برون سپاری سازمانی به زبان ساده: چرا باید کارهای خود را به دیگران واگذار کنیم؟

برون سپاری سازمانی کلید موفقیت بسیاری از کسب‌وکارها و سازمان‌ها در مدیریت پروژه‌های لجستیک است. آنان با محول کردن برخی از پروژه‌ها به خارج از مجموعه نه تنها بازدهی نیروهای کار را بهبود می‌بخشند بلکه بخش مهمی از هزینه‌های خود را مدیریت می‌کنند. 

در این مقاله از مجله بیزآپس با مفهوم برون سپاری در صنعت و انواع آن آشنا خواهید شد. به شما خواهیم گفت که هر یک از انواع برون سپاری سازمانی چگونه می‌تواند مسیر پر فراز و نشیب پیشرفت یک پروژه را هموار سازد و در عین‌حال چه خطراتی را متوجه‌ی یک سازمان خواهد کرد. 

با این مقاله از مجله‌ی پلتفرم هوشمند برگزاری رویدادهای آنلاین و هیبریدی بیزآپس همراه باشید. بیزآپس با تکیه بر تکنولوژی هوش‌مصنوعی و امکانات تعاملی فضای آنلاین می‌کوشد بستری برای تقویت شبکه سازی تجاری و شکل‌گیری همکاری‌های موثر فراهم آورد. 

برون سپاری سازمانی یعنی چه؟

برون سپاری سازمانی به زبان ساده امضای یک توافق‌نامه برای پیش‌برد بخشی از خدمات با یک نیرو در بیرون از سازمان است. خدماتی که به اصطلاح برون‌ سپاری می‌شوند عمدتا از جمله فعالیت‌هایی هستند که تا پیش از این توسط کارمندان مجموعه انجام می‌شدند. با وجود این سازمان و یا کسب‌وکار مورد مثال جهت بهبود عملکرد و همچنین مدیریت هزینه‌ها و در راستای تخصص‌گرایی ترجیح داده‌اند وظیفه‌ی انجام آن را به متخصصانی در بیرون از مجموعه بسپارند. 

پیشنهاد مطالعه: همه‌چیز درباره‌ی اهمیت برگزاری نمایشگاه مجازی در پلتفرم بیزآپس

اهداف برون سپاری سازمانی چیست؟

همان‌طور که ذکرش رفت، برون سپاری سازمانی عبارت است از انتقال وظایف خاص از درون یک مجموعه به یک پیمانکار که در بیرون مجموعه در حال فعالیت است. ماجرا از این قرار است که وقتی یک کسب‌وکار فعالیت‌های تدارکاتی را به جایی بیرون از سازمان می‌سپارد، کارمندانش می‌توانند از فضای به وجود آمده برای تمرکز بر روی استراتژی و اهداف کسب‌وکار استفاده کنند و جنبه‌های کلیدی‌تری همچون امور مربوط به خدمات مشتریان، مدیریت نیروی کار و امور مالی و غیره را مورد توجه قرار دهند.

“برون‌ سپاری سازمانی یکی از رایج ترین استراتژی ها برای مدیریت پروژه‌ در میان کسب‌وکارهای گوناگون است.”

 فعالیت‌هایی که برون‌ سپاری می‌شوند، همیشه تنها مربوط به وظایف اداری ساده نیستند. گاهی یک کسب‌وکار برای انجام فعالیت‌های پیچیده‌تر و یا صرفه‌جویی در هزینه و افزایش بهره‌وری ترجیح می‌دهد از متخصصانی در بیرون از سازمان کمک بگیرید.

به هر ترتیب این‌روزها استراتژی برون سپاری یکی از رایج‌ترین تصمیمات در میان صاحبان کسب‌وکارهای کوچک و بزرگ به شمار می‌رود. بیایید نگاهی به انواع برون سپاری سازمانی بیندازیم.

انواع برون‌ سپاری سازمانی

کسب‌وکارها باید متناسب با نیازها، نحوه‌ی سازماندهی و بودجه‌ی مجموعه‌ی خود در مورد برون‌ سپاری سازمانی یک پروژه و یا بخشی از آن تصمیم بگیرند.

“مدیران هر مجموعه از چارچوبی برای برون سپاری راهبردی متناسب با نیازها و بودجه‌ها پیروی می‌کنند.”

 در نتیجه می‌بایست کمی در انواع برون سپاری سازمانی و نتایج آن تامل کنند. در ادامه شما را با انواع برون سپاری آشنا خواهیم کرد:

1_ برون سپاری فرایندهای کسب و کار (BPO)

مردم مفهوم برون سپاری را بیش‌تر با برون سپاری سازمانی فرایندهای کسب و کار یکی می‌گیرند. اگرچه برون سپاری فرایندهای کسب و کار و یا همان BPO تنها نوع از انواع برون سپاری به حساب نمی‌آید اما یکی از رایج‌ترین آن‌هاست. شرکتی را تصور کنید که در حال برنامه‌ریزی برای رونمایی از یک محصول و یا سرویس جدید است اما ابعاد شرکت- تا اطلاع ثانوی- برای محصول جدید مناسب نیست. در نتیجه مدیران کسب‌وکار تصمیم می‌گیرند بخشی از وظایف را به افرادی در بیرون از سازمان محول کنند- برون سپاری سازمانی در منابع انسانی، برون سپاری در زمینه‌های خدمات مشتریان و یا حسابداری از جمله‌ی آن‌ها به شمار می‌آیند. 

2_ برون سپاری سازمانی فرایندهای قانونی (LPO)

برون سپاری سازمانی فرایندهای قانونی و یا LPO از بسیاری از جهات با برون سپاری فرایندهای کسب و کار شباهت دارند، با این تفاوت که برون سپاری فرایندهای قانونی شکلی از برون سپاری خدمات به حساب می‌آید که طی آن شرکت‌ها و سازمان‌ها خدمات حقوقی‌شان را به وکلایی خارج از سازمان ارجاع می‌دهند- کارهایی مثل تحقیقات حقوقی، مدیریت قراردادها، بررسی اسناد و غیره.

3_ برون سپاری فرایندهای تحلیلی و تحقیقی (KPO)

در این نوع از انواع برون سپاری سازمانی مجموعه‌ها فعالیت‌هایی نظیر تجزیه و تحلیل داده‌ها، تحقیق و توسعه را بر دوش متخصصانی در خارج از سازمان می‌گذارند. بسیاری از شرکت‌های بزرگ ترجیح می‌دهند با تیم خودشان در دل مجموعه فعالیت‌هایی از این دسته را پیش ببرند اما نمونه‌های کوچک‌تر به جهت صرفه‌جویی در در هزینه‌ها و همچنین اطمینان یافتن از درستی کارها فرایندهای تجزیه و تحلیل داده‌ها را به جایی بیرون از مجموعه‌ی خود ارجاع می‌دهند. 

4_ برون سپاری فناوری اطلاعات (ITO)

به برون‌ سپاری سازمانی خدمات مربوط به فناوری اطلاعات مانند توسعه‌ی وب و نرم‌افراز ITO هم می‌گویند. سازمان‌ها و شرکت‌های سنتی که چندان با فناوری آشنایی ندارند و از ضعف شدیدی در جذب نیروهای متخصص در این زمینه رنج می‌برند، گاهی تصمیم می‌گیرند کار تولید نرم‌افزارهای اختصاصی، برنامه‌نویسی و طراحی وب‌سایت خود را برون‌سپاری کنند.

5_ برون سپاری خدمات

شرکت‌ها اغلب به دنبال آژانس‌هایی هستند که به آنان خدمات امنیتی و سرایداری و تعمیر و نگهداری را محول کنند. علت برون سپاری خدمات رایج شاید صرفه‌جویی در هزینه‌های استخدام چند متخصص در زمینه‌‌های گوناگون برق و شیرآلات و غیره باشد. وقتی خوب به جایگاه همچون متخصصانی مثلا در دل یک مجموعه‌ی توسعه‌دهنده‌ی وب فکر می‌کنی خنده‌ات می‌گیرد. چگونه می‌توان برای اشکالات احتمالی در مسایلی از این دسته چندین و چند متخصص را معطل در گوشه‌ای از مجموعه جا داد و هزینه‌های‌شان را پرداخت کرد؟!

6_ برون سپاری فرآیندهای خلاقه

زمانی که یک شرکت از مثلا یک عکاس در بیرون از مجموعه می‌خواهد از محصولاتش تصاویر حرفه‌ای بردارد تا آن‌ها را در وب‌سایت شخصی‌اش نمایش دهد، در واقع آن مجموعه بخشی از یک فرایند خلاقه را برون سپاری سازمانی کرده است. برخی از انواع دیگر برون سپاری فرآیندهای خلاقه عبارتند از تولید محتوا، طراحی گرافیک، تولید ویدئو و ضبط صدا.

7_ برون سپاری صنعتی

به این نوع از برون سپاری، برون سپاری در صنعت و یا برون سپاری صنعتی نیز می‌گویند. به این شکل کسب‌وکارها از کارخانه‌ها و کارگاه‌های دیگر درخواست می‌کنند قطعه‌ای یک محصول و یا همه‌ی آن را برایشان بسازد. به طور مثال یک تیم تئاتر برای اجرای نمایشی از شکسپیر به لباس‌هایی از عهد بوق نیاز دارند. در نتیجه آنان وظیفه‌ی دوخت و دوز لباس را به یک کارگاه در بیرون از مجموعه می‌سپارند. این مثال یک نمونه ساده از برون سپاری سازمانی تولید بدون کارخانه است.  اما نمونه‌های جدی‌تر را می‌توان در شرکت‌های فناوری برای ساخت قطعات گوشی‌های تلفن همراه جست‌وجو کرد. برخی از این شرکت‌های فناوری برای ساخت قطعات گوشی‌های هوشمند خود با سایر شرکت‌های آسیایی قرارداد می‌بندند. 

به طور خلاصه برون سپاری بازه‌ی وسیعی از انواع خدمات را در بر می‌گیرد- از بستن یک پیچ و مهره‌ی ساده تا تولید یک محصول. با وجود این گستردگی مدیران مجموعه برای اتخاذ یک تصمیم موثر در این موضوع باید تصویر واضحی از مزایا و معایب برون سپاری داشته باشند. بیایید به برون سپاری مزایا و معایب آن بر عملکرد سازمان  نگاهی بیندازیم:

مزایای برون سپاری سازمانی

پیش‌تر از دو مولفه‌ی صرفه‌ جویی در هزینه و افزایش نرخ بهره‌وری به عنوان کلیدی‌ترین اهدافی یاد کردیم که مدیران را به برون سپاری کارها تشویق می‌کنند. اکنون قصد داریم به هر دو مورد در قالب شرح مزایای برون سپاری بپردازیم. 

صرفه جویی در هزینه

شرکت‌ها معمولا برای پیش‌برد یک پروژه‌ی خاص وظایفی را به بیرون از مجموعه برون سپاری می‌کنند و در ازای آن هزینه‌ای می‌پردازند. این هزینه البته بهای افزایش سرعت پروژه، پرهیز از آزمون و خطاهای مکرر و هزینه‌زا و همچنین استفاده از متخصصین در یک رشته‌ی خاص است. نمونه‌ی ملموس آن پروژه‌هایی هستند که شرکت‌ها در کشورهای جهان‌اولی همچون کانادا و استرالیا به شرکت‌های جهان‌سومی محول می‌کنند. آنان به این طریق بهترین عملکرد را با بهایی اندک می‌خرند. به هر ترتیب صرفه‌جویی در هزینه یکی از دستاوردهای برون سپاری به شمار می‌آید. 

افزایش بهره‌وری 

اگر یک آژانس حسابداری می‌تواند پروژه‌ای را در کم‌ترین زمان و بالاترین کیفیت ممکن برای شما به سرانجام برساند، چرا باید هزینه‌های هنگفت صرف آموزش نیروهای تازه‌وارد کنیم. افزایش بهره‌وری در فرایند برون‌سپاری معمولا در موارد زیر تجلی می‌یابد:

• ساده کردن امور پیچیده
• استفاده از متخصصان
• کاهش فعالیت‌های غیرضروری

“برون سپاری سازمانی در شرکت های کوچک‌تر امکان رقابت کردن با شرکت‌های بزرگ‌تر را فراهم می‌کند.”

اگر شرکت شما یک شرکت توسعه‌دهنده‌ی بازی‌های رایانه‌ای باشد، می‌توانید به جای صرف وقت برای جذب طراحان بازی خدمات جذب نیرو را برون‌سپاری کنید تا برای خدمات مربوط به منابع انسانی هزینه و زمان کم‌تری را مصرف کرده باشید. 

به طور کلی هدف از برون سپاری خدمات کاهش هزینه ها و بهینه سازی عملکرد و در عین حال رعایت ملزومات کیفیت است. برون سپاری در شرکت‌های کوچکتر راهی برای رقابت با شرکت‌های بزرگتر است- شرکت‌هایی که قبلاً فرایندهای دشوار سیستم‌سازی در کسب‌وکار را طی کرده اند. 

معایب برون سپاری

برون سپاری سازمانی گل بی‌عیب نیست و همواره می‌تواند خطرآفرین باشد. خطرات برون سپاری عبارتند از:

از دست دادن کنترل

یکی از معایب اصلی برون سپاری از دست دادن کنترل بر عملکردها و در نتیجه خروجی فرایندهاست.به هر ترتیب هنگامی که یک کسب‌وکار بخشی از پروژه‌ی خود را واگذار می‌کند، کنترل و اختیارات لازم برای طی فرایند را به یک نیروی خارجی وا می‌گذارد. به این شکل همواره باید نگران تبعات ناشی از عدم نظارت مستقیم باشد.

فقدان امنیت داده 

 امنیت داده یکی دیگر از نگرانی‌های اصلی در مورد برون سپاری است. آیا نیروی خارج از سازمان که وظیفه‌ی پیشبرد پروژه‌ی شما را بر عهده دارد می‌تواند به درستی از داده‌های حساس در مقابل هرگونه دسترسی غیرمجازی محافظت کند؟ اگر نیرویی که شما کار خود را به آن واگذاشته‌اید در نگهداری از داده‌های شما ناموفق باشد بی‌تردید باید با تبعات مالی و همچنین حیثیتی حاصل از از دست رفتن داده‌ها دست‌‌وپنجه نرم کنید. 

چالش‌های ارتباطی

 اگر در ابتدای پروژه یا دوره قرارداد، انتظارات به درستی توسط طرفین درک نشود توافق برون سپاری سازمانی به مشکل بر خواهد خورد. در نتیجه باید پیشاپیش کانال‌های ارتباطی موثری ایجاد شود تا از رخداد هر سوتفاهمی جلوگیری کند. تصمیم گیری در مورد برون سپاری باید با دقت مورد بررسی قرار گیرد. انتخاب شریک نامناسب یا ناتوانی در تعیین اهداف ممکن است تاثیر مخربی بر کیفیت کار و اعتبار برند داشته باشد.

نکاتی برای یک برون سپاری سازمانی موفق

برای برون سپاری موفق چند روش کلی وجود دارد که باید از آنها پیروی کرد:

• با شرکت های لجستیکی معتبر شخص ثالث کار کنید:  قبل از امضای هر قراردادی تحقیق گسترده ای انجام دهید و مطمئن شوید که شرکت منتخب تجربیات زیادی دارد. همچنین باید از همسویی آن شرکت با مجموعه‌ی خود اطمینان حاصل کنید.

• یک واسطه‌ی ارتباطی موثر تعیین کنید: شخصی که در این موقعیت قرار دارد، مسئولیت ارتباط و نظارت بر شرکتی را که شما به عنوان شریک برون سپاری سازمانی انتخاب می کنید، بر عهده خواهد داشت. داشتن شخصی که به طور خاص برای این کار تعیین شده باشد، مسائل و نگرانی‌های ارتباطی را کاهش می‌دهد.

• تفاوت های فرهنگی را بپذیرید: در حین کار با یک شرکت بین المللی یا دریایی، ممکن است شرایط غیرمنتظره‌ای شامل ساعت کاری متفاوت و یا خلقیات حرفه‌ای متفاوتی مواجه شوید. وجود داشته باشد. این تفاوت ها را بپذیرید و از پرسیدن سوالات محترمانه در حین انجام کار بر روی پروژه‌ی جدید پرهیز نکنید.

• داده های خود را رمزگذاری کنید : رمزگذاری اطلاعاتی که به شرکت‌های بیرون از سازمان ارسال می کنید، تضمین‌کننده‌ی تمام مالکیت معنوی این اطلاعات است.

جمع‌بندی

اکنون که با انواع برون سپاری سازمانی آشنا شدید و از مزایا و معایبش سر در آوردید،  می‌توانید چارچوبی مناسب برای برون سپاری بخشی از پروژه‌ها تعیین کنید و در آن مسیر قدم بردارید تا از همه‌ی مزایایش بهره‌مند شوید. 

برای اکثر شرکت‌ها، داشتن ظرفیت تغییر سریع برای برآوردن نیازهای مشتری و الگوهای بازار و توانایی افزایش و یا کاهش خدمات بر اساس تقاضاهای تجاری انگیزه‌ی برون سپاری برخی از پروژه‌ها هستند. برون سپاری فرآیندهای کسب‌وکار یک راه فوق‌العاده برای ساده‌سازی فعالیت‌ها، کاهش هزینه‌های نیروی کار و توسعه یک استراتژی رقابتی است.

سوالات متداول

نمونه ای از برون سپاری چیست؟

وظایف مربوط به فناوری اطلاعات یکی از نمونه‌های رایج برون سپاری به شمار می‌رود. برخی از شرکت‌ها برای جبران ضعف‌های اساسی در دانش و امکانات پروژه‌های خود را به شرکت‌ها و افراد در بیرون از سازمان واگذار می‌کنند تا نه تنها در هزینه‌های جذب نیرو بلکه در هزینه‌ی تامین سخت‌افزارها و نرم‌افزارهای گران‌قیمت نیز صرفه‌جویی کرده باشند. برخی از پروژه‌های فناوری اطلاعات شامل پیکره‌بندی وب، امنیت شبکه،  تولید برنامه‌ی کاربردی و توسعه‌ی نرم‌افزار است.

مهم‌ترین هدف برون سپاری چیست؟

برون سپاری به شرکت‌ها کمک می‌کند که نه تنها هزینه‌های یک پروژه را به طور چشمگیری کاهش دهند بلکه با سپردن کار به متخصصان نرخ بهره‌وری و بازگشت سرمایه از خلال پیشبرد یک پروژه را افزایش دهند.

برون سپاری برگزاری رویداد بر روی پلتفرم بیزآپس چه مزایایی دارد؟

بیزآپس یک پلتفرم هوشمند برگزاری رویداد است. شما با انتخاب بیزآپس برای برگزاری رویداد خود دیگر نیازمند صرف هزینه‌های هنگفت برای طراحی پلتفرم‌های اختصاصی نخواهید بود- در عوض- می‌توانید با سفارشی‌سازی پلتفرم برگزاری رویداد پروژه‌ی برگزاری رویداد خود را با حفظ امنیت داده‌ها و نظارت مستقیم بر فرایندها به سرانجام برسانید. 

منبع: این‌باوند لاجستیک