان را هم در بر داشته باشد.
بهترین روش ارزیابی عملکرد کارکنان
برای دستیابی به بهترین روش ارزیابی عملکرد کارکنان، در ابتدا لازم است بدانیم که ارزیابی عملکرد کارکنان چیست و نحوه ارزیابی عملکرد کارکنان چگونه است؟ ارزیابی عملکرد یک اقدام مدیریتی محسوب می‌شود که پس از دوره‌های تعیین شده به مقایسه عملکرد کارکنان با استانداردهای تعیین شده می‌پردازد. این اقدام به صورت دوره‌ای و منظم انجام می‌شود تا سازمان بتواند از بروز عملکردهای نامطلوب جلوگیری کند. از انواع روش‌های ارزیابی عملکرد کارکنان می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:
- ارزیابی عملکرد سنتی
- ارزیابی عملکرد ۳۶۰ درجه
- ارزیابی عملکرد مبتنی بر هدف
- ارزیابی عملکرد مبتنی بر مهارت‌ها
- ارزیابی عملکرد مبتنی بر رفتار
- ارزیابی عملکرد مبتنی بر توانایی‌ها
“می‌توان گفت که روش ارزیابی عملکرد 360 درجه بهترین روش ارزیابی عملکرد کارکنان به شمار می‌رود، چرا که عملکرد کارکنان توسط همکاران، مدیران، مشتریان و حتی خود کارکنان مورد ارزیابی قرار می‌گیرد. این نوع ارزیابی علاوه بر اطلاعات کامل‌تری که در اختیار مدیران می‌گذارد، نقاط قوت و ضعف کارکنان را برای خودشان نیز آشکار می‌کند.”
تفاوت مدیریت عملکرد و ارزیابی عملکرد
همانطور که پیش‌تر گفته شد، تعریف مدیریت عملکرد عبارت است از یک فرایند گسترده و مجموعه‌ای از فعالیت‌ها که به منظور دستیابی هرچه بیشتر و سریع‌تر سازمان به هدف اصلی انجام می‌شود. این مفهوم برخلاف تصور بسیاری از افراد با ارزیابی عملکرد یکسان نیست و تفاوت‌هایی دارد. در واقع ارزیابی عملکرد یکی از مراحل مدیریت عملکرد بوده که از اهمیت بالایی نیز برخوردار است. در این مرحله عملکرد کارکنان در یک بازه زمانی مشخص مورد بررسی قرار می‌گیرد که به آن ارزیابی عملکرد گفته می‌شود. ارزیابی عملکرد می‌تواند به صورت مستمر یا دوره‌ای انجام شود.
بطور کلی تفاوت اصلی مدیریت عملکرد و ارزیابی عملکرد را می‌توان زمینه‌ای که هر کدام مورد بررسی قرار می‌گیرند دانست. در مدیریت عملکرد تمرکز اصلی بر توسعه و بهبود کار تیمی و فردی بوده و شامل مراحل مختلفی از جمله برنامه‌ریزی و تعیین اهداف، نظارت بر عملکرد و بهبود وضعیت سازمان به منظور رشد بیشتر است. اما در ارزیابی عملکرد، هدف اصلی بررسی روند فعالیت کارکنان و اعطای امتیاز به آن‌هاست. همچنین در این فرایند نقاط ضعف و نقاط قوت اعضای تیم شناسایی خواهد شد.
سوالات متداول
هدف از مدیریت عملکرد چیست؟
هدف از مدیریت عملکرد همسان‌سازی فعالیت‌های کارکنان با اهداف کلی سازمان، کمک به حصول نتایج بهتر، ایجاد انتظارات قابل اندازه‌گیری و برنامه‌ریزی اصولی است.
مزایای مدیریت عملکرد نسبت به ارزیابی عملکرد چیست؟
ارزیابی عملکرد صرفا یک بررسی یک باره است ولی در مدیریت عملکرد امکان بازخورد و بهبود بصورت مستمر وجود دارد.
چگونه می‌توان از مدیریت عملکرد بهترین نتیجه را گرفت؟
مدیریت عملکرد در صورتی نتیجه‌بخش خواهد بود که بصورت مستمر و همراه با بهبود انجام شود؛ این موضوع مستلزم یک استراتژی خوب، فرهنگ ارتباطات موثر در سازمان و نظارت متوالی خواهد بود.
جمع‌بندی
مدیریت عملکرد یکی از استراتژی‌های مهم برای مدیران است که در جهت تحقق اهداف شرکت و رشد و توسعه سازمان به کار گرفته می‌شود. در واقع در مدیریت عملکرد به کمک شاخص‌های کلیدی عملکرد کنترل کیفیت، می‌توان روند رشد و پیشرفت کارکنان را مورد بررسی قرار داد و همچنین برنامه‌ریزی دقیق کرد. در فرایند مدیریت عملکرد ابزارهای متعددی به کمک مدیران می‌آیند که پلتفرم هوشمند بیزآپس یکی از آن‌هاست. بنابراین مدیران به کمک ابزارهای نوین مانند بیزآپس می‌توانند گامی بلند در راستای برنامه‌ریزی، سازماندهی، هدایت و کنترل سازمان بردارند.
