نرم‌افزارها و پلتفرم‌های برگزاری کارگاه آنلاین سال‌هاست که برای خود اسم و رسمی به هم زده‌اند و در دنیای دیجیتال امروز جایی دست و پا کرده‌اند. با وجود این، تنها پس از همه‌گیری ویروس کرونا بود که رسانه‌ی وبینار نم‌نمک توسط مردم عادی نیز دیده شد و چنان محبوبیتی یافت که امروزه بسیاری از آن به مثابه فرصتی برای درآمدزایی و بازاریابی بهره می‌برند. به همین خاطر قصد داریم در این مقاله از مجموعه مقالات مجله بیزآپس به روش‌های برگزاری کارگاه و یا جلسه‌ی آنلاین آموزشی بپردازیم و از این تازه‌ترین دستاورد تکنولوژی ارتباطات پرده برداریم.
شما می‌توانید از پلتفرم بیزآپس جهت برگزاری رویدادهای آنلاین و هیبریدی خود کمک بگیرید. بیزآپس یک پلتفرم شبکه سازی در کسب و کار به کمک هوش‌مصنوعی است. این پلتفرم به متخصصین و صاحبین کسب و کارهای مختلف این امکان را می‌دهد که بتوانند بصورت کامل هوشمند با افراد و سایر کسب و کارها ارتباط برقرار کنند. ارتباط با سایر افراد متخصص و دیگر کسب و کارهای داخلی و خارجی در جهت شبکه سازی و شریک یابی تجاری در کسب و کار به شما کمک بسزایی می‌کند.
وبینار چیست؟
وبینار یک سخنرانی و یا جلسه‌ای آموزشی است که تحت وب انجام می‌شود. پلتفرم‌های برگزاری کارگاه آنلاین و یا جلسات تعاملی آنلاین معمولا بخش‌های گوناگونی دارند- از صحن اصلی تا اتاق‌های چت همزمان. در این کارگاه‌ها و جلسات آنلاین آموزشی معلمان و یا سخنرانان از دانشجویان و شرکت‌کنندگان‌شان میزبانی می‌کنند و به ارائه‌ی مباحث و محتواهای آموزشی می‌پردازند.
پلتفرم برگزاری کارگاه‌های آنلاین چه تفاوتی با پلتفرم‌های برگزاری کنفرانس‌های آنلاین دارد؟
بسیاری از مردم عباراتی مانند کارگاه آنلاین، سمینار آنلاین و کلاس‌های زنده‌ی تعاملی را با مفهوم وبینار یکی می‌گیرند- که پر بیراه هم نیست اما نباید این همه مانع از تشخیص تفاوت‌هایی شوند که این شکل از ارتباطات با یکدیگر دارند. مثلا کنفرانس‌های آنلاین عمدتا و کارگاه‌های تعاملی معمولا یکی نیستند- کنفرانس‌های آنلاین به یک پخش زنده‌ی تلویزیونی شبیه‌ترند تا کارگاه و یا جلسه‌ی آنلاینی که شرکت‌کنندگان در آن با سخنران به تعامل و بده و بستان می‌پردازند
. در یک کارگاه آنلاین آموزشی شرکت‌کننده می‌تواند از سخنران برای حرف زدن اجازه بگیرد و در بحث ورود کند، در همان فضای پلتفرم یادداشت بردارد، کارگاه را ضبط کند و یا اسلایدهایی را به اشتراک بگذارد. برخی از پلتفرم‌های مثل بیزآپس بسیاری از این امکانات را همزمان به شما ارائه می‌دهند اما همه‌ی پلتفرم‌ها از پس ارائه‌ی همزمان این امکانات بر نمی‌آیند.
شرکت در یک کارگاه آنلاین به سادگی ثبت نام در آن است. برای انجام این کار، شرکت کنندگان معمولاً باید آدرس ایمیل خود را ارائه دهند، پس از آن یک لینک خصوصی برای ورود به اتاق کارگاه را دریافت می کنند. هنگامی که روز کارگاه و یا جلسه‌ی آنلاین فرا می‌رسد، آنها برای پیوستن به اتاق تنها باید روی آن لینک کلیک کنند.
مزایای کارگاه‌های تعاملی آنلاین چیست؟
کارگاه آنلاین یک کنفرانس تعاملی است و برجستگی‌اش نسبت به سایر رسانه‌های مشابه را از همین خاصیت تعاملی بودنش وام می‌گیرد. درست به همین خاطر است که مردم- چه ارائه‌‌دهندگان و چه مخاطبان- چنین اقبال شگرفی به آن نشان می‌دهند. بیایید از هر دو سو مزایای این کارگاه‌های آنلاین را بررسی کنیم.
مزایای برگزاری کارگاه و جلسات آنلاین تعاملی برای مخاطبان:
- قیمت مقرون به صرفه: معمولا این کارگاه‌ها و جلسات آنلاین نسبت به نمونه‌های مشابه حضوری و آنلاین خود ارزان‌ترند.
- صرفه‌جویی در زمان: آنها دیگر مجبور نیستند برای رفت و آمد در مسیر برگزاری رویداد زمان صرف کنند.
- امکان ثبت و ضبط: مخاطبان می‌توانند تمام مطالب کارگاه را ضبط کنند- واو به واو!
- امکان تعامل با ارائه‌‌دهندگان: آنها می‌توانند به صورت ویدیویی و متنی و صوتی با سخنران وارد تعامل شوند.
اما تنها این مخاطبان نیستند که از شرکت در کارگاه آنلاین استقبال می‌کنند، ارائه‌‌دهندگان نیز درست به دلایلی مشابه دست رد به سینه‌ی ایده‌ی برگزاری این سبک از کارگاه‌ها نمی‌زنند.
مزایای برگزاری کارگاه و جلسات آنلاین تعاملی برای ارائه‌‌دهندگان:
- تعامل موثر: مانند هر سخنرانی کلاسی، به افزایش انگیزه و مشارکت دانش آموزان کمک می کند.
- توزیع آسان اطلاعات: یک بار همه‌ی اطلاعات لازم را منتشر می‌کنند و همه‌ی اعضای کارگاه از آن سود می‌برند.
- محتوای همیشه سبز: موضوعات و مطالب همواره قابل به روزرسانی و بازنشر هستند.
چطور یک کارگاه آنلاین راه بیندازیم؟
تا به حال هیچ به این ایده فکر کرده‌اید که کارگاه آنلاینی تشکیل بدهید و در آن نه تنها دانش خود را با مخاطبان در میان بگذارید، بلکه برند شخصی و یا سازمانی‌تان را ترویج کنید؟! ما در ادامه به شما خواهیم گفت که چطور مرحله به مرحله کارگاه و یا جلسه‌ی آنلاین خودتان را سر و شکل بدهید.
۱. برای کارگاه آنلاین موضوع انتخاب کنید
هیچ‌چیز مهم‌تر از انتخاب یک عنوان مناسب برای کارگاه آنلاین و یا جلسه‌ی آنلاینی که در پیش‌رو دارید، نیست. ممکن است فکر کنید دارم از یک اصل بدیهی و پیش‌پا افتاده حرف می‌زنم. ممکن است بگویید معلوم است که بدون یک عنوان نمی‌شود کارگاهی برگزار کرد! با وجود این اما بسیاری از سخنرانان موضوع کارگاه را دست‌کم می‌گیرند. به همین خاطر هم اغلب کارگاهایی برگزار می‌کنند، که راه به جایی نمی‌برد و شوقی در مخاطب بر نمی‌انگیزد. چرا که آنان نه به تناسب موضوع با رسانه‌ای که در آن به ارایه می‌پردازند، فکر کرده‌اند و نه ایده‌ای برای نحوه‌ی ارایه‌ی آن دارند.
در حقیقت منظور از این همه آن است که هر موضوعی برای برگزاری یک کارگاه آنلاین و یا جلسه‌ی آنلاین تعاملی مناسب نیست و همه‌ی موضوعات را نمی‌توان به یک شیوه و به شکل موفقیت‌آمیزی پوشش داد. هدف از برگزاری یک سخنرانی، انتقال اطلاعات مفید و همچنین تبادل ایده درباره‌ی عنوان سخنرانی است. شما باید موضوعاتی را انتخاب کنید که با سلیقه‌ی مخاطب هدف تطابق دارد، چالش جدیدی را به همراه راه‌حل مطرح می‌سازد و همچنین قابلیت طرح در پشت مانیتور را دارند.
۲. تاریخ و زمان مناسب کارگاه آنلاین خود را انتخاب کنید
در مقاله‌ای جداگانه به پرسش «چه زمانی باید رویداد خود را برگزار کنیم» پاسخ داده‌ایم و به بهترین زمان برای برگزاری یک رویداد پرداخته‌ایم. چرا که در نگاه ما، زمان برگزاری یک کارگاه آنلاین و یا جلسه‌ی آنلاین نقش تعیین‌کننده‌ای در موفقیت آن دارد. گزارش‌های به دست آمده از بررسی رویدادهای موفق و ناموفق نشان می‌دهند سه‌شنبه و چهارشنبه و پنج‌شنبه بهترین روز برای برگزاری هر رویدادی از جمله یک کارگاه آموزشی است اما پیشنهاد ما این است که به این گزارش‌ها اکتفا نکنید.
تاریخ برگزاری کارگاه را متناسب با اوقات مخاطبان، زمان برگزاری رویدادهای رقیب و تعطیلات رسمی انتخاب کنید. علاوه بر این، بهتر است کارگاه آنلاین‌تان را یک تا چند هفته زودتر به صورت مستمر تبلیغ کنید تا که مخاطبان بالقوه‌ی شما بتوانند زمان‌شان را با تاریخ برگزاری کارگاه آنلاین شما تنظیم کنند.
۳. سخت افزارهای کارگاه آنلاین را بررسی کنید
بعید می‌دانم در روزگاری که نیمی از زندگی مردم در فضای دیجیتال می‌گذرد، کسی باشد که از اینترنت بد و یا فقدان دوربین و کامپیوتر رنج ببرد. با وجود این بد نیست بر همراه داشتن این موارد به عنوان لوازم حیاتی برگزاری کارگاه‌های آنلاین تعاملی اشاره کنیم.
- میکروفون. اگر از لپ تاپ استفاده می‌کنید، به احتمال زیاد لپ تاپ شما یک میکروفون داخلی دارد. با این حال، این میکروفون‌ها اغلب بی‌کیفیت‌اند. به همین‌خاطر ممکن است به نرم افزارهای اضافی برای فیلتر کردن نویز نیاز داشته باشد.
- هدست. از میکروفون هدست، ترجیحاً بی سیم استفاده کنید. میکروفون‌های هدست به شما اجازه می‌دهند هنگام سخنرانی کمی تحرک داشته باشید و کم‌تر مجبور باشید خودتان را به لپ تاپ بچسبانید.
- دوربین. لپ تاپ ها همه حداقل یک وب کم داخلی دارند اما کیفیت این وب‌کم‌ها هم چندان چنگی به دل نمی‌زند. بهتر است یک وب‌کم حرفه‌ای تهیه کنید.
- اتصال اینترنت. کیفیت پایین اتصال به اینترنت همواره دردساز است. هر طور شده قبل از کارگاه پهنای باند را چک کنید.
۴.محتوا را پیش از شروع کارگاه آنلاین آماده کنید
همه‌چیز را به روز برگزاری کارگاه آنلاین موکول نکنید. بله! بسیاری از پلتفرم‌های تخته‌سیاه‌های مجازی‌ای دارند که به سخنران برای یک ارایه‌ی موفق کمک می‌کنند اما این تنها به درد لحظه‌ی برگزاری کارگاه آنلاین و نکات کوچک اما مهم می‌خورد. بهتر است قبل از برگزاری محتواهای خودتان را در قالب یک اسلاید، ویدیوهای از پیش‌آماده‌شده و تصاویر استفاده کنید. در مقاله‌ی «مزایای طراحی اینفوگرافی برای یک رویداد خلاق و اثربخش» به نحوه‌ی استفاده از اینفوگرافی در یک رویداد آنلاین صحبت کرده‌ایم. محتواهای از پیش‌آماده‌شده به شما در صرفه‌جویی در زمان کمک و درک مفاهیم پیچیده را برای مخاطبان تضمین می‌کند.
۵. موانع برگزاری کارگاه آنلاین را به حداقل برسانید
موانع برگزاری کارگاه آنلاین و یا جلسه‌ی آنلاین را پیش‌بینی کنید و تا می‌توانید آنها را به حداقل برسانید- این تداخلات اغلب مربوط به تداخل فنی است. سعی می‌کنیم در ادامه کمی بیشتر پیرامون این موانع حرف بزنیم.
تداخل صوتی
- تلفن‌ها را قطع کنید. زنگ‌های بی‌وقفه تلفن‌ها می‌توانند کیفیت صدای شما را در کارگاه آنلاین تحت‌تاثیر قرار بدهند.
- اگر از میکروفونی استفاده می‌کنید که از طریق کابل به کامپیوتر متصل است، مطمئن شوید که از روی کابل های دیگر عبور نمی‌کند چرا که چنین وضعیتی می‌تواند نویز بسازد.
- درایوهای قابل جابجایی مانند هارد دیسک خارجی یا سایر تجهیزات جانبی را از فن‌ها دور کنید. فن ها را خاموش کنید و به جای آن از کولر استفاده کنید.
تداخل تصویری
- دوربین‌های داخلی اغلب فوکوس خودکار دارند. در نتیجه برای آن‌که نقاط فوکوس تصویر شما را محو و تار نکند بهتر است خودتان را در مرکز تصویر قرار بدهید. اگر بیش از اندازه حرکت کنید، ممکن است از دایره‌ی فوکس خارج شوید و ارائه‌ی شما تحت‌تاثیر کیفیت بد تصویر قرار بگیرد.
- پس‌زمینه‌ی ساده‌ای برای تصویر خود انتخاب کنید. بهتر است پشت‌سرتان را از اشیا اضافه و یا تزیینی خالی کنید و یا از قابلیت زوم دوربین‌های داخلی برای حذف بخشی از پس‌زمینه در کادر بهره بگیرید.
- قبل از کارگاه مطمئن شوید که دوربین شما کار می‌کند و یا لنز دوربین عاری از لکه و خراشیدگی است.
تداخل اتصال
- اگر دارید چیزی را دانلود، آپلود و یا برنامه‌ای را به روزرسانی می‌کنید، آن را متوقف کنید. این عملیات در حین برگزاری کارگاه‌های آنلاین تعاملی کیفیت اتصال شما به اینترنت را تحت‌تاثیر قرار می‌دهند.
- تمام سرویس‌های همگام‌سازی داده‌ها، مانند سرویس‌های ذخیره‌سازی ابری را خاموش کنید.
- اطمینان حاصل کنید که در حین کارگاه و یا جلسه‌ی آنلاین پخش چیزی از Netflix یا YouTube حجمی از پهنای باند شما را اشغال نمی‌کند.
- دستگاه‌های غیر ضروری متصل به شبکه مانند تلویزیون‌های هوشمند را قطع کنید.
بخشی از موانع احتمالی در حین برگزاری کارگاه آنلاین را گوشزد کردم اما این موانع می‌توانند غیرقابل پیش‌بینی باشند و یا برطرف ساختن‌شان شما را با دردسر مواجه کند. پس مانند همیشه توصیه می‌کنم حتما از پشتیبانی پلتفرم‌های برگزاری رویداد استفاده کنید. مثلا اگر کارگاه‌تان را در پلتفرم بیزآپس برگزار می‌کنید از کمک‌های تیم پشتیبانی فنی بهره بگیرید و یا مشکلات‌تان را با متخصصانی که خود پیش‌تر به استخدام درآورده‌اید، در میان بگذارید.
جمع‌بندی
کارگاه آنلاین تعاملی امروزه از اهمیت ویژه‌ای برای تبادل دانش و همچنین پیگیری اهدافی همچون بازاریابی برخوردارند. برجسته‌ترین ویژگی کارگاه‌ها و یا جلسات آنلاین تعاملی- و البته نقطه تمایزشان با نمونه‌های مشابه- خاصیت تعاملی آن‌هاست. شما هم می‌توانید از محبوبیت کارگاه‌های آنلاین برای انتقال تجربیات و همچنین ترویج برند شخصی و یا سازمانی استفاده کنید. کافی است با مراحل برگزاری آن و همچنین برخی از نکات فنی آشنا شوید. ما در این مقاله تلاش کردیم همه‌ی آن‌چه را که پیرامون برگزاری یک کارگاه آنلاین آموزشی باید بدانید آموزش بدهیم.
