این‌روزها به هر طرف سر بر می‌گردانی، ردی از یک همایش، کارگاه، کنفرانس، سمینار، سمپوزیوم، رویداد، کنگره و یا مجمع می‌بینی. از این‌همه برخی آنلاین و برخی دیگر به صورت آفلاین و یا حضوری برگزار می‌شوند- هرکدام از این انواع همایش هم موضوعی دارند: یکی آموزشی و دیگری تجاری و یا سیاسی است. همه‌ی ما تجربه‌ی حضور در این دسته از نشست‌ها را داشته‌ایم- گاهی بی‌آن‌که بدانیم دقیقا در چه‌جور چیزی شرکت کرده‌ایم!
در این مقاله از مجله بیزآپس اما به‌طور مشخص خواهیم گفت که همایش چیست و چه تفاوتی با نشست‌های دیگر دارد و چگونه برگزارش می‌کنند.
بیزآپس پلتفرم هوشمند برگزاری رویدادهای آنلاین است که با تکیه بر تکنولوژی نوین هوش‌مصنوعی و استفاده از الگوی همسان سازی کسب و کار می‌کوشد گامی بزرگ در جهت شبکه سازی در کسب و کار و ایجاد همکاری‌های موثر تجاری بردارد. برای آشنایی بیشتر با برگزاری رویداد و همایش در بیزآپس با پشتیبانی فنی این پلتفرم تماس بگیرید. تلفن: ۲۲۵۱۷۷۴-۰۲۱ ایمیل: [email protected]
همایش چیست؟
فرهنگستان ادب به همه‌ی نشست‌های ملی و بین‌المللی‌ای که شرکت‌کنندگانش نمایندگان دولت و سازمان‌ها و متخصصان امور گوناگون فرهنگی و سیاسی و اقتصادی هستند و در آن به بحث و تبادل‌نظر در مورد موضوعی خاص می‌پردازند، همایش می‌گوید اما از شما چه پنهان که تعریف راستین همایش در سراسر جهان چیزی فراتر از تعریفی است که فرهنگستان ادب به دست می‌دهد.
“همایش معادل فارسی Gathering است و به همه ی انواع نشست های رسمی و غیررسمی اطلاق می‌شود.”
اهالی فرنگ به هر بهانه‌ای که بستر گردهم‌آمدن انسان‌ها می‌شود، می‌گویند «Gathering»! فرقی نمی‌کند که این گردهمایی یک دیدار دوستانه میان تنها دو دوست باشد و یا یک نشست با شرکت چند ده‌هزارنفر. همین‌که یک عده آدم دور هم جمع شدند یعنی یک همایش و یا به قول خودشان «Gathering» به وقوع پیوسته است. به این ترتیب مهم نیست که تعداد شرکت‌کنندگان چقدر است و چقدر طول می‌کشد و تا چه حد از صمیمیت و یا رسمیت برخوردار است، این یک همایش است. میپرسید خوب با این حساب همایش چه فرقی دارد با دیگر انواع نشست‌ها؟ برای پاسخ به این سوال بهتر است نگاهی به انواع همایش بیندازیم.
انواع همایش
تعریفی در توصیف تفاوت جشنواره با همایش و یا تفاوت همایش و کنفرانس وجود ندارد. هر دو نشست و البته بیش از آن، همه، از انواع همایش‌اند. انواع همایش را می‌توان بر اساس چند مشخصه‌ی زیر از دیگری متمایز کرد:
- تعداد شرکت‌کنندگان در نشست
- میزان تعامل شرکت‌کنندگان
- طول نشست
- موضوع نشست
با در نظر گرفتن این نقاط تمایز، انواع همایش عبارتند از:
سمپوزیوم
سمپوزیوم همایشی است که در آن تعداد قابل‌توجهی از آدم‌ها متخصص برای یک دور هم جمع می‌شوند تا پیرامون یک موضوع بسیار تخصصی به تبادل‌نظر بپردازند. هر سمپوزیوم یک موضوع ویژه دارد. به طور مثال امکانات هوش‌مصنوعی در صنعت رویدادهای آنلاین. سمپوزیوم‌ها اغلب در یک فضای آکادمیک و یا علمی برگزار می‌شوند و سر و شکل رسمی دارند. میزان تعامل در سمپوزیوم‌ها بسیار ناچیز است و این نشست‌ها اغلب تنها به سخنرانی افراد برجسته محدود می‌شود. مزایای برگزاری یک سمپوزیوم عبارتست از:
- تبادل ایده‌های نو حول یک موضوع
- تدوین یک برنامه‌ی مورد توافق
- رونمایی از آخرین پیشرفت‌ها و دستاوردها
رویداد
رویدادها اغلب به نوعی از یک گردهمایی یک‌روزه اطلاق می‌شود که در آن افراد از سطوح گوناگون به بهانه‌ی بحث و تبادل‌نظر و برقراری ارتباط دور هم جمع می‌شوند. رویدادها موضوعات گوناگونی دارند و به فراخور اهداف برگزارکنندگان‌شان رسمی یا غیررسمی، آنلاین یا هیبریدی یا حضوری، تعاملی و یا غیرتعاملی‌اند. از مزایای برگزاری رویداد و یا شرکت در آن- به ویژه از نوع یک رویداد تجاری (رویداد B2B)- می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:
- شبکه‌سازی در حوزه‌ی حرفه‌ای
- افزایش آگاهی از برند
- انتقال اطلاعات و تجربیات
- ایجاد همکاری‌های موثر
- افزایش نرخ فروش
- فرصت ارتباط با مخاطبان/خریداران
کارگاه
کارگاه‌ها جلساتی‌اند که در افراد حول یک موضوع به بحث آزاد و تبادل دیدگاه می‌پردازند. تفاوت این مباحث با نمونه‌های مشابه‌اش در دیگر همایش‌ها البته رویکرد علمی معدود افراد شرکت‌کننده است. کارگاه‌ها اغلب جنبه‌ی آموزشی دارند و قرار است نگاه و یا روش خلاقانه‌ای را حول یک موضوع عرضه کنند. هر کارگاه به فراخور طبع برگزارکنندگان و یا شرکت‌کنندگانش می‌تواند به صورت رسمی و یا غیررسمی اداره شود اما آن‌چه در میان همه‌ی این دسته از همایش مشترک است به مشارکت بالای شرکت‌کنندگان بر می‌گردد. کارگاه‌ها از جمله انواع همایش اند که در آن مشارکت میان شرکت‌کنندگان بسیار چشمگیر است. مزایای برگزاری یک کارگاه و یا شرکت در آن‌ها عبارتست از:
- انتقال دانش
- ارتقای مهارت‌ها
- ترویج برند شخصی و یا سازمانی
- شبکه‌سازی و توسعه‌ی شبکه‌های ارتباطی
- جستن راه‌حلی مبتکرانه برای چالش‌های فراگیر
میزگرد
میز گرد از اصطلاح فرنگی Round Table برآمده است. در این سبک از همایش افراد شرکت‌کننده [به اصطلاح] دور یک میز می‌نشینند و به بیان نظرات و دیدگاه‌هایشان حول یک موضوع می‌پردازند. مثلا میزگرد تخصصی واردکنندگان شیر خشک!
میزگرد شکلی کاملا رسمی از انواع همایش است که معمولا توسط یک مدیر اداره می‌شود. کار مدیر میزگرد این است که امکان درگرفتن بحث‌های حاشیه‌ای را به حداقل برساند و میزان تعامل میان افراد را بالا ببرد. این میزگردها گاه حتی از سطح تبادل دیدگاه فراتر می‌روند و به توافق بر سر یک برنامه‌ی اجرایی در مواجهه با فرصت‌ها و چالش‌ها می‌انجامند. از امتیازات میزگرد می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:
- تبادل دیدگاه
- گره‌گشایی از موضوعات مورد اختلاف
- تصمیم‌گیری در حوزه‌های خرد و نیمه‌کلان
کنگره
اگر یکی از کسانی هستید که اخبار روز را به صورت جدی دنبال می‌کنند، لابد تا به حال بارها لفظ «کنگره» را شنیده‌اید. مثلا کنگره‌ی سران فلان کشورهای بهمان منطقه و یا کنگره‌ی رسمی فلان اقوام و بهمان مذاهب. در سبک از همایش افراد تصمیم‌ساز پیرامون یک موضوع خاص دور هم جمع می‌شوند. این نشست‌ها گاه با برگزاری یک انتخابات همراه است و گاه نه. گاهی چند سال یک‌بار برگزار می‌شود و گاهی به صورت سالانه. به هر ترتیب کنگره‌ها معمولا از رسمیت بسیار بالایی برخوردارند و همواره توسط یک و یا مجموعه‌ای سازمان‌ها از نظر مالی حمایت می‌شوند.
مهم‌ترین ویژگی‌های یک کنگره عبارتست از:
- اتخاذ سیاست‌های جدید در حوزه‌های کلان
- برگزاری انتخابات درون‌گروهی
- طراحی استراتژی‌های کلان
مجمع
با اصطلاح کنوانسیون که آشنایی دارید- مثلا کنوانسیون ژنو؟!
«مجمع» معادل فارسی/عربی کنوانسیون است- بزرگ‌ترین همایشی که تا به حال دیده‌اید. یک مجمع ممکن انواع رویدادها و همایش‌ها را در برگیرد. مثلا ممکن است در گوشه‌ای یک مجمع نمایشگاهی برگزار شود، بخشی از آن به برگزاری کارگاه‌ها اختصاص پیدا کنند و در بخشی دیگر یک نمایشگاه برگزار شود. مجمع در سطوح سیاسی می‌تواند به یک برنامه‌ریزی و یا تصمیم مهم همچون تصویب یک قانون اساسی منجر شود. به همین‌خاطر کنوانسیون اغلب با تعداد و رسمیت بالایی برگزار می‌شوند.
سمینار
سمینارها اغلب بستری برای تبادل‌نظر گروه کوچکی از شرکت‌کنندگان‌اند. در این دسته از همایش معمولا تعدادی از سخنرانان مدعو پشت تریبون حاضر می‌شود و دیگر حاضران پای حرف آنان می‌نشینند. یکی از مصادیق سمینار دورهمی علمی یک گروه از دانشجویان در پی یک مطالعه پیرامون موضوعی خاص است. این دسته از سمینارها از رسمیت چندانی برخوردار نیستند و در نتیجه میزان مشارکت در آنان بسیار بالاست. از امتیازات برگزاری سمینار می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:
- تقویت مهارت شرکت‌کنندگان
- انتقال دانش و تجربه حول یک موضوع خاص
- به آزمون گذاشتن روش‌های تدریس و ارایه
جشنواره
جشنواره نوعی مراسم شادی‌بخش است که در مناسبت‌های مذهبی و فرهنگی و اجتماعی برگزار می‌شود. شرکت‌کنندگان در این نوع از همایش گرد هم می‌آیند تا با حاضر شدن در نمایشگاه‌ها و مسابقات مفرح اوقات خوشی را کنار یکدیگر بگذارند. جشنواره‌ها اغلب رسمیت ندارند و بیشتر بر سبیل مشارکت حاضران‌شان اداره می‌شوند. شاید از برجسته‌ترین دستاوردهای جشنواره خلق شبکه‌های ارتباطی جدید در سطوح وسیع اجتماعی باشد.
“پلتفرم هوشمند برگزاری رویدادهای آنلاین و هیبریدی بیزآپس تقریبا از برگزاری همه‌ی انواع همایش آنلاین و هیبریدی پشتیبانی می‌کند.”
چرا همایش برگزار می کنیم؟
اهمیت برگزاری انواع همایش به فراخور نقش افراد و سازمان‌ها و همچنین نوع همایش بسیار متفاوت است. در یک جمله‌ی ساده نقطه اشتراک اغلب همایش‌ها در این ظرفیت‌شان برای پرداختن به بحث و تبادل‌نظر در خصوص فرصت‌های جدید است. اما بی‌تردید این همه‌اش نیست. در بخش قبل به طور مفصل در مورد ویژگی‌های هر یک از انواع همایش و همچنین مزایای آن‌ها حرف زدیم. بد نیست حالا برای پاسخ به پرسش مهم چرایی برگزاری همایش به هر یک از آن‌ها نگاهی بیندازیم.
“نقطه اشتراک اغلب همایش ها در این ظرفیت‌شان برای پرداختن به بحث و تبادل‌نظر در خصوص فرصت‌های جدید است.”
اهمیت برگزاری همایش معمولا در دستاوردهای‌شان خلاصه می‌شود. این به طور کلی دستاوردها عبارتند از:
- تقویت مهارت شرکت‌کنندگان
- انتقال دانش و تجربه حول یک موضوع خاص
- به آزمون گذاشتن روش‌های نوین ارایه
- اتخاذ سیاست‌های جدید در حوزه‌های کلان
- برگزاری انتخابات درون‌گروهی
- طراحی استراتژی‌های کلان
- تبادل دیدگاه
- گره‌گشایی از موضوعات مورد اختلاف
- ترویج برند شخصی و یا سازمانی
- شبکه‌سازی و توسعه‌ی شبکه‌های ارتباطی
- رونمایی از آخرین پیشرفت‌ها و دستاوردها
برای برگزاری یک همایش چه اقداماتی لازم است؟
نحوه برگزاری همایش به انواع آن بستگی دارد. در حقیقت نمی‌توان برای انواع همایش یک نسخه نوشت- همان‌طور که نمی‌شود برای پختن قرمه‌سبزی از دستورالعمل قیمه سیب‌زمینی تبعیت کرد. اگر همایش شما یک کنفرانس حضوری در باب راهکارهای مبارزه با گرمایش زمین است شما باید تدبیری مناسب برای برگزاری‌اش بیندیشید اما اگر قصد دارید در این حوزه یک کارگاه آنلاین و یا سمپوزیوم هیبریدی برگزار کنید باید راه دیگری را بیازمایید. با وجود این در این مقاله تلاش می‌کنیم برخی از مراحل مشترک در برگزاری همه‌ی همایش‌ها را با هم مرور کنیم. اقدامات لازم برای برگزاری یک همایش به طور کل و بدون در نظر آوردن فرم و محتوای انواع آن عبارتست از:
- هدف از برگزاری همایش
- انتخاب موضوع و لحن همایش
- شناسایی مخاطبان بالقوه‌ی همایش
- تعیین ظرفیت همایش
- انتخاب یک پلتفرم مناسب حضوری و یا آنلاین
- تشکیل یک تیم حرفه‌ای در برگزاری همایش
- برنامه‌ریزی جزییات آن‌چه در همایش خواهد گذشت
- طراحی یک استراتژی مناسب برای بازاریابی و جذب مخاطبان
- طراحی یک استراتژی مناسب برای بهبود نرخ بازگشت سرمایه
- دعوت از سخنرانان و میهمانان ویژه
- متقاعد کردن حامیان برای حمایت از مالی از همایش
- بررسی همایش و دستاوردهایش از خلال آمار و ارقام و بازخورد شرکت‌کنندگان
ما در مقاله‌ای جداگانه تحت عنوان «هفت نکته‌ی کلیدی برای انتخاب بهترین پلتفرم برگزاری رویداد آنلاین» توضیح داده‌ایم که پنل همایش چیست و کدام یک از انواع پنل‌ها برای برگزاری انواع رویدادها و همایش‌ها کارآمدی بیش‌تری دارند.
چگونه در همایش شرکت کنیم؟
پیش از سردرآوردن از آخرین همایشهای مرتبط با موضوع مورد علاقه‌تان باید در این زمینه یک شبکه‌ی ارتباطی مستحکم بسازید و یا در جمع‌های مربوطه مثل بیزینس‌کلاب‌ها و گروه‌های کوچک عضویت داشته باشید و یا ارتباطات‌تان را کانال‌های مرجع در هر حوزه حفظ کنید تا در نهایت با همایش‌هایی که در آن حوزه در دست انجام است پیش‌تر آشنا شوید و برای حضور در آنان برنامه‌ریزی کنید. برخی از این همایش‌ها در ازای ثبت‌نام و خرید بلیط برگزار می‌شوند. اگر همایش مدنظر شما حضوری است بد نیست به وب‌سایت آن مراجعه کنید و از چم و خم خرید بلیط سر در بیاورید اما اگر همایش به‌صورت آنلاین برگزار می‌شود بهتر است پیشاپیش در پلتفرم محل برگزاری همایش ثبت‌نام نمایید.
در نتیجه ملاحظات زیر می‌تواند شما را از برگزاری همایشهای جدید در حوزه‌ی مورد علاقه و حرفه‌ای‌تان باخبر کند:
- داشتن یک شبکه‌ی ارتباط قوی
- عضویت در گروه‌ها و جوامع مرتبط مثل بیزینس‌کلاب‌ها
- حفظ کانال‌های ارتباطی مرجع
با وجود این برخی از پلتفرم‌های برگزاری رویدادهای آنلاین هستند که مبتنی بر الگوی همسان‌سازی کار می‌کنند. این پلتفرم‌ها به واسطه‌ی تکنولوژی هوش‌مصنوعی شما را با رویدادهای مورد علاقه‌تان پیوند می‌دهند. یکی از این دسته از پلتفرم‌ها بیزآپس است. برای آشنایی با نحوه‌ی عضویت در بیزآپس به صفحه‌ی اصلی این پلتفرم مراجعه کنید.
اما اگر در یک همایش آنلاین شرکت می‌کنید بهتر است پیش از آغاز همایش اقداماتی را برای حضور در آن انجام دهید. این اقدامات عبارتند از:
- در پلتفرم برگزاری همایش ثبت‌نام کنید
- یک پروفایل جامع از خودتان در آن پلتفرم به ثبت برسانید
- تعیین کنید با کدامیک شرکت‌کنندگان قصد دارید با آنان ارتباط بگیرید
- در مورد موضوع همایش تحقیق کنید
- مطمئن شوید سخت‌افزار و نرم‌افزاری که با آن در همایش شرکت می‌کنید سالم است
- اگر در یک همایش سخنران مدعو هستید لازم است محتواهای خود را پیشاپیش آماده کنید
- یک راه‌ارتباطی با خود و یا سازمان‌تان در نظر بگیرید و به مخاطبان‌تان در روز همایش ارایه دهید
اگر شما هم توصیه‌ای دارید که فکر می‌کنید پیروی از آن پیش از برگزاری همایش می‌تواند برای هر شرکت‌کننده‌ای مفید باشد آن را در بخش دیدگاه با ما در میان بگذارید.
خلاصه
همایش طیف وسیعی از همه‌ی نشست‌های رسمی و غیررسمی را در بر می‌گیرد:کارگاه، کنفرانس، سمینار، سمپوزیوم، رویداد، کنگره، جشنواره، مجمع، میزگرد و کارگاه. این همایش‌ها به فراخور موضوع و البته مخاطبان‌شان ممکن است به صورت حضوری، آنلاین و یا هیبریدی برگزار شوند. یکی از برجسته‌ترین دستاوردهای برگزاری همه‌ی انواع همایش ظرفیت آن‌ها برای پرداختن به بحث و تبادل‌نظر در خصوص فرصت‌های جدید است. افراد معمولا با شرکت در یک همایش به ارتقای برند شخصی/سازمانی‌شان می‌پردازند و در کنار ارتقای مهارت‌ها از این طریق یک شبکه‌ی ارتباطی قدرتمند می‌سازند.
سوالات متداول
۱.همایش چیست؟
همایش معادل فارسی لغت Gathering است و تقریبا به همه‌ی دورهمی‌های رسمی و غیررسمی با اهداف گوناگون اطلاق می‌شود.
۲.چرا همایش‌ها مهم‌اند؟
همایش‌ها به واسطه‌ی دستاوردهای‌شان در تقویت مهارت شرکت‌کنندگان و انتقال دانش و تجربه حول یک موضوع خاص و اتخاذ سیاست‌های جدید در حوزه‌های کلان و طراحی استراتژی‌های کلان و تبادل دیدگاه و گره‌گشایی از موضوعات مورد اختلاف و ترویج برند شخصی و یا سازمانی و شبکه‌سازی و توسعه‌ی شبکه‌های ارتباطی و رونمایی از آخرین پیشرفت‌ها از اهمیت بالایی برخوردارند.
۳.بیزآپس چه نقشی در برگزاری انواع همایش دارد؟
بیزآپس یک پلتفرم برگزاری رویدادهای آنلاین و هیبریدی است که به واسطه‌ی اتکایش به الگوی همسان‌سازی و تکنولوژی هوش‌مصنوعی تقریبا از همه‌ی انواع همایشهای آنلاین و هیبریدی پشتیبانی می‌کند.
منبع: ویرگول/ نیما شفیع زاده
