ارتباطات را می‌توان از جمله اصلی‌ترین عوامل موثر بر موفقیت و شکست هر پروژه یا کسب و کار دانست. از این رو می‌توان گفت مدیریت ارتباط در هر کسب و کاری بسیار حیاتی‌تر از دیگر فعالیت‌های روتین آن است. برای اینکه بدانیم مدیریت ارتباط چیست، ابتدا باید با مفهوم ارتباط در سازمان آشنا شویم. ارتباط در یک سازمان نه تنها درون سازمانی، بلکه برون سازمانی نیز هست و گاها ارتباطات برون سازمانی نقش موثرتری در بازاریابی و برندینگ سازمان دارد.
مدیریت ارتباط با کارکنان در هر سازمانی می‌تواند بر عهده مدیر پروژه، مدیر منابع انسانی و یا مدیر کل باشد و در صورت عدم اجرای این مدیریت، شاهد بروز اختلالاتی در حوزه کاری و رفتاری خواهیم بود. مدیریت ارتباط می‌تواند با برگزاری جلسات متوالی حول محور موضوعات مختلف، استفاده از نرم‌افزارهای مدیریتی و ترفندها و تکنیک‌های متعدد صورت گیرد. سامانه بیزآپس ضمن ارائه ابزارهایی کاربردی در حوزه آموزش و ارتباط‌سازی موثر میان کارکنان، امکان برگزاری وبینار و جلسات سازمانی را به صورت آنلاین و هیبریدی فراهم می‌کند.
مدیریت ارتباط چیست؟
ارتباطات سازمانی به کلیه روابط و نسبت‌ها در تمام سطوح یک سازمان گفته می‌شود که مابین افراد فعال در یک مجموعه در جریان است. مدیریت ارتباط نیز شامل مدیریت ارتباطات داخلی، پیام‌رسانی حول محور پروژه یا هدف سازمان، ارتباطات بین فردی در میان پرسنل در سطوح مختلف سازمان و ارتباطات حرفه‌ای است. ارتباط خوب، برای هر سازمان و شرکتی، چه کوچک چه بزرگ ضروری و حیاتی محسوب می‌شود و برای مدیریت آن لازم است استراتژی‌های لازم در نظر گرفته شوند که در ادامه به آنها اشاره خواهیم کرد.
7 استراتژی کاربردی برای مدیریت ارتباط با کارکنان
شاید در نگاه اول مدیریت ارتباط بین مدیران و کارکنان کمی سخت و پیچیده بنظر برسد، اما اگر اصول و نکات مهم آن را بدانید و ابزارهای کاربردی در این زمینه را بشناسید، به راحتی می‌توانید آن را بهبود ببخشید.
1_ اهمیت برنامه‌ریزی را دست کم نگیرید
برای داشتن یک طرح ارتباطی درست و اصولی، برنامه‌ریزی بسیار نقش مهمی را ایفا می‌کند. به عنوان مدیر پروژه، سازمان و یا منابع انسانی لازم است الزامات مورد نیاز برای ایجاد ارتباطات موثر را تعیین کرده و ضمن برنامه‌ریزی دقیق، موارد زیر را مشخص کنید:
- زمان برقراری ارتباط با کارکنان سازمان به صورت انفرادی
- زمان دقیق برگزاری جلسات گروهی
- نحوه برگزاری جلسات و ابزارهای مورد نیاز برای آن
- محتوای جلسات
«در دنیایی که بخش عمده‌ای از فعالیت‌های افراد و سازمان‌ها به کمک اینترنت و بر بستر نرم‌افزارهای آنلاین صورت می‌گیرد، برای مدیریت ارتباط نیز لازم است از مزیت این تکنولوژی‌ها استفاده کرد. در این راستا ابزارهای زیادی مانند شبکه‌های اجتماعی، پیامرسان‌ها و … طراحی شده‌اند، اما این ابزارها پاسخگوی تمام نیازهای سازمان‌ها و گروه‌ها برای یک ارتباط بی وقفه نیستند.»
2_ مرحله ارزیابی را جدی بگیرید
یکی از نکات مهمی که برای مدیریت ارتباط با کارکنان همیشه باید در نظر داشت، ارزیابی عملکرد پرسنل سازمان در جهت دستیابی به اهداف است. در فرایند ارزیابی، نه تنها می‌توان میزان پیشرفت کارکنان، میزان رشد پروژه و سرعت انجام کار را رصد کرد، بلکه امکان شناسایی نقاط ضعف افراد نیز وجود خواهد داشت. در واقع مدیر پروژه، ضمن شناسایی نقاط قوت و نقاط ضعف افراد مجموعه، می‌تواند روند انجام کار را بهبود ببخشد.
برای ارزیابی روند رشد سازمان می‌توان به صورت روزانه، هفتگی و یا ماهانه اقدام به برگزاری جلسات مختلف کرد. به این منظور می‌توان از سرویس سازمانی بیزآپس استفاده کرد که امکان برگزاری انواع جلسات در اتاق‌های اختصاصی را در حرفه‌ای ترین حالت ممکن به سازمان‌ها، شرکت‌ها و نهادهای گوناگون می‌دهد.
3_ زمان کافی برای آموزش کارکنان بگذارید
در دنیایی که به سرعت در حال رشد و توسعه است، کارکنان یک سازمان همواره باید در حوزه کاری خود، اطلاعاتی به روز و جدید را بدست آورند. یکی از راهکارهای موثر برای بهبود مدیریت ارتباط با کارکنان در یک سازمان، برگزاری جلسات آموزش به منظور ارائه اطلاعات جدید، آموزش و ارتقای دانش و مهارت افراد است. در این جلسات لزوما نیاز نیست همچون کلاس درس یک نفر به عنوان معلم به تدریس مباحث جدید بپردازد؛ بلکه هر فرد می‌تواند دانش جدید، اخبار روز و مهارتهای کاربردی را به دیگر افراد پروژه منتقل کند.
بنابراین به عنوان مدیر منابع انسانی یا مدیر پروژه، باید به آموزش کارکنان توجه ویژه‌ای داشت و ضمن برنامه‌ریزی منطبق با زمان آنها، جلساتی را برای آموزش آنلاین در نظر گرفت. بیزآپس امکان برگزاری کارگاه‌های آموزشی و تعاملی را برای سازمان‌ها و شرکت‌ها فراهم می‌کند.
4_ ارتقای شغلی برای کارکنان سازمان در نظر بگیرید
براساس اصول ERM، کارمندان یک سازمان باید احساس کنند که حضورشان برای مجموعه بسیار حائز اهمیت است. به کارکنان سازمان خود این احساس را بدهید که بر روی آنها سرمایه‌گذاری کرده‌اید و کمک کنید تا ضمن ارتقای خود، از جهت شغلی و جایگاه کاری نیز پیشرفت کنند. این کار منجر به افزایش انگیزه آنها به منظور داشتن عملکرد بهتر، ماندگاری بیشتر در شرکت و به کارگیری بیشترین میزان توان خود جهت تحقق اهداف مجموعه خواهد شد.
5_ شبکه‌سازی برای مدیریت ارتباط لازم است
همانطور که پیش‌تر اشاره شد، مدیریت ارتباط محدود به درون سازمان نمی‌شود. ارتباطات خارج از سازمان نیز می‌توانند تاثیر چشمگیری در نزدیک شدن به هدف اصلی مجموعه داشته باشند. به عبارتی دیگر روابط خارج از سازمان و شبکه سازی در کسب و کار به شما کمک می‌کنند تا افراد و کسب و کارهای مرتبط با خود را شناسایی کرده و با آنها ارتباط برقرار کنید. به این منظور می‌توانید کارکنان را تشویق کنید که در رویدادهای B2B شرکت کرده و یا در باشگاه‌های تجاری اصناف مرتبط با سازمان عضو شوند. البته پیشنهاد ما استفاده از پلتفرم رویداد B2B بیزآپس است.
در بیزآپس امکان شریک‌یابی تجاری هوشمندانه، می‌توانید در جلسات و رویدادهای آنلاین، افراد و کسب و کارهای مرتبط را شناسایی کرده و در جهت تحقق اهداف سازمان با آنها همکاری کنید.
6_ پاداش و تشویق برای کارکنان در نظر بگیرید
سعی کنید روحیات کارمندان سازمان را بشناسید و بهترین پاداش را متناسب با توانایی سازمان برای آنها در نظر بگیرید. حتی می‌توانید نظر خود پرسنل را در این زمینه بپرسید چراکه بازخورد آنها به شناخت بهتر عوامل محرک کمک خواهد کرد. بدین ترتیب شما می‌توانید به عنوان مدیر، عواملی که باعث ایجاد هیجان و انگیزه بیشتر در کارکنان می‌شوند را به عنوان پاداش برای آنها در نظر بگیرید. این موضوع در مدیریت ارتباط در سازمان تاثیر بسیار مثبتی به همراه خواهد داشت.
7_ یادگیری و آموزش را جایگزین ریاست کنید!
نگرش ” همیشه حق با رئیس است” در دنیای امروز دیگر جایی ندارد. امروزه اصل بر همفکری و کار تیمی است و یک سازمان به نگرش مبتنی بر یادگیری نیاز دارد. این کار نه تنها باعث تحقق بهتر و سریع‌تر اهداف شرکت خواهد شد، بلکه حس راحتی و برابری را در میان کارکنان ایجاد می‌کند. لازم است از نظرات کارمندان مجموعه به خوبی استقبال شود و ضمن برگزاری جلسات مستمر با برنامه‌ریزی دقیق، به بررسی نظرات و پیشنهادات افراد مختلف پروژه پرداخته شود. بیزآپس به عنوان بستری برای برگزاری رویدادهای آنلاین و هیبریدی هوشمند، کمک زیادی به فراهم کردن بستر لازم جهت تبادل نظرات، پیشنهادات و راهکارهای نوین می‌کند.
جمع‌بندی
مدیریت ارتباط از جمله مباحث مهم و موثر در هر سازمانی به شمار می‌رود. در واقع می‌توان کلید موفقیت هر شرکت یا نهادی را، مدیریت ارتباط با کارکنان و همچنین ارتباطات برون سازمانی دانست. نداشتن برنامه دقیق و ابزارهای لازم جهت مدیریت ارتباطات سازمانی، می‌تواند معضلاتی زیادی را در روند رشد و توسعه سازمان ایجاد کند. از این رو نیاز است راهکارهای اصولی و استراتژی‌های موثر جهت منسجم کردن ارتباطات را به کار برد.
تعامل هرچه بیشتر در میان افراد فعال در یک سازمان یا پروژه، می‌تواند در بهبود مدیریت ارتباط تاثیر چشمگیری داشته باشد. در این راستا نیاز است شخصی که مدیریت ارتباط را بر عهده دارد، برنامه‌ریزی دقیق و منطبق با زمان کارکنان جهت برگزاری جلسات ارزیابی، کارگاه‌های آموزشی و تعاملات بالا در نظر بگیرد. برای رسیدن به این سطح از ارتباطات در سازمان‌ها، استفاده از ابزارهای هوشمندی مانند بیزآپس که رویکرد شبکه‌سازی نیز دارند توصیه می‌شود.
سوالات متداول
منظور از مدیریت ارتباط چیست؟
منظور از مدیریت ارتباط در پروژه یا سازمان، داشتن مهارت و دانش کافی با استفاده از فرایندهای مختلف جهت بهبود روابط درون سازمانی و برون سازمان است.
مزایای مدیریت ارتباط با کارکنان چیست؟
بهره‌وری بیشتر، کیفیت بالای خدمات و محصولات، ایجاد اعتماد و تعهد، افزایش مشارکت کارکنان، رضایت شغلی بیشتر کارکنان و افزایش انگیزه آنها، روابط بهتر و کاهش هزینه‌ها از جمله مزایای مدیریت ارتباط موثر هستند.
آیا مدیریت ارتباط تنها به درون سازمان محدود می‌شود؟
خیر، مدیریت ارتباط نه تنها درون سازمان، بلکه بیرون از سازمان نیز باید براساس اصول و چهارچوب پیش برود.
